Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 12.06.2025/Pykälä 192

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Helsingin seurakuntayhtymä on hankkimassa tietojärjestelmäratkaisua, joka digitalisoi ja tehostaa uuden työntekijän aloittamiseen liittyvää tietojen keruuprosessia. Nykyisin prosessi on osin manuaalinen, eikä se tue eri osapuolten (esim. työntekijä ja esihenkilö) välistä yhteistoimintaa riittävän tehokkaasti. Hankittavan sähköisen lomakekierron ratkaisun tarkoituksena on tarjota tietoturvallinen, moderni ja käyttäjäystävällinen alusta, joka mahdollistaa uuden työntekijän tietojen, sekä työtehtävään liittyvien lähtötietojen keruun ja työsopimuksen sähköisen allekirjoittamisen.

Käyttöönottoprojektin tulee valmistua niin, että järjestelmä on Helsingin seurakuntayhtymän käytettävissä elokuussa 2025.

Kyseessä on kuukausihintainen saas-palveluna hankittava ratkaisu. Joka oli työntekijöiden ja esihenkilöiden käytettävissä. Varsinainen sopimuskausi on kestoltaan 4 vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana

2. Hankintamenettely

Hankinnan kokonaisarvoksi (sopimuskausi neljän vuotta) arvioitiin ylittävän 221 000 euroa, joten kyseessä on EU-hankinta. Hankintamenettely oli avoin. Tarjouspyyntö julkaistiin 24.4.2025. Kysymysten jättöaikaa oli 12.5.2025 mennessä. Kysymyksiä esitettiin 16 kappaletta. Kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi – sivustolla.

3. Saadut tarjoukset

Tarjouspyynnöille asetettu määräaika oli 26.5.2025 klo 10. Tarjouksia annettiin määräaikaan mennessä neljä kappaletta:

Digital Office Company Oy, FI10339577
Oneflow Finland, 3182863-6
Sympa Oy, 1938597-5
twoday Oy, 1988069-3

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Kaikki tarjoajat täyttivät soveltuvuusvaatimukset ja olivat kelpoisia tarjoamaan HR-lomakeratkaisua Helsingin seurakuntayhtymälle.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Hankintayksikkö hylkäsi Sympa Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena. Asiasta on tehty erillinen päätös.

6. Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailussa noudatettiin kokonaistaloudellisen edullisuuden periaatetta. Tavoitteena on hankkia sähköinen lomakekierron ratkaisu, joka vastaa parhaiten tilaajan tarpeita sekä laadullisesti että taloudellisesti. Vertailussa huomioidaan sekä ratkaisun toiminnallinen soveltuvuus, käyttöönoton ja käytön sujuvuus, että kokonaiskustannukset.

Tilaaja arvostaa erityisesti ratkaisun:

• käyttäjälähtöisyyttä ja saavutettavuutta

• integraatiovalmiuksia olemassa oleviin järjestelmiin

• tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta

• skaalautuvuutta ja jatkokehitysmahdollisuuksia

Vertailuperusteet on kuvattu tarkemmin jäljempänä. Kunkin osa-alueen painoarvot on esitetty selkeästi ja tarjoajien odotetaan antavan tarvittavat kuvaukset, referenssit ja mahdolliset liitteet tarjouksensa tueksi.

Vertailukriteerit ja painoarvot

Vertailuhinta 80%. Vertailukriteerinä on tarjoajan hintaliitteeseen laskettu vertailuhinta, josta muodostetaan vertailupisteet

Laatu: vaatimukset 20%. Vertailukriteerinä on tarjoajan toiminnalliset vaatimukset liitteeseen vastaamat pisteytettävät vaatimukset.

Hintavertailu

Tarjousten vertailuhinnoista muodostetaan hinnan vertailukriteeripisteet seuraavasti:

Halvimman vertailuhinnan (Liite 5: Hintaliite kohta ’Vertailuhinta “) tarjous saa hinnan vertailukriteeripisteiksi maksimipisteet 80 ja seuraavaksi halvimmat suhteutettuna tähän.

Laatuvertailu

Vaatimuspisteet määräytyvät seuraavasti, liitteen 6 Toiminnalliset vaatimukset mukaisesti.

Pakollisia vaatimuksia ei pisteytetä.

Pisteytettävien vaatimusten “Kyllä” vastaukset ja “Kehityskohde” vastaukset antavat pisteitä seuraavasti: Kyllä vastausten pistearvo kerrotaan kertoimella 1, Kehityskohde vastausten pistearvo kerrotaan kertoimella 0,5.

Eniten pisteitä saanut tarjous saa laadun vertailukriteeripisteiksi maksimipisteet 20 ja seuraavaksi parhaimmat suhteutettuna tähän.

Vertailu esitetään kokonaisuudessaan liitteessä.

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Hankinta tehdään tarjouskilpailun voittaneelta. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Henkilöstöjohtaja, Riitta Kajander, riitta.kajander@evl.fi

Jakelu

Asianosaiset