Yhteinen kirkkoneuvosto
Esityslista 17.06.2026/Asianro 8

Esittelijä Vs. seurakuntayhtymän johtaja Forsén Stefan

Päätösehdotus

Käsittely

Päätös

Selostus

Taustaa

Vaalikirjeen ja ilmoituskortin postitus jokaiselle äänioikeutetulle seurakunnan jäsenelle on pakollista äänestysalueisiin jakautuneissa seurakunnissa. Helsingissä Roihuvuoren seurakunta on jakautunut äänestysalueisiin.

Muillekin seurakunnille vaalikirjeen postitus on varsin suositeltavaa. Tutkimusten mukaan kirje lisää äänestysaktiivisuutta. Henkilökohtaisesti osoitettu kirje muistuttaa seurakuntalaista paitsi vaaleista ja äänestämisestä, myös seurakunnasta ja sen toiminnasta.

Helsingissä on ollut tapana lähettää vaalikirje kaikille äänioikeutetuille henkilöille. Yhteiseen vaalibudjettiin on varattu rahaa vaalikirjeen lähettämiseen myös tänä vuonna.

Vaalikirje koostuu äänioikeudesta kertovasta ilmoituskortista, kirkkoherran tervehdyksestä sekä ehdokaslistoista. Kirkkohallitus tuottaa ilmoituskortin, kirkkoherran tervehdyspohjan ennakkoäänestyspaikkoineen sekä kuvattoman ehdokaslistojen yhdistelmän/yhdistelmät. Tieto näihin tuotetaan osin suoraan Kirjurista sekä vaalien järjestelmistä. Seurakunta voi halutessaan tuottaa oman kirkkoherran tervehdyksen / vaalikirjeensä ennakkoäänestyspaikkoineen sekä kuvallisen ehdokaslistojen yhdistelmän/yhdistelmät tulostuspalvelusta saamiensa ohjeiden mukaan.

Helsingissä vaalikirjeen mukana lähetetään kuvalliset ehdokaslistojen yhdistelmät. Keskusvaalitoimikuntaa vastaa ehdokkaiden valokuvauksesta ja kuvallisten ehdokaslistojen yhdistelmien tekemisestä. Kirkkoherran tervehdykseen tehdään Helsingin seurakunnille yhteinen pohja, jota seurakunnat voivat halutessaan käyttää. Ne voivat myös tehdä tervehdyksen itse tai käyttää kirkkohallituksen tekemää tervehdyspohjaa.

Seurakuntataloudet ovat itsenäisiä hankintayksiköitä ja päättävät itse, mitä tulostus- ja jakelupalveluja ne käyttävät. Seurakuntatalous voi käyttää:

         Posti Messaging Oy:n tarjoamaa tulostuspalvelua,

         Posti Jakelu Oy:n tarjoamaa yleistä jakelupalvelua, tai  

         muuta omaa tulostus ja/tai jakelusopimustaan.

Palveluja koskevat sopimukset solmitaan aina seurakuntatalouskohtaisesti seurakuntatalouden ja palveluntuottajan välillä. Seurakunta tilaa Postin jakelupalvelun samassa yhteydessä kuin vahvistaa kirjeiden tulostuspalvelun tilaamisen.

Keskusvaalitoimikunta ilmoittaa seurakuntien puolesta Kirkkohallitukseen tulostuspalveluun ja jakelupalveluun osallistumisesta ja kuvallisen ehdokaslistan tuottamisesta.

Päätösehdotuksen perustelut

Kirkkohallitus tarjoaa mahdollisuutta vaalikirjeen tulostus- ja jakelupalveluun liittymiseen. Vaalikirjeen tulostuspalvelun tuottaa Posti Messaging Oy ja Posti Jakelu Oy on tarjonnut kirjeille jakelua lisäpalveluineen. Vaalikirjeen ja ilmoituskortin postitus äänioikeutetuille henkilöille tapahtuu keskitetysti lokakuussa 2026.

Tulostuspalvelu

Kirkkohallitus on kilpailuttanut vaalikirjeen tulostuspalvelun toimittajan ja tarjoaa seurakunnille mahdollisuutta liittyä siihen. Kilpailutus on tehty hankintalain (L1397/2016) 3. luvun 21 §:n tarkoittamana yhteishankintana. Kilpailutuksen on voittanut Posti Messaging Oy.

Postin Messaging Oy:n kautta ostettuna vaalikirjeen tulostuksen ja materiaalien hinta (alv 0 %) on 0,058 euroa (alv 0 %) seurakuntavaalikirjettä kohden.

Hinta sisältää:

         kirjeen tulostuksen

         kolme A4-sivuista molemmin puolin tulostettua arkkia

         kuorituksen ja lähetyskuoren.

Mahdollisen lisäsivun hinta on 0,04 euroa kappaleelta ja se sisältää A4-arkin tulostuksen ja kuorituksen.

Helsingissä on 11.5.2026 olevan tilanteen mukaan yhteensä 264 984 äänioikeutettua. Mikäli seurakunnalla on runsaasti ehdokkaita, tulee kirjeessä mukana olevassa kuvallisessa ehdokaslistojen yhdistelmässä olemaan useampia sivuja.

Kolmen lisäsivun mukaan laskettuna vaalikirjeen tulostuspalvelun kokonaiskustannus on yhteensä 47 167 euroa (alv. 0 %, 59 195 euroa alv. 25,5 %). Kustannus tarkentuu syksyllä 2026, kun tiedetään tarkka äänioikeutettujen ja tarvittavien lisäsivujen määrä.

Kirkkohallituksen tulostuspalvelun kilpailutukseen liittyminen on kustannustehokasta ja säästää merkittävästi oman kilpailutuksen vaatimaa työtä ja aikaa.

Keskusvaalitoimikunta puoltaa vaalikirjeen tulostuspalveluiden hankkimista Posti Messaging Oy:ltä.

Jakelupalvelu

Vaalikirjeiden tulostuksen rinnalle Posti Jakelu Oy tarjoaa seurakuntavaalikirjeiden jakeluun jakelupalvelua, jota seurakuntataloudet voivat halutessaan hyödyntää.

Postin tarjoamaan jakeluhintaan sisältyy mahdollisten muuttuneiden osoitteiden selvitys ja kirjeiden ohjaaminen uuteen osoitteeseen. Lähetys sisältää paperiversion lisäksi myös digitaalisen kopion vaalikirjeestä niille vastaanottajille, jotka ovat ottaneet käyttöön digitaalisen OmaPosti-postilaatikon.

Vaalikirjeiden jakelun hinta Posti Jakelu Oy:n kautta ostettuna on 0,45 euroa / kappale. Helsingin äänioikeutettujen määrällä (tilanne 11.5.2026) vaalikirjeiden postituksen kustannus Posti Jakelu Oy:n kautta hankittuna on 119 243 euroa (alv. 0 %, 149 650 euroa avl. 25,5 %). Kustannus tarkentuu syksyllä, kun äänioikeutettujen määrä on tarkentunut.

Jakelupalvelua ei kilpailuteta, vaikka sen hankintakustannus ylittää kansallisen hankintarajan. Merkittävin syy tähän on se, ettei järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ole tarjolla niillä kriteereillä, jotka Helsingin seurakuntayhtymä on seurakuntavaalien jakelupalvelulle asettanut.

Postin jakeluhintaan sisältyy digitaalinen kopio vaalikirjeestä niille vastaanottajille, jotka ovat ottaneet käyttöön digitaalisen OmaPosti-palvelun. Digitaalinen kopio on Helsingin seurakuntayhtymän näkökulmasta kriittinen vaalikirjeiden toimittamiseen liittyvä palvelu, joka parantaa merkittävästi kirjeiden tavoittavuutta. Tilateessa, jossa viranomaisviestintä on pitkälti sähköistä, olisi ongelmallista, jos Helsingin seurakuntayhtymä ei käyttäisi mahdollisuutta lähettää vaalikirjettä myös digitaalisessa muodossa. OmaPosti-palvelu on hankintayksikön käsityksen mukaan Suomessa laajimmin käytössä oleva digitaalinen postinjakelukanava, johon linkittyy myös fyysisten kirjeiden jakelupalvelu.

Vaalikirjeen osalta digitaalisen kopion toimittaminen muuten kuin Postin OmaPosti-palvelun kautta olisi myös erittäin hankalaa tiedon arkaluonteisuuden vuoksi. Vaalikirjeen digitaalisen kopion tuottaminen OmaPosti-palveluun on mahdollista, koska Posti saa Kirkkohallitukselta vaalikirjeen ja ilmoituskortin materiaalin kirjeiden tulostamista ja kuorittamista varten. Muu palveluntuottaja ei voi tuottaa digitaalista kopiota vaalikirjeestä ja ilmoituskortista, koska jakeluvaiheessa kirjeet ovat valmiiksi kuoritettuja, eikä toimittajalla ole olemassa kirjeiden materiaalia. Mikäli jakelu hankitaan toisaalta, Helsingin seurakuntayhtymän tulisi toimittaa vaalikirjeen ja ilmoituskortin materiaali heille erikseen digitaalisessa muodossa.

Vaalikirjeet ja ilmoituskortit sisältävät GDPR:n mukaan erityisiä henkilötietoja, joiden käsittelyä tulee rajoittaa. Ei ole perusteltua, että tietoja jaetaan useille eri toimijoille. Osa materiaalista toimitetaan Postille suoraan Kirkkohallituksesta, eikä Helsingin seurakuntayhtymän tarvitse käsitellä niitä ollenkaan. Näin ollen jo tietojen toimittaminen Helsingin seurakuntayhtymän kautta lisäisi niitä käsittelevien henkilöiden määrää.

Kirkkohallitus myös arvio, että vaalikirjeiden jakelun hankkiminen Posti Jakelu Oy:ltä sen seurakunnille tarjoamalla hinnoittelulla ja palveluehdoilla on kustannustehokkain tapa vaalikirjeiden jakelun järjestämiseen.

Keskusvaalitoimikunta puoltaa vaalikirjeen jakelupalvelun hankkimista Posti Jakelu Oy:ltä.

Edellä mainittujen seikkojen valossa suorahankinnalle on hankintalain (L1397/2016) 5. luvun 40.2 §:n kohda 2) tarkoittama suorahankintaperuste.

Aikataulu

Vaalikirjeen tulostus- ja jakelupalveluun osallistumisesta ilmoitetaan Kirkkohallitukselle 30.6. mennessä. Keskusvaalitoimikunta ilmoittaa seurakuntien puolesta tulostuspalveluun ja jakelupalveluun osallistumisesta ja kuvallisen ehdokaslistan tuottamisesta.

Vaalikirjeen ja ilmoituskortin postitus äänioikeutetuille henkilöille tapahtuu keskitetysti lokakuussa 2026.

Vaikutusten ja riskien arviointi

Lapsivaikutukset ja vaikutukset nuoriin: Seurakuntavaaleissa äänioikeutettuina ovat kaikki viimeistään vaalipäivänä 16 vuotta täyttäneet kirkon jäsenet. Vaalikirje menee kaikille äänioikeutetuille, joten sen kautta myös nuoret äänioikeutetut henkilöt saavat tiedon äänioikeudestaan. Seurakuntavaaleissa 16 vuotta täyttäneet nuoret voivat vaikuttaa oman kotiseurakuntansa ja kotikaupunkinsa kirkolliseen päätöksentekoon. Se tarjoaa helsinkiläisille kirkkoon kuuluville nuorille ainutlaatuisen mahdollisuuden vaikuttaa omaan lähiyhteisöönsä.

Taloudelliset vaikutukset: Vaalikirje on merkittävin yksittäinen kuluerä seurakuntavaalien budjetissa. Se nähdään tärkeäksi panostukseksi, jonka kautta välitetään tietoa tulossa olevista seurakuntavaaleista ja mahdollisuudesta vaikuttaa kirkossa. Edellisissä seurakuntavaaleissa Helsingin seurakuntayhtymän äänestysprosentti oli 10,03 %. Kirkon demokratian toteutuminen vaatii sitä, että seurakuntalaiset tietävät tulossa olevista vaaleista ja mahdollisuudestaan äänestää niissä.

Vaikutukset Helsingin seurakuntayhtymään: Tutkimusten mukaan kirje lisää äänestysaktiivisuutta. Henkilökohtaisesti osoitettu kirje muistuttaa seurakuntalaista paitsi vaaleista ja äänestämisestä, myös seurakunnasta ja sen toiminnasta. Toisaalta vaalikirje on aiemmissa vaaleissa tuottanut myös pienen eropiikin, kun ihmisiä muistutetaan heidän kuulumisestaan kirkkoon. Vaalikirjeen merkitys vaaliviestinnässä ja kirkon demokratian toteuttamisessa on kuitenkin suurempi kuin sen mahdollinen negatiivinen vaikutus Helsingin seurakuntien jäsenprosenttiin.

Toimivallan perusteet

Hallintosäännön 4 luvun 8 § kohta 13.

Lisätiedot

Erityisasiantuntija Riikka Myllys