Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 03.11.2022/Pykälä 361

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Käsittely

Henkilöstöjohtaja Riitta Kajander selosti asiaa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

Hankinnan taustaa

Kirkolliskokouksen hyväksymä Ovet auki -strategia vuosille 2021 - 2026 sisältää kolme erillistä kärkihanketta: Kipa 2 -hanke, Työ verkossa ja Milleniaalien kirkko. Näistä Kipa 2 -hanke on kirkon henkilöstö- ja taloushallinnon kehittämisen hanke ja se on toteutettu yhteistyössä seurakuntien, Kirkon palvelukeskuksen ja Kirkkohallituksen kesken.  Hankkeen ensimmäinen vaihe vuosina 2021 - 2023 koostuu neljästä erillisestä projektista; HR-järjestelmän uudistaminen, Matka- ja kululaskujärjestelmän uudistaminen, IDM-ratkaisun uudistaminen sekä Talous- ja henkilöstöhallinnon raportoinnin kehittäminen. Toinen vaihe, vuosina 2024 - 2025, koskee talous- ja palkkahallinnon järjestelmiä ja niiden mahdollista uusimista.

Uusi HR-järjestelmäkokonaisuus on ensisijaisesti tarkoitettu isommille HR-järjestelmää tarvitseville seurakuntatalouksille. Kaikki hankkeen kilpailutukseen liittyvät kustannukset rahoitetaan kärkihankkeille varatusta erillisestä budjetista. Jatkossa uuden järjestelmäkokonaisuuden käyttöön ottavat seurakuntataloudet maksavat järjestelmän käyttöön ja käyttöönottoon liittyvät kustannukset omalta osaltaan.

Hankintapäätös uudesta HR-järjestelmästä tehtiin Kirkkohallituksen virastokollegiossa 22.6.2022 ja toimittajaksi valittiin Solaforce Oy. Lisäksi hankintapäätöksessä todetaan, että uuden järjestelmän käyttöönoton toteutus voidaan aloittaa sen jälkeen, kun seurakuntataloudet ovat omalta osaltaan tehneet sitoutumispäätöksen hankkeeseen ja virastokollegio on tehnyt erillisen päätöksen sopimuksen allekirjoittamisesta. Näiden sitoumuksien antaminen tapahtuu syyskuun 2022 loppuun mennessä. Käyttöönoton arvioidaan valmistuvan kesään 2023 mennessä.

Hankinnan kulku

Keväällä 2021 valittu HR-järjestelmän uudistamisen projektiryhmä aloitti työnsä kirjaamalla vaatimuksia uudelle HR-järjestelmälle. Syksyllä 2021 projektiryhmä osallistui markkinavuoropuheluihin tutustuen tarjolla oleviin HR-järjestelmiin. Markkinavuoropuheluvaiheessa toimittajilta saatiin tietoja heidän edustamistaan järjestelmistä sekä kommentteja hankinnan kohteen kuvauksesta ja alustavasta vaatimusmäärittelystä. Samanaikaisesti valmisteltiin osallistumispyyntöä ja alustavaa tarjouspyyntöä järjestelmien toimittajille. Markkinavuoropuhelun jälkeen muokattiin osallistumispyynnön ja alustavan tarjouspyynnön asiakirjoja.

HR-järjestelmän hankinta toteutettiin neuvottelumenettelyllä. Hankintailmoitus eli osallistumispyyntö julkaistiin lokakuussa 2021. Tämän jälkeen tarjouskilpailuun valittiin mukaan vaatimukset täyttävät toimittajat, joilta pyydettiin alustavat tarjoukset käytävien neuvottelujen pohjaksi. Neuvottelujen jälkeen lopullinen tarjouspyyntö julkaistiin huhtikuun lopussa 2022. Tarjousten vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinta 40 % ja laatu 60 %. Osana laadun pisteytystä tehtiin järjestelmille käytettävyysarviointi, jonka suoritti alaan erikoistunut yritys Eficode Oy.

Kesäkuussa tehdyn hankintapäätöksen jälkeen Solaforce Oy:n ratkaisua on esitelty seurakuntatalouksille elokuussa.

HR-järjestelmän sisältö

Uusi järjestelmä sisältää laajat HR-toiminnot:

Hankittava ratkaisu tulee toimimaan teknisesti samassa käyttöympäristössä kaikille järjestelmää käyttäville seurakuntatalouksille. Uuden järjestelmän avulla pyritään yhdenmukaistamaan toimintamalleja ja kehitetään prosesseja sujuvammaksi. Uuden järjestelmän myötä monet henkilöstöhallinnon asiat, kuten lomien hakemiset ja hyväksymiset sekä työsopimusten tekemiset ja allekirjoitukset, hoidetaan samassa järjestelmässä nykyisten useiden järjestelmien sijaan. Johtotähtenä hankinnassa on ollut järjestelmän käyttäjäystävällisyys. Työntekijät voivat käyttää järjestelmää joko suomeksi tai ruotsiksi. Järjestelmää voidaan käyttää puhelimen, tabletin tai tietokoneen avulla.

Palkanlaskenta hoidetaan jatkossakin Populuksessa. Uudesta HR-järjestelmästä tehdään liittymärajapinta Populukseen, jolloin tietoja ei tarvitse syöttää useaan kertaan.

HR-järjestelmän kustannukset ja sopimus

Järjestelmä hankitaan ns. SaaS-palveluna (Software as a Service tai pilvipalvelu). SaaS -liiketoimintamalli perustuu kertalisenssimaksun ja vuosittaisen ylläpitomaksun sijaan jatkuvaan palvelumaksuun ohjelmiston käyttäjämäärän tai käyttöajan mukaan. Järjestelmän versiopäivitykset sisältyvät jatkossa kuukausittaiseen palvelumaksuun eikä niistä veloiteta erikseen mitään kustannuksia.

SaaS-palvelun arvonlisäveroton palvelumaksu on 2,0 - 2,5 e / työntekijä / kuukausi. Tämä työntekijäkohtainen hinta tulee määräytymään kaikkien järjestelmää käyttävien seurakuntatalouksien vakituisen henkilökunnan lukumäärän perusteella. Veloitusperuste, eli käyttäjämäärä tarkistetaan laskutuskausittain (3 kuukauden laskutusväli). Hinta per työntekijä sisältää koko ratkaisun, eli kaikkien HRM- ja HRD- toimintojen käytön. Arvioidut käyttökustannukset vuodessa tulisivat näin olemaan n. 40 000 €. Hinta voi muuttua riippuen siitä, kuinka monta seurakuntataloutta liittyy järjestelmän käyttäjäksi. Hinta on tämän hetken tiedon mukaan hintahaitarin yläpäässä eli 2,5 e / työntekijä / kuukausi. Kuukausihinta laskee seurakuntakäyttäjämäärän kasvaessa ja on alimmillaan 2 e / työntekijä / kuukausi.

Käyttöönoton kustannuksen kiinteä veloitus on 85 000 euroa, joka sisältää järjestelmän käyttöönoton seurakuntatalouksiin sekä liittymät Populukseen ja kertakirjautumispalveluun. Tämä kustannus jaetaan kaikkien järjestelmän käyttöönottavien seurakuntatalouksien kesken.

Muita kustannuksia aiheutuu liittymärajapintojen toteutuksesta muihin järjestelmiin sekä mahdollisista seurakuntatalouden omista muutoksista HRD-prosesseihin (esim. suorituslisäkeskustelulomake). Näistä kustannuksista seurakuntataloudet vastaavat lähtökohtaisesti itse. Tämän hetkisen arvion mukaisesti hankintaan liittyvät liittymäkustannukset HSRKY:n osalta tulisivat alustava arvion mukaan olemaan yhteensä noin 100 000 €. Liittymistä aiheutuvat kustannukset ovat luonteeltaan kertaluontoisia.

Hankintasopimus seurakuntatalouden ja Solaforce Oy:n välillä laaditaan toistaiseksi voimassa olevaksi. Irtisanomisaika on 6 kk tilaajan puolelta ja 12 kk toimittajan puolelta. Tavoitteena on laatia seurakuntatalous kohtaiset sopimukset lokakuun 2022 aikana.

Perustelut uuden HR -järjestelmän hankintatarpeelle

Tällä hetkellä Helsingin seurakuntayhtymässä käytössä oleva HR-tietojärjestelmä Henkari on tulossa elinkaarensa päähän. Sen käyttö- ja ylläpitokustannukset ovat korkeat, (vuositasolla noin 200 000€) ja järjestelmä on vanhentunut ja sen käyttöön liittyy paljon sellaista manuaalista työtä, jota nykyaikaisilla järjestelmillä ei ole enää tarpeen tehdä. Henkari-järjestelmän käytettävyys ei ole nykyvaatimusten tasolla. On myös tärkeää huomata, ettei Helsingin seurakuntayhtymällä ole nykyisellään käytössään minkäänlaista osaamisen hallinnan työvälinettä.

Henkarista luopuminen tulee myös tarkoittamaan sitä, että samalla joudumme uudistamaan työajan seurannan järjestelmän. Henkari-järjestelmässä tapahtuva työajanhallinta on myös vanhentunut ja käytettävyydeltään hankala. Työajanhallintajärjestelmä kilpailutetaan erikseen tai otetaan käyttöön HR-järjestelmän työajanhallintaosio. Asia ratkaistaan käsillä olevan päätöksenteon jälkeen.

Järjestelmien uudistamisen ja käyttöönoton yhteydessä kustannukset tulevat tilapäisesti nousemaan päällekkäisten järjestelmäkustannusten vuoksi.

Lapsivaikutusten arviointi

 Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia

Lisätiedot

Henkilöstöjohtaja Riitta Kajander, riitta.kajander@evl.fi