Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 08.05.2025/Pykälä 152

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Käsittely

Käsittelyn aikana käytettiin kolme puheenvuoroa.

Päätös

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Helsingin seurakuntayhtymä (jatkossa HSRKY) hankkii työsuhdepolkupyörien leasingpalvelun. Hankinta kuuluu palvelussuhde- ja luontoisetuuksien kokonaisuuteen, jota kehitetään osana palkkausjärjestelmien kehittämistä. Palvelussuhde-etujen kehittämisen tavoitteena on työnantajan kilpailukykyisyyden vahvistaminen työmarkkinoilla, työntekijöiden sitouttaminen sekä työhyvinvoinnin ja työn tuloksellisuuden edistäminen.

Työmatkaetujen kokonaisuus (työsuhdematkalippu ja työsuhdepolkupyörä) on myös osa Yhteisen kirkkonneuvoston (jatkossa YKN) päättämiä HSRKY:n  hiilineutraaliustiekartan tavoitteita, joilla pyritään vähentämään toiminnasta syntyviä päästöjä vuoteen 2030 mennessä (-80% vuoden 2019 tasosta).

YKN on käsitellyt 12.9.2024 ja 12.12.2024 kokouksissaan työsuhdepolkupyöräedun tarjoamista henkilöstölle osana palvelusuhde-etujen kokonaisuutta.

Työsuhdepolkupyörä leasingpalveluna tarjotaan koko henkilöstölle. Työnantaja määrittelee ehdot, joiden täyttyessä työntekijällä on oikeus valita etu käyttöönsä. HSRKY:ssä etuun oikeutettuja on noin 900 työntekijää. Jokainen etuun oikeutettu työntekijä päättää itse, ottaako edun käyttöönsä vai ei. Keskimäärin työpaikoilla työsuhdepolkupyöräedun on ottanut käyttöönsä noin 10% etuun oikeutetusta henkilöstöstä.

Työsuhdepolkupyöräetua tuetaan Suomessa veroedulla. Verotuksessa palkasta pidätettävä summa tai työnantajan palkan päälle antama etu on vuonna 2025 verovapaa 1200 euroa vuodessa. HSRKY:ssä käytetään vaihtoehtoa, jossa työntekijä maksaa polkupyörää itselleen kuukausittain palkasta pidätettävällä summalla.

Valtioneuvosto on esittänyt tämän vuoden huhtikuun kehysriihessä veroedun poistamista vuoden 2026 alusta. Veroedusta riippumatta työnantaja voi jatkossakin tarjota työntekijöille työsuhdepolkupyörän. Mikäli työsuhdepolkupyörän veroetu poistuu, työnantaja harkitsee edun tarjoamisen jatkoa ja käytäntöjä muuttuneessa tilanteessa.

Tehtävällä työsuhdepolkupyörien leasingpalvelun sopimuksella HSRKY ei sitoudu vähimmäisostomäärään. Hankintamenettely toteutetaan toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena. Tilaajalla (HSRKY) sopimuksessa on kolmen (3) kuukauden irtisanomisaika. Palveluntuottajan irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta. Sopimuksen irtisanominen ei edellytä erityisiä perusteluja.

2. Hankintamenettely

Hankinnassa on kyse toistaiseksi voimassa oleva sopimus.

Hankinnan ennakoitu arvo neljän vuoden aikana on noin 425 000 euroa (alv.0%)

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta kilpailutus toteutettiin avoimena menettelynä.

Kilpailutuksen tarjouspyyntö julkaistiin EU-hankintana kansalliseen ilmoituskanavaan Hilmaan (www.hankintailmoitukset.fi) ja EU-hankintojen julkaisukanavaan Tediin (Tenders electronics daily) 26.3.2025. Kysymysten jätön määräaika oli 9.4.2025. Kysymyksiä esitettiin määräaikaan mennessä neljätoista (14) kappaletta. Kysymyksien vastaukset julkaistiin tarjouspalvelussa 14.4.2025.

3. Saadut tarjoukset

Tarjousten määräaika oli 25.4.2025 klo 15.00. Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti kaksi (2) palveluntarjoajaa.

Tarjouksen jättivät:

Etufillari Oy (y-tunnus 2093389-5) ja

GoByBike Finland Oy (y-tunnus Fi31656889)

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Molemmat tarjouksen jättäneet palveluntarjoajat vakuuttivat täyttävänsä soveltuvuusvaatimukset ja kelpoisuusehdot. Soveltuvuusehtojen tarkistus tehdään valittavaksi esitettävältä toimittajalta viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Molemmat tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

6. Tarjousten vertailu

Työsuhdepolkupyörien leasingpalvelun hankinnassa valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, halvin hinta. Tarjousten palvelunlaatu on huomioitu hankinnalle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa. Kriteeristössä huomioitiin sekä työnantajalle että työntekijöille kohdistuvien palvelujen laatu. Asettamalla palvelun laatu vähimmäisvaatimukseksi voitiin kaikilta tarjouksilta edellyttää samaa vähimmäispalvelutasoa.

Kokonaistaloudellinen hinta sisälsi neljän erihintaisen esimerkkipyöräpaketin kokonaishinnan lisäksi kertoimelliset hinnat palveluntarjoajan seuraavista mahdollista hinnoista: palvelumaksu, vakuutuksen omavastuu, sopimuksen keskeyttämisen käsittelymaksu, polkupyörän sopimuksen siirto toiselle työntekijälle sekä polkupyörän toimitusmaksu. Vertailuun sisällytetyillä hinnoilla saatiin kilpailutukseen palveluntarjoajien työsuhdepolkupyörän leasingpalvelun kulut sekä työnantajalle että työntekijälle.

Tarjousten kokonaishinnat halvimmasta kalleimpaan olivat:

1) Etufillari Oy 17 661,60 euroa ja

2) GoByBike Finland Oy 17 708,20 euroa.   

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Hankintapäätöksen perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, halvin hinta.

Kokonaistaloudellisesti halvimman tarjouksen teki Etufillari Oy.

Kilpailutuksen tarjouspyynnössä esitetyn valintaperusteen mukaisesti Yhteiselle kirkkoneuvostolle esitetään työsuhdepolkupyörien leasingpalvelun hankkinnan tekemistä Etufillari Oy:ltä.

Hankintapäätös syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Lisätietoja antaa Henkilöstöjohtaja Riitta Kajander riitta.kajander@evl.fi

Jakelu

Tarjouksen jättäneet

Kaisa Iso-Herttua