Kiinteistöjohtokunta
Esityslista 21.03.2025/Asianro 11

Esittelijä Kiinteistöjohtaja Rasimus Osmo

Päätösehdotus

Kiinteistöjohtokunta päättää

1) sitoutua Sarastian yhteishankintasopimuksen Ostettavat työvaatteet 2025 527344 kaikkiin osakokonaisuuksiin. Helsingin seurakuntayhtymän sopimuksen arvo on noin 150.000 euroa (alv. 0 %) vuodessa eli neljän vuoden sopimuskaudelle noin 600.000 euroa (alv. 0 %).

2) valtuuttaa kiinteistöjohtajan täyttämään, allekirjoittamaan ja palauttamaan sitoutumislomakkeen Sarastialle.

Käsittely

Päätös

Selostus

Sarastia (Numera Palvelut Oy)

Sarastia on kuntien, kuntayhtiöiden ja hyvinvointialueiden yhteisesti omistama palvelukeskus, joka palvelee omistaja-asiakkaidensa lisäksi palkan- ja laskunsaajia, yrityksiä ja eri viranomaistahoja ympäri Suomen.

Sarastia Oy:n virallinen nimi muuttui 1.9.2024 alkaen Numera Palvelut Oy:ksi. Sarastian palvelutuotanto jatkuu ennallaan Sarastia-nimellä.

Asiakasorganisaatioiden näkökulmasta laskuttajan ja sopimuskumppanin virallinen nimi muuttui Numera Palvelut Oy:ksi. Yhtiön y-tunnus säilyy Sarastia Oy:n y-tunnuksena.

Jatkossa Numera-konsernin alla on neljä eri brändiä:

• Sarastia: taloushallinnon ja palkanlaskennan palvelut, asiointi- ja ohjelmistoratkaisut sekä hankintapalvelut

• Tempore: sijaispalvelut ja suorahakupalvelut

• Onvire: sijaispalvelut ja rekrytointipalvelut

• Revire: perintäpalvelut

Seurakuntataloudet ovat Kirkon keskusrahaston ja seurakuntien välisen sidosyksikkösuhteen kautta (välillisinä omistajina) oikeutettuja hyödyntämään Sarastian puitejärjestelyjä, kilpailutuspalveluita sekä muita palveluita.

Sarastian yhteishankintasopimuksiin sitoudutaan ennalta täyttämällä sitoutumislomake, joka toimitetaan Sarastian hankintapalveluihin.

Kirkkohallituksen hankintapalveluista saadun tiedon mukaan uusimmissa Sarastian kilpailutuksissa seurakunnat/seurakuntayhtymät voivat tehdä liittymisen itsenäisesti, sillä Kirkon keskusrahasto on optioasiakkaana kaikissa Sarastian sopimuksissa, ja yksittäiset seurakunnat/seurakuntayhtymät voivat siten liittyä itsenäisesti Keskusrahaston optiovolyymin alla.

Kilpailutussuunnitelma 2025 527344 Ostettavat työvaatteet

Hankinnan kohteen määritykset

Hankinta sisältää asiakasyhteisöjen eri alojen ostettavat työvaatteet sekä työjalkineet. Hankinta sisältää terveydenhuolto-, hoito-, siivous- ja keittiötyöhön tarkoitetut työvaatteet ja asusteet sekä edellä mainituille aloille tarkoitetut työjalkineet.

Lisäksi hankinta kattaa työvaatteet ja asusteet tekniseen työhön, teollisuus- ja rakennusalalle sekä suoja- ja turvajalkineet ja saappaat.

Hankinta sisältää työvaatteet/jalkineet, niihin tehtävät muutostyöt, sovituspalvelun ja asiakastuen sekä mahdollisuuden myymäläasiointiin osakokonaisuuksissa 3 ja 4 (kts. osakokonaisuudet alla).

CPV-koodi: Työvaatteet, erikoistyövaatteet ja työasusteet (18100000-0)

Lopullinen toteutus tehdään aina asiakkaiden toiveiden mukaisesti.

Kilpailutuksen lähestymistapa

Avoin menettely.

Hankinta on suunniteltu jaettavaksi seuraaviin osakokonaisuuksiin:

1.Terveydenhuolto-, hoito-, siivous- ja keittiötyön työvaatteet

2.Työjalkineet

3.Teknisen työn, teollisuus- ja rakennusalan työvaatteet ja varoitusvaatteet

4.Suoja- ja turvajalkineet

Kilpailutettavan sopimuksen luonne

Puitejärjestely. Osakokonaisuudet 1 ja 2 toteutetaan valtakunnallisina, osakokonaisuuksista 3 ja 4 perustetaan erilliset alueelliset osakokonaisuudet maakunnittain hankintaan sitoutuvien asiakkaiden maantieteellisten sijaintien perusteella.

Puitejärjestelyn sisäisen toimittajavalinnan mekanismi tarkentuu prosessin edetessä.

Sopimuskausi on määräaikainen neljä vuotta. Sopimukseen kirjataan asiakaskohtainen irtisanomisaika 6 kuukautta.

Sopimustoimittajien määrä

Alustavasti 3 sopimustoimittajaa /osakokonaisuus

Aikataulu

Tarjouspyyntö on tavoitteena julkaista loppukevään 2025 aikana. Tavoitteena, että sopimuskausi astuu voimaan alkusyksystä 2025.

Yhteishankinnan laatuvaatimuksiin ja vertailuperusteiden painoarvoihin vaikuttamiseksi sitoutuminen hankintaan viimeistään 31.3.2025. Tiukasta aikataulusta johtuen yhteiselle kirkkoneuvostolle on viety päätösesitys 20.3.2025 pidettävään kokoukseen siirto-oikeuden käyttämättä jättämisestä koskien kiinteistöjohtokunnan päätöstä sitoutua Sarastian yhteishankintasopimukseen.

Hankintavolyymin varaamiseksi ja kilpailutettavan hankintasopimuksen hyödyntämiseksi asiakkaan on toimitettava sitoutuminen viimeistään ennen tarjouspyynnön julkaisua.

Kilpailutuksen vertailuperusteet

Kokonaistaloudellisen edullisuuden painotukset.

Hinta 80-90 %, Laatu 10-20 %

Laadun arviointi

Kilpailutuksen vähimmäisvaatimuksissa tullaan huomioimaan vaatteiden soveltuminen erilaisille käyttäjäryhmille ja soveltuminen teolliseen pesuun. Hankinnassa huomioidaan myös työturvallisuuteen liittyvät vaatimukset ja standardit.

Puitejärjestelyyn valittujen toimittajien tulee järjestää tarvittaessa työvaatteiden sovitustilaisuuksia asiakkaiden toimipisteissä sekä antaa asiakastukea vaatteiden valintaan. Valituilla toimittajilla tulee lisäksi olla verkkokauppa/tilausjärjestelmä, jonka kautta asiakkaat voivat tilata työvaatteita ja jalkineita.

Hankinnan laatupisteytyksessä tullaan alustavan suunnitelman mukaan huomioimaan seuraavia tekijöitä:

-Tekstiilien materiaalien ympäristöystävällisyys

-Kiertotaloutta tukevat prosessit

-Varastotuotteiden toimitusaika

Laatukriteerit tarkentuvat prosessin kuluessa.

Hinnoittelumekanismi

Työvaatteille pyydetään kilpailutuksessa hinta €/kpl. Lisäksi pyydetään hinnat yleisimmille muutostöille sekä logojen painatuksille/brodeerauksille.

Johtokunnan päätösvalta

Hallintosääntö luku 5 § 6:

Kiinteistöjohtokunta päättää seuraavat asiat:

2. päättää kiinteistöosaston yhteishankintasopimuksiin sitoutumisesta

Vaikutusten ja riskien arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä ympäristövaikutusten arviointia.

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Kiinteistöjohtaja Osmo Rasimus

p. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi