Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 14.12.2023/Pykälä 94

Päätösehdotus

Merkitään Kirkko Helsingissä -strategian tilannekatsaus tiedoksi.

Käsittely

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki ja kehittämistyön johtava asiantuntija Eeva Salonen esittelivät asiaa.

Valtuutetuille ja kirkkoherroille lähetetään Howspace-kutsu jonka kautta voi käydä sparrauskeskustelua. Alusta on auki 20.12.2023 asti.

Valtuusto kävi tilannekatsauksesta lähetekeskustelun.

Käsittelyn aikana käytettiin 8 puheenvuoroa.

Päätös

Merkittiin tiedoksi.

Päätöshistoria

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää:

1) käydä keskustelun yhteisen Kirkko Helsingissä -strategian valmistelun nykytilasta ja merkitä sen tiedoksi

2) lähettää strategian tilannekatsauksen tiedoksi yhteiselle kirkkovaltuustolle

Käsittely

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

Yhteinen kirkkovaltuusto päätti kokouksessaan 15.6.2023 §57 Kirkko Helsingissä ‑strategiaprosessista, joka toteutetaan dialogissa Suomen ev.-lut. kirkon ja seurakuntien omien strategioiden ja strategiaprosessien kanssa. Yhteinen Kirkko Helsingissä -strategia koskee sekä seurakuntia että yhteisiä palveluita. Dialogin tavoitteena on tarjota työntekijöille ja luottamushenkilöille mahdollisuuksia kommentoida strategian sisältöjä ja hyödyntää omaa asiantuntemustaan strategian työstämisessä.

Strategiaprosessissa on neljä vaihetta: ymmärrys, näkemys, valinnat ja toteutus.

Ymmärrysvaihe on koostunut toimintaympäristöanalyysin tekemisestä sekä sen kommentoinnista. Ymmärrysvaiheeseen sisältyi kesän 2023 aikana kaikkien luottamushenkilöiden, niin seurakuntaneuvostojen kuin yhteisten luottamuselinten, kutsuminen työskentelyyn Howspace-alustalla sekä yhteisen kirkkovaltuuston iltakoulu.

Näkemysvaihe alkoi kesän päättyessä, siihen on liittynyt skenaarioiden tekeminen, niiden kommentointi, pohdinnat siitä, millaista on Kirkon Helsingissä menestys sekä laaja osallistamiskierros yhteisen kirkkoneuvoston kutsusta. Osallistamiskierroksen strategiadialogin mahdollistamiseksi tarjottiin mahdollisuutta käyttää tukena Topaasia-peliä. Sitä käytettiin kaikilla yhteisten palveluiden osastoilla ja viidessä seurakunnassa työntekijöiden osallistamiseen. Lisäksi 10 seurakuntaneuvostossa käytettiin Topaasia-peliin tehtyjen korttien pohjalta toteutettua kevyempää paripohdintaa.

Osallistamiskierrokseen on sisältynyt kutsu ottaa osaa kaikille seurakuntaneuvostoille ja työntekijäkokouksille seurakunnissa ja yhteisissä palveluissa. Vastaukset kerättiin Webropol-kyselyn avulla eli käsittely oli perinteistä lausuntokierrosta kevyempi. Tulevaisuuspäivä päätti näkemysvaiheen, siitä kerrotaan tarkemmin alla.

Sekä seurakuntaneuvostojen että työntekijäkokousten tehtävänä oli tunnistaa oheismateriaalin, seurakunnan strategian ja osallistujien oman asiantuntemuksen pohjalta keskeiset asiat, joista tulisi linjata yhteisessä Kirkko Helsingissä -strategiassa. Kysymykset: 

Mitkä ovat 1-3 keskeisintä asiaa, jotka vaikuttavat kaikkien Helsingin seurakuntien tulevaisuuteen?

Miksi juuri nämä asiat ovat mielestänne keskeisimmät?

(BONUS: Millaisin toimenpitein asioihin olisi mahdollista vaikuttaa?)

Kaikki seurakuntaneuvostot kävivät aiheesta keskustelun ja toimittivat vastaukset yhteisen kirkkoneuvoston toimittamiin kysymyksiin. Kaikki yhteisten palveluiden osastot ja 16 seurakuntaa kävi keskustelun työntekijäkokouksissa ja toimitti vastaukset kysymyksiin. Vastaukset ovat liitteenä kokonaisina ja oheisessa Powerpoint-liitteessä, johon on koottu kaikki relevantit strategia-aineistot.

Tavoitteena on strategiaprosessissa löytää tulevaisuuden teemakokonaisuuksia, joita strategian valinnat -vaiheessa tarvitaan, jotta yhteinen kirkkovaltuusto voi päättää 1-5 yhteistä Kirkko Helsingissä -strategian tavoitetta.

Tulevaisuuspäivä lauantaina 11.11.2023

Tulevaisuuspäivään kutsuttiin kaikki luottamushenkilöt seurakuntaneuvostoista ja yhteisistä luottamuselimistä, kirkkoherrat sekä yhteisten palveluiden johtajat ja päälliköt. Päivään ilmoittautui 125 ja osallistui lopulta 114 osallistujaa. Päivän mahdollisti 16 fasilitoijaa ja teknistä henkilöä. Luottamushenkilöitä osallistui 89, työntekijöitä 25. Virtuaalisesti osallistuja oli 49, paikan päällä 65. Seurakuntaneuvostojen jäseniä osallistui 82, yhteisten luottamuselinten jäseniä 44, kirkkoherroja 15 ja yhtymän johtajia ja päälliköitä 10. Jokaisesta seurakunnasta oli vähintään kaksi, parhaimmillaan 8 osallistujaa, myös kaikista yhteisistä palveluista oli osallistujia.

Päivän yhteydessä ilmoitti toivovansa tapaamista 10 seurakuntaneuvostoa, näistä toteutui lopulta 4. Syinä peruuntumisille olivat sekä sairastumiset että muuten pienet osallistujaluvut seurakuntaneuvostoa kohden.

Tulevaisuuspäivässä oli puhujana Perttu Pölönen ja tämän lisäksi siellä toteutettiin kaksi työpajaa liittyen yhteisesti jaettuihin olettemuksiin strategian taustalla sekä niihin pohjautuviin alustaviin valintoihin. Strategiset olettamukset ovat toimintaympäristöön vaikuttavia tekijöitä ja tulkintoja, joiden pohjalta strategian valinnat tehdään. Tunnistamalla ja tiedostamalla valintoihin liittyvät olettamukset parannetaan strategian luotettavuutta, vähennetään tulkinnanvaraisuutta ja ymmärretään paremmin asioiden välisiä riippuvuuksia. Olettamukset toimivat myös strategian toimeenpanon tarkastelupisteenä: mistä tiedämme, että tekemämme valinnat ovat edelleen relevantteja? Tulevaisuuspäivän työskentelyjen alustava koonti on liitteessä.

On tärkeä huomata, että yhteinen kirkkoneuvosto jatkaa valmistelua Tulevaisuuspäivän koonnin ja sen pohjalta muodostettavien strategianäkökulmien pohjalta mm. iltakoulussaan 30.11., johon osallistuvat myös kirkkoherrat ja yhteisten palveluiden johtajat. Jatkotyöstön parasta mahdollistamista varten Tulevaisuusryhmän, johtajiston ja puheenjohtajiston ohjauksessa strategian työnyrkki (Lehtola, Lemmetyinen, Myllys, Mäki, Salonen) käy tarkkaan läpi tähänastisen strategiatyöstön tuottamat näkökulmat. Työnyrkki tutkii niitä tarkistaen ne relevanttia toimintaympäristötietoa ja viimeaikaisia relevantteja tutkimuksia vasten. Tällaisia aineistoja ovat esimerkiksi Sitran megatrendi- ja hiljaiset signaalit -aineistot, muu relevanttia kirkon ulkopuolinen tulevaisuusaineisto sekä kirkon piirissä tehty oma tutkimus, esimerkiksi millenniaali- ja Z-sukupolveen liittyvät tutkimusaineistot, Mielikuva- ja tunnettuus- sekä Luottamus- ja maine -tutkimukset ja helsinkiläisten haastattelut keväältä 2022.

Tavoitteena on, että iltakoulu- ja mahdolliset muut työskentelyt voivat mahdollistaa, että yhteisellä kirkkovaltuustolla voi tehdä tietoon, laajaan dialogiin ja yhteiseen näkemykseen pohjautuvat päätökset strategian valinnoista kokouksessaan 25.1.2024. Tavoitteena on, että samanaikaisesti yhteinen kirkkovaltuusto voi päättää sekä vaikuttavista yhteisistä tavoitteista että niihin liittyvistä keskeisistä mittareista.

Liitteenä:

• Strategiakyselyn vastaukset kysymys kerrallaan
• Strategiakyselyn vastaukset vastaajittain
• Kooste strategiaprosessin nykytilanteesta. Strategiaprosessin nykytilanteen kooste sisältää sekä aiempien strategiaprosessin vaiheiden tiiviin koonnin, osallistamiskierroksen tulosten koonnin että Tulevaisuuspäivän tulosten alustavan koonnin.

Pyrkimyksenä strategiaprosessissa on jatkuvan dialogin eli vuoropuhelun mahdollistaminen. Jatkuvasta viestinnästä pidetään huolta mm. erilaisten uutiskirjeiden, infojen ja sisäisen uutisoinnin välityksellä. Välineinä käytetään olemassa olevia organisaation käyttämiä toimintatapoja: esimerkiksi johdon infot, projektikatsaukset, johtajan kirje, uutiskirjeet työntekijöille ja luottamushenkilöille, Sinfo ja luottamushenkilöiden Teams sekä henkilöstölle suunnatut Tilannehuonetiistait. Strategiamateriaaleja toimitetaan työntekijöiden ja luottamushenkilöiden tutustuttavaksi heti niiden valmistuttua intranet Sinfon ja luottamushenkilöiden Teams-kanavan välityksellä, joissa kummassakin on Kirkko Helsingissä -strategiasivusto.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Yhtymänjohtaja Juha Rintamäki juha.rintamaki@evl.fi
kehittämistyön johtava asiantuntija Eeva Salonen eeva.salonen@evl.fi