Yhteinen kirkkoneuvosto
Esityslista 22.05.2025/Asianro 7

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Käsittely

Päätös

Selostus

Taustaa

Uusi kirkkolainsäädäntö astui voimaan 1.7.2023. Sen seurauksena seurakuntatalouksien tuli muodostaa uusi hallintosääntö, joka koostui aiemmin käytössä olleista yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestyksestä, yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännöstä ja hallinnon johtosäännöstä. Yhteinen kirkkovaltuusto päätti Helsingin seurakuntayhtymän uudesta hallintosäännöstä 14.12.2023 olleessa kokouksessaan.

Vaikka johtosäännöt eivät ole ristiriidassa uudistetun kirkkolainsäädännön kanssa, hallintosääntöä koskevan päätöksen yhteydessä todettiin tarve myös johtosääntöjen päivittämiselle.

Helsingin seurakuntayhtymässä valmistaudutaan parhaillaan uuden henkilötietojärjestelmän käyttöönottoon. Uusi järjestelmä mahdollistaa useiden juoksevaan hallintoon sisältyvien asioiden päättämisen järjestelmän sisällä. Uuden järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on samalla perusteltua delegoida päätösvaltaa nykyistä enemmän osastojen johtajilta yksiköiden päälliköille ja/tai nimetyille esihenkilöille. Tämä tekee hallinnosta joustavampaa ja sujuvampaa. Kyseinen delegointi toteutetaan johtosääntöihin tehtävillä delegointikirjauksilla sekä muokkaamalla samanaikaisesti seurakuntayhtymän hallintosääntöä yhteisen kirkkoneuvoston siirto-oikeuden sekä päätösluettelon pitämisvelvollisuuden osalta. Muutosehdotukset hallintosääntöön tuodaan yhteisen kirkkoneuvoston ja yhteisen kirkkovaltuuston käsiteltäviksi erillisessä pykälässä.

Voimassa olevien johtosääntöjen muokkaamisen lisäksi tulee yhtymän johtajan toimistolle luoda johtosääntö, jota sillä ei aiemmin ole lainkaan ollut.

Myös yhteisen seurakuntatyön johtosääntöä tullaan päivittämään. Johtosäännössä tulee myös tarvittavilta osin huomioida yhteistä seurakuntatyötä koskevat työnjaon keskeisistä linjauksista tehdyt päätökset (YKN 3.4.2025 § 113). Yhteisen seurakuntatyön johtosääntö valmistellaan niin, että se olisi mahdollista lähettää lausuntokierrokselle seurakuntiin syksyn 2025 aikana. Aikataulun osalta tavoitteena on, että yhteisen kirkkovaltuuston olisi mahdollista käsitellä asiaa tammikuussa 2026.

Päätösehdotuksen perustelut

Hallinto-osaston, henkilöstöosaston ja kiinteistöosaston sekä sisäisen tarkastuksen ja viestintäyksikön voimassa olevat johtosäännöt on käyty osastoittain yksityiskohtaisesti läpi, tehden niihin tarvittavia tarkennuksia ja muutoksia niin, että kirjaukset vastaisivat mahdollisimman yksityiskohtaisesti nykyisiä toimintamalleja sekä kokonaisuuksien organisoinnin tavoitetilaa 1.8.2025 alkaen.

Sääntötyöryhmän valmisteluryhmä on käsitellyt johtosääntöluonnoksia syksyn 2024 ja kevään 2025 aikana useaan otteeseen, muokaten osastoilta tulleet toiveet sääntötekstimuotoon sekä yhdenmukaistaen kirjauksia eri johtosääntöjen välillä.

Osastojen johtosääntöjen osalta lukuun 1 (Vastuualue, toiminta-ajatus, organisaatio ja johtaminen) on tehty erityisesti terminologisia tarkennuksia ja selvennyksiä. Vastaavia tarkennuksia on tehty sisäisen tarkastuksen johtosäännön lukuun 1 sekä viestintäyksikön johtosäännön lukuihin 1-3. Henkilöstöosaston johtosäännön luvun 1 kirjauksia on laajennettu merkittävästi niistä muotoiluista, jotka johtosääntöön kirjattiin syksyllä 2020, ennen uuden osaston toiminnan käynnistymistä.

Osastojen palveluyksiköitä ja niiden tehtäviä käsitteleviä tekstiosuuksia (luku 2, viestintäyksikön osalta luku 4) on tarkennettu ja osittain myös uudelleen jaoteltu, riittävän yksityiskohtaisuuden ja toisaalta luettavuuden varmistamiseksi. Terminologia on päivitetty vastaamaan nykyisin käytössä olevia muotoiluja. Kiinteistöosaston osalta ympäristötoimi ja sille kuuluvat tehtävät on siirretty hautaustoimen yhteydestä osaksi johdon tukipalveluita, työnjaossa tehtyjen linjausten mukaisesti.

Henkilöstön kelpoisuusvaatimuksia käsitteleviin tekstiosuuksiin (luku 3.1., sisäisen tarkastuksen osalta luku 6 ja viestintäyksikön osalta luku 5.1.) on tehty tarkennuksia voimassa olevien, yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymien virkojen kelpoisuusvaatimusten sekä työsopimussuhteisten osalta viimeisimmäksi toteutetuissa rekrytoinneissa sovellettujen kelpoisuusvaatimusten mukaisesti.

Merkittävin muutos johtosäännöissä koskee osiota, jolla osastojen johtajille hallintosäännössä delegoitua päätösvaltaa siirretään osittain yksiköiden päälliköille ja muille nimetyille esihenkilöille. Kaikkiin johtosääntöihin on sisällytetty kokonaan uusi luku (hallinto-osaston, henkilöstöosaston ja kiinteistöosaston sekä yhtymän johtajan toimiston osalta alaluku 3.2., sisäisen tarkastuksen osalta luku 7, viestintäyksikön osalta alaluku 5.2.), joka käsittelee henkilötietojärjestelmässä (Populus), työajanhallintajärjestelmässä (Työvuorovelho) sekä matka- ja kuluhallintajärjestelmässä (M2) tehtäviä merkintöjä sekä muut päälliköille / esihenkilöille delegoituja päätöksiä.

Mikäli hallintosääntöön ehdotetut muutokset koskien edellä mainituissa järjestelmissä tehtävien päätösten jättämistä päätösluettelon pitämisvelvollisuuden ulkopuolelle hyväksytään, tarkoittaa se käytännössä sitä, että kyseiset päätökset tehdään jatkossa ainoastaan järjestelmien sisällä sähköisesti. Viranhaltijan / työntekijän on kuitenkin aina pyydettäessä oikeus saada häntä koskevasta päätöksestä myös virallinen viranhaltijan tekemä, muutoksenhakuohjeen sisältävä viranhaltijapäätös. Tästä syystä asiaan viitataan jokaisessa johtosäännössä edellä mainitun luettelon lopussa. Mikäli viranhaltija / työntekijä tällaisen pyynnön esittäisi, tekee kyseisen osaston osastonjohtaja tuolloin viranhaltijapäätöksen ko. kokonaisuuden osalta.

Muita määräyksiä koskevaan lukuun (hallinto-osaston, henkilöstöosaston ja kiinteistöosaston sekä yhtymän johtajan toimiston osalta luku 4, sisäisen tarkastuksen osalta luku 8, viestintäyksikön osalta luku 6) on siirretty eri johtosääntöjen eri kohdissa olleet kirjaukset koskien hankintoja. Kirjaus on myös muotoiltu samansisältöiseksi kaikkien johtosääntöjen osalta. Edelleen kaikkiin johtosääntöihin on lisätty muihin määräyksiin kirjaus, jonka mukaan kyseinen osasto / yksikkö palvelee kielilain, kirkkolain ja seurakuntayhtymän kielisäännön mukaisesti sekä suomen että ruotsin kielellä.

Yhtymän johtajan toimiston johtosäännön kirjaukset on laadittu soveltuvin osin osastojen johtosäännöissä käytettyjen muotoilujen pohjalta.

Sääntötyöryhmä on kokouksissaan 2.4.2025 ja 29.4.2025 käsitellyt laaditut johtosääntöluonnokset ja päätynyt esittämään niitä yhteiselle kirkkoneuvostolle ja edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäviksi.

Liitteinä esitetään ehdotukset hallinto-osaston, henkilöstöosaston, kiinteistöosaston, sisäisen tarkastuksen, yhtymän johtajan toimiston sekä viestintäyksikön uusiksi johtosäännöksi. Lisäksi liitteenä on muutosehdotukset esittelevät versiot johtosäännöistä. Näissä lisäysehdotukset on merkitty vihreällä värillä ja poistoehdotukset punaisella värillä ja yliviivauksella. Mustan tekstin ehdotetaan säilyvän muuttumattomana voimassa oleviin johtosääntöihin nähden. Koska yhtymän johtajan toimistolla ei ole ennestään johtosääntöä, on koko teksti merkitty muutosehdotukset esittelevään versioon vihreällä värillä.

Aikataulu

Mikäli yhteinen kirkkoneuvosto niin päättää, viedään ehdotus hallinto-osaston, henkilöstöosaston ja kiinteistöosaston sekä sisäisen tarkastuksen, yhtymän johtajan toimiston ja viestintäyksikön uusista johtosäännöistä yhteisen kirkkovaltuuston 12.6.2025 pidettävään kokoukseen hyväksyttäväksi.

Mikäli yhteinen kirkkovaltuusto niin päättää, uudet johtosäännöt astuvat voimaan 1.8.2025 alkaen.

Yhteisen seurakuntatyön johtosääntö on tarkoitus lähettää lausuntokierrokselle seurakuntiin syksyn 2025 aikana. Tavoitteena on, että yhteinen kirkkovaltuusto voisi käsitellä asian tammikuussa 2026.

Vaikutusten ja riskien arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Hallintojohtaja Juha Silander, juha.silander@evl.fi

Jakelu

Yhteisten palveluiden osastojen johtajat

Sisäisen tarkastuksen päällikkö

Seurakuntayhtymän johtaja
Viestintäpäällikkö

Asianhallintapalvelut