Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 12.01.2023/Pykälä 6

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Käsittely

Juha Rintamäki selosti asiaa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

Vaalikauden 2019-2022 kestäneen, eri toimijoita yhteen koonneen Rohkeasti yhdessä -työskentelyn tavoitteena on ollut turvata Helsingin seurakuntien ja yhteisten palveluiden toimintaedellytykset suhteessa muuttuvaan toimintaympäristöön. Työskentely on ollut laajaa ja se on pitänyt sisällään viisi erilaista näkökulmaa: talouden tasapainotuksen, kiinteistöt, työnjaon, henkilöstön ja digitalisaation. Yhteinen kirkkoneuvosto on tehnyt päätöksen työskentelyn käynnistämisestä 15.8.2019. Tuolloin todettiin, että Rohkeasti yhdessä -prosessi päättyy vuoden 2022 lopussa.

Valmisteluvaihe 2019-2021, Rohkeasti yhdessä - Modigt tillsammans 2023

Rohkeasti yhdessä -työskentelyn voi nähdä pitävän sisällään kaksi erilaista vaihetta. Vuonna 2019 tehdystä työskentelyn käynnistäneestä päätöksestä alkoi valmisteluvaihe, joka kesti vuoden 2021 loppuun saakka. Tänä aika kerättiin tietoa ja selkeytettiin yhteistä tilannekuvaa monien erilaisten osallistavien työskentelyjen kautta. Vaihe piti myös sisällään kaksi lausuntokierrosta seurakunnille ja yhteisten palveluiden osastoille.

Tammikuussa 2020 hyväksyttiin tilannekuva, joka oli työskentelyn pohjana ja päätöksenteon tukena. Samana keväänä tammikuusta maaliskuuhun henkilöstölle ja luottamushenkilöille esitettiin kuukausikysymyksiä, jotka käsittelivät muun muassa Kirkko Helsingin visiota ja konkreettisia yhteistyömahdollisuuksia. Näiden tuloksia esiteltiin ensimmäisellä lausuntokierroksella, joka järjestettiin syksyllä 2020 seurakunnille ja yhteisten palveluiden yksiköille. Syksyllä 2020 järjestettiin yhteensä 16 Rohkeasti yhdessä -tilannehuonetyöskentelyä, jotka käsittelivät rakenteita ja yhteisten palveluiden ja seurakuntien välisen työnjaon kehittämistä.

YKN hyväksyi Rohkeasti yhdessä -tavoitetilan 18.3.2021. Keväällä 2021 työskenteli viisi asiantuntijaryhmää, jotka käsittelivät henkilöstösuunnitelmaa, digitalisaatiota, toimintaedellytysten turvaamista, määrärahojen jakoperiaatteiden uudistamista ja toimintatuottojen lisäämistä, työnjakoa yhteisten palveluiden ja seurakuntien välillä sekä kiinteistösuunnitelmaa ja kiinteistökannan priorisointia. Syksyllä 2021 järjestettiin toinen lausuntokierros, jossa seurakunnilta ja yhteisten palveluiden yksiköiltä pyydettiin lausuntoja asiantuntijaryhmien työskentelyn tuloksena syntyneestä 70 toimenpide-ehdotuksesta.

Toimeenpanovaihe 2022, Rohkeasti yhdessä -ohjelma

Vuosi 2022 on Rohkeasti yhdessä -prosessissa ollut toimeenpanovaiheen aikaa. Tätä tukemaan luotiin Rohkeasti yhdessä -ohjelma, jonka puitteissa on ollut mahdollista kootusti seurata ja hallinnoida syksyllä 2021 lausuntokierroksella olleen Rohkeasti yhdessä Loppuraportin ja lausuntokierroksen tulosten pohjalta valikoituneiden toimenpiteiden toimeenpanoa. YKN hyväksyi Rohkeasti yhdessä -ohjelman ohjelmasuunnitelman 27.1.2022. Samalla YKN antoi Rohkeasti yhdessä -ohjausryhmälle operatiivisen muokkausoikeuden ohjelmasuunnitelmaan.

Ohjelmaa ohjaa visio eli toivottu tulevaisuuskuva, johon ohjelmalla pyritään. Rohkeasti yhdessä -ohjelman visio on ollut seuraava:

Helsinkiläiset saavat kirkolta tukea hengelliseen elämäänsä ja tarvitsemansa palvelut kaikkialla kaupungissa mutkattomasti, diginä ja kasvotusten.

Helsingin seurakunnat ovat elinvoimainen ja kasvava yhteisö. Rakenteelliset säästöratkaisut on toteutettu vastuullisesti, ajoissa ja yhdessä sopien. Tekemisestä välittyy kristillisyys, rohkeus ja yhteistyö.

Ohjelma jakautui viiteen osaohjelmaan, jossa kussakin omistajana oli ko. asiasta vastaava johtajiston jäsen. Osaohjelmia olivat: Toimintaedellytysten turvaaminen (omistajana Juha Silander), Työnjako (Stefan Forsén), Kiinteistöt ja toimitilat (Osmo Rasimus), Henkilöstö (Riitta Kajander) ja Digitalisaatio (Seppo Kuusivuori). Osaohjelmien alle valikoitui noin 20 projektia ja toimenpidettä, joiden nähtiin olevan keskeisiä ohjelman vision näkökulmasta. Kunkin toimenpiteen luonteesta riippuen niitä valmisteltiin joko projekteissa tai linjatyön kautta. Helmikuussa 2022 johtajisto valmisteli Rohkeasti yhdessä -ohjausryhmälle esityksen projektien aikatauluttamisesta kolmessa ryhmässä: projekteihin, jotka alkoivat vuoden 2022 Q1:ssä, Q2:ssa ja Q3-Q4:ssa. Tämä ohjasi ohjelman projektien käynnistämistä.

Ensimmäiset, merkittävät taloutta koskevat päätökset tehtiin vuoden 2021 lopussa ja vuoden 2022 alussa. Ne käsittelivät Helsingin seurakuntayhtymän kokonaismäärärahan (toimintakate) ja investointien nettimaksimiarvojen suuruutta vuosina 2023-2030 sekä toimintakatteen jakautumista seurakuntien ja yhteisten palveluiden välille ja seurakuntien määrärahojen ja sisäisten vuokrien määräytymisperusteita vuosina 2023-2025.

Muut ohjelmaan kuuluvat projektit ja toimenpiteet ja niiden nykyinen tila on esitelty alla.

Rohkeasti yhdessä -ohjelmasta jatkavat projektit

Rohkeasti yhdessä -ohjelman osalta tietyt kokonaisuudet vaativat pitempi aikaista valmistelua ja siksi Rohkeasti yhdessä -ohjausryhmä päätti näiden projektien toteuttamisesta jatkossa rajatuissa projektikokonaisuuksissa. Ko. projektit vastaavat myös kukin omalta osaltaan niihin tarpeisiin, joita Rohkeasti yhdessä -ohjelman hyötytavoitteiden täyttäminen vielä vaatii.

Rohkeasti yhdessä -ohjelman hyötytavoitteet ja niiden arvioiminen ohjelman päättyessä

Ohjelmassa valitaan myös visiota hieman konkreettisempia hyötytavoitteita, jotka ohjaavat ohjelman toimintaa vision osoittamaan suuntaan. Hyötytavoitteiden toteutumisen suuntaa on mahdollista arvioida vasta ohjelman päättymisen jälkeen. Rohkeasti yhdessä -ohjelman osalta ohjausryhmä on päättänyt, että ohjelman omistaja Juha Rintamäki arvioi hyötytavoitteiden toteutumisen suuntaa vuoden 2023 lopussa. Alla ovat ohjelman hyötytavoitteet ja arvio niiden toteutumisesta.

1. Seurakuntayhtymän talous on tasapainossa vuoden 2030 loppuun mennessä

Ohjelman puitteissa on jo tehty päätöksiä Helsingin seurakuntayhtymän talouden tasapainottamiseksi. YKV päätti 9.12.2021 Helsingin seurakuntayhtymän toimintakatteen ja investointien nettimaksimiarvojen suuruudesta vuosille 2023-2030 sekä toimintakatteen jakautumisesta seurakuntien ja yhteisten palveluiden välille vuosina 2023-2025. Päätöksessä yhteisten palveluiden ja seurakuntien jako-osuuksia muutettiin niin, että yhteiset palvelut saavat seuraavan kolmen vuoden aikana aiempaan pienemmän ja seurakunnat aiempaa suuremman osuuden potista. 27.1.2022 YKV päätti seurakunnille osoitettavien määrärahojen jakoperusteista ja sisäisten vuokrien määräytymisperusteista vuoteen 2025 asti. Tämän seurauksena seurakunnat ovat aiempaa aktiivisemmin tehneet päätöksiä kiinteistöistä luopumiseksi. YKN on linjannut, että kiinteistökantaa tulee vähentää 40 000 neliömetriä. Se tukee yhtymän talouden tasapainottumista kiinteistöihin vaadittavien ylläpito- ja investointikustannusten pienemisen kautta.

Jo tehtyjen päätösten lisäksi ohjelmaan on sisältynyt projekteja ja toimenpiteitä, joiden tavoitteena on viedä pidemmälle työtä Helsingin seurakuntayhtymän talouden tasapainon turvaamiseksi vuoteen 2030 mennessä. Nämä kohdistuvat seurakunnille osoitettavien määrärahojen jakoperusteiden ja sisäisten vuokrien määräytymisperusteiden valmisteluun vuosille 2026-2030, toimintatuottojen lisäämisen selvittämiseen, muihin toimintaedellytysten turvaamissuunnitelman avoinna oleviin kysymyksiin vastaamiseen sekä sitovien päätösten tekemiseen seuraavan kolmen vuoden aikana luovuttavista tiloista. Useat näistä projekteista ja toimenpiteistä jatkuvat vielä ohjelman loppuessa.

Ohjelman päättyessä on mahdollista arvioida, että talouden tasapainottamiseksi tehtävälle työlle on olemassa suunnitelma ja ensimmäiset keskeiset toimenpiteet ja päätökset sen suhteen on tehty. Vuoden 2023 tilinpäätöksen yhteydessä on mahdollista faktaan pohjautuen arvioida, mihin suuntaan nyt tehdyt päätökset ovat Helsingin seurakuntayhtymän talouden rakennetta vieneet. Lopullisesti tavoitteet toteutuminen voidaan arvioida vuonna 2031.

2. Työnjakoa selkeytetään, mikä lisää vaikuttavuutta, mahdollistaa tarvelähtöisen toiminnan ja tuottaa kustannushyötyjä mm. päällekkäisyyden poistumisesta ja tehokkaammasta johtamisesta johtuen

Rohkeasti yhdessä -ohjelmassa työnjakoon on keskitytty erityisesti työnjaon osaohjelman projekteissa. Näistä palveluiden kuvaus ja oman projektisalkun rakentaminen on saatu päätökseen. Alueviestijämallissa määräaikaisia alueviestijöitä on saatu vakinaistettua ja mallin toteuttamiseen on tehty sopimuspohja yhteisten palveluiden ja mukana olevien seurakuntien käyttöön. Sen sijaan laajempaa sopimuksen varaista yhteistyötä, kirkkoherrainvirastojen uutta työmallia sekä työajan käyttämistä rajat ylittäviin tehtäviin käsittelevät projektit siirretään Rohkeasti yhdessä -ohjelmasta jatkaviin projekteihin. Rohkeasti yhdessä -ohjelmassa todettiin myös laajemman, työnjakoa kokonaisuutena tarkastelevan projektin tarve. Tämä projekti on perustettu marraskuussa 2022 ja se on osa Rohkeasti yhdessä -ohjelman jatkon suunnittelua.

Rohkeasti yhdessä -ohjelmassa ei ole tehty päätöksiä tai sopimuksia, jotka selkeyttäisivät työnjakoa seurakuntien ja yhteisten palveluiden välillä. Sen sijaan ohjelmassa tuotetut palveluiden kuvaukset ja Helsingin seurakuntayhtymän palvelukartta ovat merkittävä työväline, kun teemaa jatkossa käsitellään ja siihen liittyviä päätöksiä valmistellaan. Tähän tähtää syksyllä 2022 alkanut työnjakoa käsittelevä projekti. Tuon projektin valmistumisen jälkeen vuonna 2026 työnjaon selkeytymistä, siitä tehtäviä sopimuksia ja kustannusten kehittymistä on mahdollista arvioida tarkemmin.

3. Digitalisaatiota hyödynnetään täysimääräisesti, mikä parantaa asiakaskokemusta ja mahdollistaa kulujen karsimisen

Rohkeasti yhdessä -ohjelmassa digitalisaatioon on keskitytty erityisesti CRM-järjestelmän kehittämisen ja yhteisten ulkoisten nettisivujen rakentamisen näkökulmista. Ne ovat myös läheisesti yhteydessä toisiinsa. CRM-järjestelmän osalta syksyllä 2022 on otettu käyttöön pilottihankkeena toiminut diakonian CRM. Sen jälkeen järjestelmän rakentamista jatketaan muihin toiminnallisuuksiin. Vuonna 2022 CRM-kehittämisen suurena haasteena on ollut projektipäällikön puuttuminen. Joulukuussa 2022 projektia vetämään saadaan taas projektipäällikkö. Ulkoisten verkkosivujen hankinta liittyy CRM-järjestelmän rakentamiseen erityisesti kalenteritoiminnallisuuden osalta. Nettisivujen rakentamisessa tarvitaan myös CRM-projektin alla olevien ydinpalveluiden kehittämisryhmien panosta yhteisesti sovittujen sisältöjen tuottamiseen. Nämä molemmat ovat vielä kesken.

Digitalisaation osalta hyötytavoitteiden täyttymistä on mahdollista tarkastella, kun CRM-järjestelmä ja yhteiset ulkoiset nettisivut ovat valmiit ja käytössä. Molemmat sisältyvät Rohkeasti yhdessä -ohjelman jatkon suunnitelmaan.

Yhteenveto toteutuneista kustannuksista verrattuna budjettiin

Rohkeasti yhdessä -ohjelmaan on käytetty rahaa vähemmän kuin siihen on varattu. Ohjelmassa suurimpana kulueränä koko työskentelyn ajan ovat olleet henkilöstökulut. Ohjelmaan on palkattu päätoiminen työntekijä (projektipäällikkö 2020-2021, ohjelmapäällikkö 2022). Ensimmäisen vuoden (2019) aikana ei ollut palkattua projektipäällikköä. Vuoden 2022 budjetissa oli varattu rahat myös ohjelmasihteerin palkkaamiseen. Tämä jätettiin kuitenkin raukeamaan. Vuonna 2022 ohjelman budjetista on myös katettu ohjelmaan kuuluvien projektien projektipäälliköiden palkkoja suunnitelman mukaisesti. Lisäksi Rohkeasti yhdessä -työskentelyyn ovat oman työnsä ohella käyttäneet työaikaansa merkittävässä määrin Eeva Salonen, Anette Tolvanen, Riina Lilja ja koko Seurakuntapalvelut-tiimi. Heidän palkkakustannuksiaan ei ole kohdennettu Rohkeasti yhdessä -ohjelmaan.

Muut Rohkeasti yhdessä -ohjelman kulut koostuvat pääasiassa ostopalveluista. Kaikkia Rohkeasti yhdessä -ohjelmaan liittyviä kuluja ei ole kohdistettu Rohkeasti yhdessä -ohjelman kustannuspaikalle ja tunnisteelle. Esimerkiksi kiinteistötoimistolla on vuonna 2021 ollut Rohkeasti yhdessä -työskentelyyn liittyviä kuluja, jotka ovat menneet kiinteistötoimiston omasta budjetista.

Lapsivaikutusten arviointi

Tehdyt taloudelliset päätökset mahdollistavat kirkon toiminnan pitkällä tähtäimellä. Tavoitteena on, että tämä sukupolvi ei siirrä merkittävää velkataakkaa tai liian isoa kiinteistöomaisuutta seuraavien sukupolvien maksettavaksi. Näin voidaan turvata Helsingin seurakuntayhtymän taloudelliset toimintaedellytykset myös tuleville sukupolville.

Yksittäisillä päätöksillä on ollut lapsivaikutuksia, jotka on kirjattu ja käsitelty ao. päätöksen yhteydessä.

Loppuraportin osata ei ole tarpeen tehdä erillistä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki, juha.rintamaki@evl.fi.