Kiinteistöjohtokunta
Pöytäkirja 08.04.2025/Pykälä 50

Esittelijä Kiinteistöjohtaja Rasimus Osmo

Päätösehdotus

Kiinteistöjohtokunta päättää lähi- ja etäkokouskäytännöistä.

Käsittely

Käytiin keskustelua asiasta. Lähtökohtaisesti suositaan läsnäkokouksia. Läsnäolo koettiin erityisen tärkeäksi etenkin isojen ja/tai tärkeiden asioiden käsittelyssä. Esteestä tulisi ilmoittaa heti, kun se on tiedossa, mielellään vähintään 2 päivää ennen kokousta, jotta hallintosäännön mukaisesti valitulla varajäsenellä olisi tosiasiallinen mahdollisuus osallistua kokoukseen.

Kokous voidaan kuitenkin päättää pitää myös hybridikokouksena. Näissä tapauksissa jäsenen tulee ilmoittaa vähintään kaksi päivää etukäteen mahdollisesta etäosallistumisestaan kokoukseen. Poikkeuksena esimerkiksi äkilliset sairastapaukset ja tilanteet, jolloin varajäsentä ei ehditä enää saada paikalle kokoukseen. Tällöin jäsen, joka ei voi viime hetken esteen takia osallistua kokoukseen läsnäolevana, voi osallistua etänä. Hänen tulee kuitenkin ilmoittaa asiasta mahdollisimman pian etukäteen, jotta hybridikokousjärjestelyjen toimivuus voidaan varmistaa. Kiinteistöjohtokunnan toiminnan ja päätöksenteon kannalta lähtökohtana on saada täysi jäsenistö kokouksiin.

Kiinteistöjohtokunta voi kokoontua tarvittaessa Teams-etäkokouksena, erityisesti jos päätettävänä on yksittäinen kiireellinen asia tai se muutoin katsotaan tarkoituksenmukaiseksi.

Kokouksia pyritään mahdollisuuksien mukaan järjestämään myös yhtymän eri kiinteistöissä, joihin tutustuminen lisäisi kiinteistöjohtokunnan tietämystä kiinteistökannasta.

Kokousajat pyritään sopimaan puolivuosittain etukäteen.

Päätös

Kiinteistöjohtokunta päätti, että

1) lähtökohtaisesti suositaan läsnäoloa kokouksessa.
2) erityisen tärkeänä läsnäoloa kokouksessa pidetään isojen ja/tai tärkeiden asioiden käsittelyssä.
3) esteestä tulee ilmoittaa mahdollisimman pian, mielellään vähintään 2 päivää ennen kokousta, jotta varajäsenellä olisi tosiasiallinen mahdollisuus osallistua kokoukseen.
4) hybridikokouksia voidaan järjestää tarvittaessa.
5) jäsenen tulee ilmoittaa mahdollisesta etäosallistumisestaan hybridikokoukseen vähintään kaksi päivää etukäteen. Poikkeuksena esimerkiksi äkilliset sairastapaukset.
6) tarvittaessa voidaan päättää pitää etäkokous Teamsin välityksellä.
7) pyritään mahdollisuuksien mukaan pitämään kokouksia yhtymän eri kiinteistöissä.
8) pyritään sopimaan kokousajat puolivuosittain etukäteen.

Selostus

Taustaa

Kiinteistöjohtokunnan uuden toimikauden 2025-2026 mukana nousi jäseniltä esille kysymys etäkokoustamisen suhteen. Tähän mennessä johtokunnan kokoukset on järjestetty läsnäkokouksina seurakuntien talolla, Kolmannella linjalla.

Kiinteistöjohtokunnan 21.3.2025 pitämän kokouksen pöytäkirjaan kirjattiin seuraava merkintä asian keskustelun tiimoilta:

Esittelijän aloitteesta käytiin lyhyt keskustelu mahdollisten hybridikokousten pitämisestä.

Vaikka hybridikokousten järjestämisen nähtiin palvelevan nykypäivän tilannetta, koettiin paikan päällä osallistuminen vielä tärkeämmäksi. Kiinteistöjohtokunta antoi vahvan suosituksen jatkaa läsnäkokoustamisella.

Toiminnan selkeyden ja sujuvuuden kannalta on kuitenkin tärkeää, että kiinteistöjohtokunta päättää selkeät kokouskäytännöt, mukaan lukien mahdollisten hybridi- ja etäkokouksien pitämisen suhteen.

Keskustelun yhteydessä on hyvä sopia myös siitä voidaanko kokouksia järjestää muissa kohteissa, joihin tutustuminen lisäisi kiinteistöjohtokunnan tietämystä kiinteistökannasta.

Vaikutusten ja riskien arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä ympäristövaikutusten arviointia.

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Kiinteistöjohtaja Osmo Rasimus

p. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi