Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 28.05.2026/Pykälä 191

Esittelijä Vs. seurakuntayhtymän johtaja Forsén Stefan

Päätösehdotus

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Päätöshistoria

Esittelijä Viestintäpäällikkö Holappa Kimmo

Päätösehdotus

Kirkko ja kaupungin johtokunta päättää esittää Helsingin seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle, että se päättää

1) valita Kirkko ja kaupungin ja Jouluradion verkkosivualustan toimittajaksi kilpailutuksen voittaneen Into-Digital Oy:n. Hankinnan kohteena on verkkopalveluiden suunnittelu ja toteuttaminen sekä toteutetun ratkaisun tuki-, ylläpito-, operointi-, hosting-, koulutus- ja jatkokehittämispalvelut WordPress-alustalla. Sopimuksen arvo on noin 95 000 euroa (alv 0 %). Sopimukseen sisältyvät kahden sivuston toteutus, kuuden vuoden ylläpitokustannukset ja 300 kehitystyötuntia toteutusprojektin jälkeen. Sopimus on kuuden vuoden mittainen ja sen arvioitu alkamispäivämäärä on 31.8.2026 ja päättymispäivämäärä 31.8.2032. Tilaajalla on lisäksi mahdollisuus neljän vuoden mittaiseen optioon. Tilaaja päättää option käyttöönotosta kolmen vuoden kuluttua sopimuksen alkamisesta.

2) valtuuttaa päätoimittajan hyväksymään ja allekirjoittamaan hankintasopimussopimuksen.

3)  valtuuttaa päätoimittajan tekemään erillisen päätöksen optioiden mahdollisesta käyttöönotosta sopimukseen kirjatun mukaisesti.

4) tarkistaa tätä asiaa koskevan päätöspykälän välittömästi kokouksessa.

Käsittely

Käsittelyn aikan käytettiin yhdeksän puheenvuoroa.

Päätös

Esityksen mukaan.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Kirkko ja kaupunki -median ja Jouluradion verkkosivualustat on tällä hetkellä hankittu kahdelta eri toimittajalta. Nyt käydyllä tarjouskilpailulla on etsitty pitkäaikaista kumppania, joka toteuttaa kummallekin medialle uudet verkkosivut ja kehittää niitä tulevina vuosina. Verkkosivujen sisällöstä vastaa median toimitus, kumppani vastaa verkkopalveluiden suunnittelusta ja toteuttamisesta sekä toteutetun ratkaisun tuki-, ylläpito-, operointi-, hosting-, koulutus- ja jatkokehittämispalveluista WordPress-alustalla.

Sopimuskumppanin on siirrettävä kaikki kirkkojakaupunki.fi -sivuston nykyinen sisältö (mm. noin 30 000 artikkelia sekä video-. audio- ja kuvamateriaali) uudelle sivustolle, jonka visuaalista ilmettä ei tässä yhteydessä ole tarkoitus muuttaa. Sen sijaan Jouluradiolle tehdään ulkoasua myöten uudet verkkosivut. Tämän vuoksi projektin toteuttaminen on vaiheistettu eli ensin toteutetaan Kirkko ja kaupungin sivusto ja sen jälkeen Jouluradion uudet verkkosivut. Nykyiset verkkosivut ovat toiminnassa siihen asti, kun uudet verkkosivustot ovat käytettävissä.  Kirkko ja kaupungin verkkosivujen tulee olla hyväksytysti käyttöönotettavissa 31.12.2026 mennessä ja Jouluradion verkkosivujen 31.5.2027 mennessä.

Sopimuksen toteuttaminen alkaa heti, kun se on mahdollista, kuitenkin viimeistään syyskuun alussa. Sopimuksen alkamispäivämääräksi on sen vuoksi tällä hetkellä arvioitu 31.8.2026. Päättymispäivämäärä on kuuden vuoden kuluttua tästä eli arviolta 31.8.2032. Lisäksi tilaajalla on mahdollisuus jatkaa sopimusta neljän vuoden mittaisella optiolla, jonka käyttöönotto ratkaistaan erikseen kolmen vuoden kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta.

Tehtävän sopimuksen arvo on noin 95 000 euroa (alv 0 %). Sopimukseen sisältyy sivustojen rakentamisen lisäksi muun muassa kuuden vuoden ylläpitokustannukset sekä 300 tuntia kehittämistyötä. Hinnat ovat kiinteitä vuoden ajan sopimuksen solmimisesta. Sen jälkeen niitä voidaan tarkistaa sopimusluonnoksessa olevilla perusteilla.

Nyt tehtävä sopimus ei kata kaikkia verkkosivustojen uusimiseen liittyviä kustannuksia, sillä esimerkiksi aiemman aineiston siirrossa tarvitaan nykyisten sivustojen toimittajien apua. Tämä on lisätyö, jonka osalta hankinta toteutetaan tällä hetkellä voimassaolevien sopimusten nojalla.

Sopimuksen toteuttaminen alkaa ensin Kirkko ja kaupungin ja sitten Jouluradion verkkosivustojen suunnittelulla ja toteuttamisella. Nykyiset verkkosivut ovat toiminnassa siihen asti, kun uudet verkkosivustot ovat käytettävissä. Kirkko ja kaupungin verkkosivujen tulee olla hyväksytysti käyttöönotettavissa 31.12.2026 mennessä ja Jouluradion verkkosivujen 31.5.2027 mennessä.

2. Hankintamenettely

Kyseessä on määräaikainen hankintasopimus. Kilpailutusta edelsi markkinakartoitus, jonka ilmoitus lähetettiin julkaistavaksi hankintailmoitus.fi -sivustolle (jatkossa Hilma) 2.2.2026. Markkinakartoituksen avulla pyrittiin selvittämään, millaisia asioita verkkosivualustaa kilpailutettaessa ja tarjouspyyntöä laatiessa kannattaisi hinnan lisäksi ottaa huomioon. Lisäksi pyydettiin arvioimaan digimedian lähivuosien kehityssuuntia ja sitä, miten tulevaisuus kannattaa jo nyt ottaa huomioon verkkosivustojen rakentamisessa. Määräaikaan mennessä tuli 7 vastausta. Kilpailutusta ja kilpailutusasiakirjoja valmisteltiin markkinaselvityksen lisäksi huolellisesti kysymällä kommentteja useilta asiantuntijoilta niin Helsingin seurakuntayhtymän sisältä kuin ulkopuolelta.

Kilpailutus toteutettiin avoimena kilpailuna ja EU-hankintana. Hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi Hilmaan ja TED-sivustolle (EU-hankintojen ilmoitussivusto) 16.3.2026. Lisätietokysymyksiä sai esittää 2.4.2026 kello 15 asti. Kysymyksiä tuli kaksi, joista toisessa oli 18 eri alakysymystä. Kysymyksiin vastattiin 9.4. Tarjouspalvelu.fi -sivustolla.

3. Saadut tarjoukset ja tarjoajien soveltuvuus

Tarjousten määräaika oli 20.4. kello 15. Määräaikaan mennessä tuli kuusi tarjousta: Aste Helsinki Oy (y-tunnus 2205449–9), Gofore Finland Oy (y-tunnus 2384333–4), Hion Digital Oy (y-tunnus 1639413–9), Into-Digital Oy (y-tunnus 2241331–6), Red and Blue Oy (y-tunnus 2085087–0) ja Siili Solutions Oyj (y-tunnus 1979903–5). Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset määriteltiin hankinta-asiakirjassa. Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä soveltuvuusvaatimukset. Tämä tarkistetaan voittaneelta tarjoajalta vielä ennen sopimuksen allekirjoittamista.

4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Jokainen tarjoaja sitoutui täyttämään tarjouksen pakolliset vähimmäisvaatimukset. Ne koskevat ylläpitoa ja käyttäjätukea, tietoturvaa ja käyttäjärooleja, saavutettavuutta, sivustojen migraatiota nykyisestä järjestelmästä uuteen, rajapintoja ja integraatiota, Kirkko ja kaupungin ja jouluradion sisältöön liittyviä vaatimuksia ja Kirkko ja kaupungin ulkoasua.

Julkisia hankintoja koskevan lain ja oikeuskäytännön perusteella hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjouspyyntöä koskien sen tarjouspyynnön mukaisuus ja täsmennyksen perusteella korjata tarjouksesta teknisiä epäselvyyksiä. Lisäksi hankintayksiköllä on oikeus ja velvollisuus selvittää tarjoajalta poikkeuksellisen alhainen tarjoushinta.

Hankintayksikkö on selvittänyt edellä mainittuihin teknisiin epäselvyyksiin liittyvät kysymykset tarjoajilta Hion Digital, Into-Digital ja Red and Blue, ja korjannut niiden tarjouksista täsmennyksen kohteena olleet kohdat. Hion Digital oli kirjannut tarjouspyynnön kohtaan _____eur/ 300 tunnin kehitystyön yhteissumma  yhden tunnin hinnan. Vertailuun summa korjattiin käyttämällä tarjouspyynnössä ilmoitettua kaavaa tarjottu tuntihinta x 300 = vertailussa käytettävä hinta. Red and Blue oli kirjannut tarjouspyynnön kohtaan ___ eur/ tilaajan työntekijöiden työtuntien hinta käytettävien työtuntien määrän. Vertailuun summa korjattiin käyttämällä tarjouspyynnössä ilmoitettua kaavaa tilaajan työntekijöiden työtuntien määrä x 35 eur = vertailussa käytettävä hinta. Red and Bluen testiympäristön linkki oli kopioitunut osittaisena tarjoukselle aiheuttaen linkin toimimattomuuden. Linkin osoite tarkistettiin tarjoajalta.

Into-Digitalilla ei ollut korjattavaa, he ilmoittivat tarjouksen olevan oikein.  Poikkeuksellisen halvan kokonaishintaan vaikuttavan osahinnan osalta hankintayksikkö selvitti perustelut Into-Digital Oy:ltä ja totesi selvityksen perusteella sen tarjouksen tarjouspyynnön ehtojen mukaiseksi.

5. Tarjousten vertailu

Tarjousten valintaperusteena oli paras hinta-laatusuhde, jossa hinnasta oli mahdollista saada 60 pistettä ja laadusta 40 pistettä. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän hinta- ja laatukriteereistä saanut toimittaja valitaan.

Hinta, maksimi 60 pistettä:

Tarjouksia verrattiin toisiinsa nähden niin, että tarjoushinta muodostui neljän eri hintakriteerin yhteenlasketusta summasta. Tarjoajia pyydettiin kertomaan kahden sivuston (Kirkko ja kaupunki ja Jouluradio) toteutusprojektin eli rakentamisen yhteenlaskettu arvonlisäveroton kustannus.

Lisäksi tarjoajien piti arvioida, montako työtuntia tilaajan eli Kirkko ja kaupunki -median työntekijöiltä tarvitaan teknisen toteutuksen tarkentamiseen ja virheiden raportointiin toteuttamisvaiheessa. Yksittäisen työtunnin hinnaksi arvioitiin 35 euroa.

Pyysimme kertomaan myös, mikä on kahden sivuston arvonlisäveroton ylläpitokustannus (hosting, ylläpito, tuki, versiopäivitykset) toteutusprojektin jälkeen kuuden vuoden ajalta. Ylläpitokustannuksiin kuuluu myös kehitysympäristön ylläpito. Neljäntenä kohtana tarjoukseen sisältyi kehitystyötunnin arvonlisäveroton hinta toteutusprojektin jälkeen niin, että hintaan sisältyy 300 tuntia kehitystyötä. Hinnat pyydettiin ilmoittamaan arvonlisäverottomina eli alv 0 %.

Tarjouksista selkeästi edullisin on Into-Digital Oy:n tarjous, vertailuhinnaltaan 92 740 euroa. Se saa hinnasta 60 pistettä. Siili Solutions Oy:n tarjoushinta on 132 6877 euroa ja pisteet 43,18. Hion Digital Oy:n hinta on 132 687 euroa ja pisteet 41,94. Red and Blue Oy:n hinta on 141 150 euroa ja pisteet 39,42. Gofore Finland Oy:n tarjoushinta on 151 938 euroa ja pisteet 36,62. Hinnaltaan kalleimman tarjouksen teki Aste Oy 157 900 euroa. Asteen tarjous sai hintapisteitä 35,24. Hintapisteet laskettiin kaavalla, jossa pienin annettu hinta jaettiin suurimman hinnalla ja tämä kerrottiin maksimipistemäärällä 60.

Hintavertailussa osa tarjoajista kertoi avoimesti myös yksikköhintansa, osa merkitsi ne liikesalaisuudeksi. Sen sijaan hankinnan hinnan vertailussa käytettävä kokonaishinta ei voi olla liikesalaisuus.

Laadullinen vertailu, maksimi 40 pistettä:

Laadullisten kriteerien suunnittelussa käytettiin apuna ulkopuolisia asiantuntijoita. Niitä arvioi toimituksen neljän hengen työryhmä, jossa oli mukana niin sisällöllistä kuin teknistä tuntemusta. Kriteerejä arvioitiin tarjoajien toimittaman aineiston perusteella kohta kohdalta.

Kirkko ja kaupungin verkkosivuston toiminta ja sujuvuus (16 pistettä)

Kirkko ja kaupungin tulevan verkkosivuston toimintaa ja sujuvuutta arvioitiin tarjoajien lähettäminen kuvausten ja testiympäristön perusteella. Arvioinnissa sai maksimissaan 16 laatupistettä, jotka oli jaettu 11 vertailtavaan ominaisuuteen. Kuudesta kohdasta voi saada yhden pisteen, viidestä kaksi pistettä. Pisteytyksen perusteella arvioitiin, kuinka helppoa, tehokasta ja toimivaa sisällön tuottaminen, editointi ja rikastaminen toimituksen työprosessien kannalta on, sekä myös kuvien ja videoiden käyttömahdollisuuksia. Pyysimme tarjoajilta myös lyhyttä kuvausta siitä, mitä hakua tarjoaja sivustolla käyttäisi, miksi ja miten se toimii.

Testiympäristön visuaalisuuden ei tarvinnut olla valmis, vaan olennaista oli, että sen avulla pystyi käytännössä kokeilemaan WordPress -ratkaisun toiminnallisuuksia. Tämän osion pisteytys on seuraava: Aste, Hion Digital ja Siili Solutions 15 pistettä, Gofore Finland 12, Into-Digital 11 ja Red and Blue 8,5 pistettä. Red and Bluen arviointia vaikeutti se, että tarjoukseen linkin testiympäristö ei toiminut tarjouspyynnön edellyttämällä tavalla. Tämä vaikutti pisteitä alentavasti kohtiin, joissa muokkaustilaa tarvittiin.

Kaikki tarjoajat osoittivat hallitsevansa WordPress-järjestelmän kilpailutuksessa vaaditulla tavalla.

Jouluradion alustava soitin- ja layoutsuunnitelma (10 pistettä):

Kirkko ja kaupungin nykyisen verkkosivuston ulkoasua ei tarvitse tällä hetkellä uusia, joten palvelun toimittaja voi keskittyä toiminnallisuuteen. Sen sijaan Jouluradio tarvitsee kokonaan uudistetun visuaalisen ilmeen, joka tukee kanavien kuuntelua ja sen helppokäyttöisyyttä. Etusivu on olennaisin osa sisältöä, jota käytetään enimmäkseen mobiilissa. Tarjoajia pyydettiin esittämään soitin- ja layoutsuunnitelma. Suunnitelmasta sai yhteensä 10 pistettä. Soittimesta arvioitiin, miltä soittimessa parhaillaan soiva kappale ja 15 viimeksi soitettua kappaletta näyttää ja miten se toimii. Lisäksi arvioitiin. miten soitin sijoittuu sivustolle ja miten yksinkertaista sitä on käyttää. Tästä sai maksimissaan 4 pistettä. Toiset 4 pistettä sai kahdeksan nettikanavan esillepanosta ja kanavanvaihdon sujuvuudesta. Ulkoasioista sai maksimissaan 2 pistettä ja arviointikriteereinä olivat yksinkertaisuus, selkeys ja visuaalinen kekseliäisyys. Gofore Finland sai tästä kohdasta parhaan arvion, täydet 10 pistettä. Asteen suunnitelma sai 8,5 ja Hion-Digitalin ja Into-Digitalin suunnitelmat 7 pistettä. Red and Bluen ja Siili Solutionsin pistemäärä oli kummallakin 5 pistettä. Jokaisessa suunnitelmassa oli onnistuneita kohtia, mutta Gofore Finlandin suunnitelma oli kaikissa alakohdissa erinomainen.

Kahden pakollisen referenssin laatu (8 pistettä):

Tarjoajia pyydettiin ilmoittamaan vähintään kaksi referenssiä, joiden sivustototeutukset ovat käyttäjä- tai datamäärältään suunnilleen Kirkko ja kaupungin ja Jouluradion kokoisia. Kaksi referenssiä oli tarjouksen minimivaatimus. Referenssien laadun arvioinnissa pyydettiin kertomaan aikaisemmista projekteista, joissa tarjoaja oli onnistunut kehittämään asiakkaan ratkaisua jopa alkuperäistä määrittelyä pidemmälle sekä kertomaan, millaisia uusia toiminnallisuuksia tai ominaisuuksia on syntynyt ja mitä hyötyä niillä on saavutettu. Plussaa arvioinnissa annettiin, jos referenssisivustot ovat media-alalta tai sisältävät mediasivustoilta tuttuja toteutuksia. Lisäksi pyydettiin lähettämään referenssien yhteystiedot asiakastyytyväisyyslomakkeen lähettämistä varten. Asiakastyytyväisyyslomakkeeseen tuli vastata 24.4. kello 12 mennessä. Jos vastausta ei saatu, asiakastyytyväisyydestä sai nolla pistettä. Yhdestä referenssistä sai maksimissaan neljä pistettä, joista siis puolet asiakastyytyväisyydestä. Parhaat pisteet eli täydet 8 sai Aste Oy, jolla oli sekä erinomaiset referenssit että vahva asiakastyytyväisyys. Muut saivat pisteitä seuraavasti: Hion Digital 7,75, Into-Digital 6,75, Red and Blue 5,25, Gofore Finland 4,75 ja Siili Solutions 4 pistettä. Erot syntyivät referenssien sisällöstä ja asiakastyytyväisyydestä: kahdelta tarjoajalta palautettiin vain toinen asiakastyytyväisyyslomake ja osalla oli hieman muita heikommat arviot.

Kolme kehitysehdotusta (6 pistettä):

Neljäntenä kohtana laatupistearvioinnissa tarjoajia pyydettiin lähettämään kehitysehdotuksia Kirkko ja kaupungin ja/tai Jouluradion sivustoille. Tarjoajille annettiin lista, jonka pohjalta voi valita kolme kehitysehdotusta. Niistä kustakin voi saada 2 pistettä, maksimissaan siis 6 pistettä. Ehdotuksia voitiin tehdä digiartikkelien rikastamismahdollisuuksista, audion tulevaisuudesta verkkosivuilla ja tekoälypalvelujen hyödyntämisessä. Ehdotuksia arvioitiin niiden toteuttamiskelpoisuuden ja visionäärisyyden perusteella ottaen huomioon median työprosessit ja median laadun kehittäminen. Yksikään tarjoaja ei saanut tästä kohdasta täysiä pisteitä. Parhaan pistemäärän sai tästäkin kohdasta Aste Oy, 5 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärät ovat seuraavat: Into-Digital Oy 4,5 pistettä, Gofore Finland Oy, Hion Digital Oy ja Siili Solutions Oy 4 pistettä ja Red and Blue Oy 2 pistettä.

Laatupisteiden järjestys:

Laatupisteiden painoarvo laskettiin kaavalla, jossa kunkin tarjoajan saamien laatupisteiden yhteissumma jaettiin parhaat laatupisteet saaneen pistemäärällä ja tämä kerrottiin maksimipistemäärällä 40.  Laatupisteiden arvioinnissa parhaan pistemäärän sai Aste Oy, 40 pistettä. Muiden tarjoajien laatupisteiden määrä ja järjestys on seuraava: Hion Digital Oy 36,99, Gofore Finland Oy 34,79, Into-Digital Oy 32,05, Siili Solutions Oy 30,68 ja Red and Blue Oy 22,74 pistettä.

Kokonaisvertailu:

Kokonaisvertailussa tarjoajien sijoitus on seuraava: 1. Into-Digital Oy 92,05 pistettä, 2. Hion Digital Oy 78,92 pistettä, 3. Aste Oy 75,24 pistettä, 4. Siili Solutions Oy 73,86 pistettä, 5. Gofore Finland Oy 71,42 pistettä ja 6. Red and Blue Oy 62,16 pistettä.

6. Hankintapäätös ja sopimus

Hankinta esitetään tehtäväksi tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta Into-Digital Oy:ltä. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Vaikutusten arviointi, riskit

Verkkosivualustan toimittajan valintaan liittyy riskejä, sillä kyse on isosta kokonaisuudesta ja useiden vuosien yhteistyöstä. Riskit on pyritty minimoimaan laatimalla tarjouksen vähimmäisvaatimukset tiukasti ja viime kädessä sopimukseen tulevilla irtisanomis- ja purkuehdoilla. Sopimuksessa todetaan esimerkiksi tietoturvasta seuraavaa: ”Toimittajan on teetettävä valmiille sivustolle riippumaton tietoturva-auditointi ennen julkaisua ja korjattava mahdolliset löydökset.” Hinnat on sidottu indeksiin.

Lapsivaikutukset

Kirkko ja kaupungin ja Jouluradion sisältöjä seuraavat myös lapset ja nuoret. Uudet verkkosivustot parantavat heidän saamaansa palvelua.

Toimivallan perusteet

Hallintosäännön 4 luvun 8 § kohta 13

Lisätiedot

Päätoimittaja Pauli Juusela, pauli.juusela@kirkkojakaupunki.fi, 09 2340 4020

Jakelu

Tarjouksen jättäneet