Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 28.11.2024/Pykälä 341

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Helsingin yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1) hylätä Ohoi Creative Oy:n (2835950-9), Sakari Röyskön (2177756-4) ja Ville Palonen Photographyn (1486084-5) tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina sekä Pictures by Lauran (2430246-8) tarjouksen, koska ne eivät täyttäneet tarjouspyynnössä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.

2) valita Kirkko ja kaupunki -median kuvauspalveluiden toimittajaksi seuraavat 12 yritystä/kuvaajaa, jotka saivat tarjousten vertailussa eniten pisteitä: Tmi Heikki Nenonen, Valokuvaus Saku Soukka Tmi, Valokuvaaja Vilja Harala, Joonas Brandt – Visuals, Valokuvaaja Juho Kuva, Tmi Esko Jämsä, Tmi Jussi Helttunen, Valokuvaaja Sofie Jokinen, Antti Rintala Oy, Valokuvaaja Sirpa Mia Kaarina Päivinen, Annika Rauhala ja Visioiva Ky. Näiden tarjouksissa oli paras hinta-laatusuhde. Kyseessä on puitesopimus, joka tehdään kuvaajapooliin valittujen kanssa kolmeksi vuodeksi 1.1.2025–30.12.2027. Lisäksi tilaajalla on mahdollisuus jatkaa sopimusta kahdella vuoden mittaisella optiovuodella. Option käyttöönotto ratkaistaan erikseen. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo optiovuosineen on 750 000 euroa (alv 0 %).

3) valtuuttaa päätoimittajan hyväksymään ja allekirjoittamaan sopimukset.

4) tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Päätöshistoria

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Kirkko ja kaupungin johtokunta päättää esittää Helsingin yhteiselle kirkkoneuvostolle, että se päättää
1. Hylätä Ohoi Creative Oy:n (2835950-9), Sakari Röyskön (2177756-4) ja Ville Palonen Photographyn (1486084-5) tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina sekä Pictures by Lauran (2430246-8) tarjouksen, koska ne eivät täyttäneet tarjouspyynnössä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
2. Valita Kirkko ja kaupunki -median kuvauspalveluiden toimittajaksi seuraavat 12 yritystä/kuvaajaa, jotka saivat tarjousten vertailussa eniten pisteitä: Tmi Heikki Nenonen, Valokuvaus Saku Soukka Tmi, Valokuvaaja Vilja Harala, Joonas Brandt – Visuals, Valokuvaaja Juho Kuva, Tmi Esko Jämsä, Tmi Jussi Helttunen, Valokuvaaja Sofie Jokinen, Antti Rintala Oy, Valokuvaaja Sirpa Mia Kaarina Päivinen, Annika Rauhala ja Visioiva Ky. Näiden tarjouksissa oli paras hinta-laatusuhde. Kyseessä on puitesopimus, joka tehdään kuvaajapooliin valittujen kanssa kolmeksi vuodeksi 1.1.2025–30.12.2027. Lisäksi tilaajalla on mahdollisuus jatkaa sopimusta kahdella vuoden mittaisella optiovuodella. Option käyttöönotto ratkaistaan erikseen. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo optiovuosineen on 750 000 euroa (alv 0 %).
3. Valtuuttaa päätoimittajan hyväksymään ja allekirjoittamaan sopimukset.
4. Tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Käsittely

Käsittelyn aikana käytettiin 10 puheenvuoroa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Kirkko ja kaupunki -media vaalii korkeatasoista kuvajournalismia sekä paperi- että verkkolehdessään ja sosiaalisen median kanavissaan. Kirkko ja kaupungin valokuvan kriteereinä ovat kuva-aiheen käsittelyn näkemyksellisyys eli idean ymmärtäminen ja oivaltava välittäminen, hyvä tekninen laatu ja nopea kuvankäsittely. Kuvaajalla on oltava valmius ottaa kuvaustehtävä vastaan nopeallakin aikataululla. Kirkko ja kaupunki -median kuvaustehtäviin sisältyy muun muassa henkilökuvausta, kuvituskuvia, uutis- ja reportaasikuvia sekä symboleiden, esineiden ja rakennusten kuvausta. Median aiheet käsittelevät usein ihmisen elämänkaareen ja vaikeisiinkin kokemuksiin liittyviä asioita, iloja ja suruja. Hengellisyys, uskonnot, kirkko ja seurakuntien toiminta ovat jatkuvia kuvausaiheita. Lehden painettu versio ilmestyy Espoossa, Helsingissä, Kauniaisissa ja Vantaalla, joten pääkaupunkiseudun tuntemus on tarpeen.

Aineistoa tehdään ja versioidaan painettuun lehteen, verkkosivuille ja eri sosiaalisen median alustoille, ja juttujen ja valokuvien lisäksi käytetään videota ja audiota. Verkkomedian käyttäjistä suuri osa seuraa sitä mobiililaitteista.

Teemme hankintapäätöksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Kyseessä on puitesopimus. Pakolliset kelpoisuusehdot täyttävien kuvaajien joukosta valitaan pooli, 12 kuvaajaa, joiden kanssa tehdään puitesopimus kolmeksi vuodeksi eli 1.1.2025–31.12.2027. Sopimukseen liittyy mahdollisuus kahteen vuoden mittaiseen optiovuoteen, joiden käyttönotosta tilaaja päättää erikseen.

Puitesopimuksen avulla pyritään saamaan riittävä määrä median kriteerit täyttäviä kuvaajia, joiden osaaminen mahdollistaa median pitkäjänteisen kehittämisen. Normaalit kuvaustehtävät tilataan keikkaluonteisesti kulloinkin tarkoitukseen soveltuvalta kuvaajalta median kuva- ja videotarpeiden mukaan. Minikilpailutusta voidaan tarvittaessa sopimuskauden aikana käyttää poolin sisällä erityisen pitkäkestoisessa ja hyvin laajassa tehtävässä.Tilaaja varaa itselleen oikeuden hankkia harkintansa mukaan vähäisessä määrin kuvia myös muualta. Esimerkiksi tapauksissa, joissa haastattelu tapahtuu muualla kuin pääkaupunkiseudulla, tilaaja voi käyttää lähempänä haastattelupaikkakuntaa asuvaa kuvaajaa kustannustehokkuuden lisäämiseksi, paikallistuntemuksen vuoksi tai aikataulusyistä. Pääsääntöisesti kuvat hankintaan pooliin valituilta kuvaajilta.

Tehtävän poolisopimuksen ennakoitu kokonaisarvo viiden vuoden mittaisella sopimuskaudella optiovuosineen on 750 000 euroa (alv 0 %) eli laskennallisesti noin 150 000 euroa vuodessa. Lopullinen käytettävä summa riippuu siitä, minkä verran kuvia ja videoita sopimuskauden aikana hankitaan. Kyse on koko poolisopimuksen arvioidusta kokonaisarvosta, yksittäisten kuvaajien kohdalla media ei etukäteen sitoudu mihinkään hankintamääriin. Kuvaajien sopimushinnat (keikkahinnat) vaihtelevat tämän hankinnan kilpailutukseen tehtyjen tarjousten sekä sopimusehtojen mukaisesti.

2. Hankintamenettely

Kyseessä on määräaikainen hankintasopimus. Kilpailutus toteutettiin avoimena kilpailuna ja EU-hankintana. Hankintailmoitus julkaistiin 2.9.2024. Lisätietokysymyksiä sai esittää 20.9. kello 15 asti. Kysymyksiä tuli kahdeksan ja niihin vastattiin määräajassa 25.9. kello 16 mennessä Tarjouspalvelu.fi-sivustolla.

3. Saadut tarjoukset

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 7.10.2024 kello 15. Määräaikaan mennessä tuli 23 tarjousta: Annika Rauhala (1853989-9), Antti Rintala Oy (3382408-1), Heikki Nenonen (3321229-6), Joonas Brandt - Visuals (1796686-4), Juva Yachts Oy (3280284-1), Kuvauspalvelu Vesa Voitto Sakari (2945258-8), Mainostoimisto Kuke Oy (2730861-1), Make Photo (2762152-8), Ohoi Creative Oy (2835950-9), Pictures by Laura (2430246-8), Sakari Röyskö (2177756-4), Susanna Junnola (1374135-0), Tmi Esko Jämsä (1364808-4), Tmi Jussi Helttunen (2432108-7), Valokuvaaja Juho Kuva (1887096-0), Valokuvaaja Sirpa Mia Kaarina Päivinen (1605208-3), Valokuvaaja Sofie Jokinen, Valokuvaaja Susanna Kekkonen (2022484-5), Valokuvaaja Vilja Harala (3154971-7), Valokuvaus Saku Soukka Tmi (2042601-7), Videotoimisto ikimedia Oy (2982975-2), Ville Palonen Photography (1486084-5), Visioiva Ky (1025608-5).

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankinta-asiakirjassa. Jättämällä tarjouksen kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä soveltuvuusvaatimukset. Asia tarkastetaan voittaneilta tarjoajilta vielä ennen sopimusten allekirjoittamista. Kuvaajien referensseillä varmistettiin, että kuvaajllla oli riittävästi referenssejä, jotka vastaavat Kirkko ja kaupungin toimeksiantoja.

Tarjouskilpailussa esitetyt lisätietokysymykset ovat osa tarjouspyyntöä ja annetut vastaukset tulee huomioida tarjouspyyntöä tehtäessä. 10.9. 2024 jätettiin kysymys referensseistä: voiko yksi tai useampi referenssi olla toimeksianto Kirkko ja kaupunkiin. Vastaus oli: Kirkko ja kaupunki voi olla yksi referensseistä. Pictures by Laura (2430246-8) -yrityksen jättämässä tarjouksessa kolme viidestä referenssistä oli Kirkko ja kaupunki -mediasta. Tarjous jouduttin tämän vuoksi hylkäämään.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjouspyynnössä todettiin, että tarjouksen ensimmäisen kuvaustunnin hinta voi olla korkeintaan 150 euroa (alv 0 %) ja seuraavien hinta enintään 75 euroa (alv 0 %). Tarjouksista kolmessa molemmat tai jompikumpi hinnoista ylitti tämän hintakaton. Tämän vuoksi Ohoi Creative Oy (2835950-9), Sakari Röyskö (2177756-4) ja Ville Palonen Photography (1486084-5) jouduttiin sulkemaan pois tarjouskilpailusta.

Muut tarjoukset vastasivat tarjouspyyntöä.

6. Tarjousten vertailu

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteena on paras hinta-laatusuhde, jossa hinnasta oli mahdollista saada korkeintaan 60 pistettä ja laadusta 40 pistettä. Tarjoajien joukosta voitiin valita 8-12 kuvaajaa pooliin, jolta kuvaustehtäviä sopimusaikana tilataan. Valittavaksi esitetään 12 parasta yhteenlasketun pistemäärän saanutta kuvaajaa.

Hinta: Tarjouksen jättaneitä kuvaajia pyydettiin kertomaan yhden tunnin kuvauksen arvonlisäveroton hinta sekä seuraavien tuntien arvonlisäveroton hinta. Tämä johtuu siitä, että kuvaustehtävät vaihtelevat luonteeltaan ja tilaajalle on oleellista tietää myös se, millä perusteella mahdollisesta pidempiaikaisesta kuvaustehtävästä laskutetaan. Tarjouksen vertailussa käytettiin kolme tuntia kestävän toimeksiannon hintaa. Jokainen kuvaustehtävä sisältää myös kuvien toimittamisen perille sovitulla aikataululla, vaaditussa muodossa ja vaadituin metatiedoin varustettuna. Tarjoajille kerrottiin tarjouspyynnössä, että ensimmäisen kuvaustunnin hinta voi olla korkeintaan 150 euroa (alv 0 %) ja seuraavien enintään 75 euroa (alv 0%). Tätä korkeampi hinta on tarjouksen hylkäämisperuste. Hinnaltaan halvin tarjous saa eniten hintapisteitä. Muuten tarjouksia verrattiin siihen seuraavan kaavan mukaisesti: halvin hinta/ko. tarjoajan tarjoushinta x hinnan maksipisteet (60).

Laatu: Kirkko ja kaupunki -median kannalta valokuvien ja videoiden laatu on oleellinen koko median laatuun vaikuttava tekijä. Tämän vuoksi laadun osuus kokonaisarvioinnissa on 40 pistettä ja laadullisesti korkeatasoiseksi arvioitu tarjous voi ohittaa hinnaltaan paremman tarjouksen, kunhan edellä mainitut hintakatot eivät ylity. Laatua arvioitiin kuvaajan portfoliossa olleiden valokuva- ja videonäytteiden perusteella. Laatua arvioi viiden hengen työryhmä, jossa olivat mukana median visuaalisuudesta vastaavat henkilöt.

Laadun arvioinnissa eniten pisteitä annettiin siitä, miten kuvaaja/yritys pystyi portfoliossa olleiden näytteiden perusteella osoittamaan median erityyppisten kuvaustilanteiden hallintaa ja kuvien käyttökelpoisuutta median eri alustoilla. Kirkko ja kaupunki -median kuvaustehtäviin sisältyy muun muassa henkilökuvausta, kuvituskuvia, uutis- ja reportaasikuvia, symboleiden, esineiden ja rakennusten kuvausta. Median aiheet käsittelevät usein ihmisen elämänkaareen ja vaikeisiinkin kokemuksiin liittyviä asioita, iloja ja suruja. Hengellisyys, uskonnot, kirkko ja seurakuntien toiminta ovat jatkuvia kuvausaiheita. Lehden painettu versio ilmestyy Espoossa, Helsingissä, Kauniaisissa ja Vantaalla, joten pääkaupunkiseudun tuntemus on tarpeen. Samalta kuvauskeikalta otetaan kuvia, joita käytetään median eri julkaisualustoilla eli printissä, verkkosivuilla ja useilla eri sosiaalisen median kanavilla. Tarjouspyynnössä pyydettiin 1) osoittamaan portfolion avulla sitä, miten tarjoaja hallitsee erityyppiset, edellä mainitut median kuvaustehtävät, kuvaustilanteet ja aihepiirit. 2) Tarjouspyynnössä ilmoitettiin arvioitavan portfolion avulla myös sitä, miten samalta kuvauskeikalta otetut kuvat sopivat erilaisille julkaisualustoille mukaan lukien sosiaalisen median eri kanavat. Tämä edellytti, että portfoliossa on paitsi yksittäisiä kuvia, myös kuvasarja tai -sarjoja. 3) Portfolioon pyydettiin näytteeksi myös kuvia, joita on otettu erilaisissa lokaatioissa pääkaupunkiseudulla. Portfolion kuviin oli mahdollista liittää sanallinen selvityksen kuvaustilanteesta tai aiheesta. Kohdasta 1 annettiin maksimissaan 15 pistettä, kohdasta 2 kuusi pistettä, kohdasta 3 kaksi. Yhteensä siis maksimissaan 20 pistettä.

Seuraavaksi eniten pisteitä oli mahdollista saada valokuvien taiteellisesta laadusta. Siinä arvioitiin kuvien innovatiivisuutta, näkemyksellisyyttä, aiheen monipuolista käsittelyä ja teknistä laatua. Tästä kohdasta sai maksimissaan 12 pistettä.

Video-osaamista arvioitiin kahden lyhyen videonäytteen perusteella, joista ainakin toisen toivottiin olevan pystyvideo. Jos pystyvideota ei ollut näytteiden joukossa se otettiin huomioon arvostelussa pisteitä vähentävästi. Mikäli videototeutusten näytteitä ei ollut lainkaan, tästä kohdasta sai nolla pistettä. Videonäytteiden puuttuminen ei kuitenkaan johtanut tarjouksen hylkäämiseen. Videoista arvioitiin kuvan ja äänen teknistä laatua sekä tarinan kuvallista kerrontaa.

Laatupisteiden arvioinnissa koko aineisto käytiin huolellisesti läpi kahteen kertaan ja lisäksi hinta/laatupisteiden kokonaistuloksessa rajatapausten eli lähimmäs 12 parhaan joukkoon päässeiden tai siitä ulkopuolelle jääneiden aineistoa verrattiin vielä toisiinsa. Laatupisteitä arvioineen työryhmän keskeisillä jäsenillä eli median visuaalisuudesta vastaavilla henkilöillä ei ollut tiedossa hintapisteitä, jotta laatua pystyttiin arvioimaan mahdollisimman objektiivisesti esitettyjen kriteerien kautta. Kahdella lähimmäs toisiaan päätyneellä kuvaajalla laatupisteet ratkaisivat niukasti paremmuuden. Ero Sofia Jokisen ja Juva Yachts Oy:n kuvaajan välillä syntyi kuvien käytettävyydessä Kirkko ja kaupunki -median kannalta sekä video-osaamisesta, joista ensinmainittu sai paremmat laatupisteet. Kaksi listalla seuraavana ollutta kuvaajaa olivat laadullisesti parempia, mutta hintapisteissä selvästi jäljessä.

Kahdentoista parhaan joukkoon kivunneista kahdeksan oli tässä joukossa jo hinnan perusteella. Neljä kuvaajaa arvioitiin laadullisesti niin korkeatasoiseksi, että heidän laatupisteensä ylsivät kahdentoista joukkoon. Esko Jämsän, Jussi Helttusen, Juho Kuvan ja Vilja Haralan kuvista välittyi laaja osaaminen erityyppisissä median kannalta tärkeissä kuvaustilanteissa ja aihepiireissä sekä korkea tai vähintään hyvä taiteellinen laatu. Kirkko ja kaupunki median nykyisiä kuvaajia on nyt pooliin valittujen joukossa kuusi ja uusia kuusi eli vaihtuvuus on melko suurta. Koska sopimusaika ulottuu vähintään kolmen ja erikseen päätettäessä jopa viiden vuoden päähän, on perusteltua valita kaksitoista kuvaajaa.

Tarjousten tarkempi vertailu on esityslistan liitteenä olevassa taulukossa. Seuraavana luotelluista kuvaajista 12 ensimmäisellä on paras kokonaisarvio.

1. Saku Soukka 95 pistettä (hinta 60, laatu 35)

2. Antti Rintala 89,55 pistettä (hinta 54,55, laatu 35)

3. Joonas Brandt 88 pistettä (hinta 48, laatu 40)

4. Annika Rauhala 84,94 pistettä (hinta 44,94, laatu 40)

5. Sirpa Mia Kaarina Päivinen 83,06 pistettä (hinta 47,06, laatu 36)

6. Tmi Esko Jämsä 79,80 pistettä (hinta 43,80, laatu 36)

7. Vilja Harala 79 pistettä (hinta 40, laatu 39)

8. Tmi Jussi Helttunen 77,86 pistettä (hinta 42,86, laatu 35)

9. Juho Kuva 77 pistettä (hinta 40, laatu 37)

10. Heikki Nenonen 77 pistettä (hinta 50, laatu 27)

11. Visioiva Ky 76,44 pistettä (hinta 44,44, laatu 32)

12. Sofie Jokinen 75 pistettä (hinta 50, laatu 25)

13. Juva Yachts Oy 74,5 pistettä (hinta 51,50, laatu 23)

14. Susanna Kekkonen 73,11 pistettä (hinta 42,11, laatu 31)

15. Susanna Junnola, 71 pistettä (hinta 40, laatu 31)

16. Kuvauspalvelu Vesa Voitto Sakari 68,38 pistettä (hinta 41,38, laatu 16)

17. Mainostoimisto Kuke Oy 65,61 pistettä (hinta 44,61, laatu 21)

18. Make Photo 62,28 pistettä (hinta 45,28, laatu 17)

19. Videotoimisto Ikimedia Oy 60,96 (hinta 40,96, laatu 20)

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Kirkko ja kaupunki -lehden kuvauspalveluiden hankinta tehdään parhaiden hinta-laatusuhteiden perusteella 12 kuvaajan kanssa. Hankintasopimukset syntyvät vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Valokuvauspalvelut esitään hankittavaksi seuraavilta kuvaajilta/yrityksiltä:

Valokuvaus Saku Soukka Tmi (2042601-7)

Antti Rintala Oy (3382408-1)

Joonas Brandt - Visuals (1796686-4)

Annika Rauhala (1853989-9)

Valokuvaaja Sirpa Mia Kaarina Päivinen (1605208-3)

Tmi Esko Jämsä (1364808-4)

Valokuvaaja Vilja Harala (3154971-7)

Tmi Jussi Helttunen (2432108-7)

Valokuvaaja Juho Kuva (1887096-0)

Heikki Nenonen (3321229-6)

Visioiva Ky (1025608-5)

Valokuvaaja Sofie Jokinen

Vaikutusten ja riskien arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia. Päätöksen taloudelliset vaikutukset toteutuvat Kirkko ja kaupunki -median talousarvioiden mukaisesti. Kuvaajapoolin avulla pystytään huolehtimaan median yhdestä tärkeimmästä ominaisuudesta: laadusta. Sillä, että poolissa on mukana 12 kuvaajaa minimoidaaan monivuotiseen sopimukseen liittyviä riskejä: kuvaajia on riittävästi median käytettävissä erityyppisiä kuvaustilanteita varten. Median korkea visuaalinen laatu auttaa sitä saavuttamaan pääkaupunkiseudun seurakuntien sille asettamia tavoitteita ja liittyy olennaisesti myös seurakuntayhtymien strategisiin tavoitteisiin sekä median omaan tänä vuonna laadittuun kanavasuunnitelmaan.

Lisätiedot

Päätoimittaja Pauli Juusela, p. 09 2340 4020, pauli.juusela@kirkkojakaupunki.fi

Jakelu

Tarjouksen jättäneet