Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 20.03.2025/Pykälä 92

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Helsingin seurakuntayhtymä hankkii S-Business Oy:ltä ostokorttiratkaisun, jolla korvataan nykyiset diakonian taloudellisessa avustamisessa käytettävät paperiset maksusitoumukset ladattavalla ostokortilla. Vuositasolla koko Helsingissä seurakuntien diakonisesta avustamisesta suurin osa on maksusitoumuksia ruokakauppaan ja hankinta koskee näin valtaosaa seurakunnissa tapahtuvasta taloudellisesta avustamisesta.

Hankinnan tavoitteena on ensisijaisesti hyvä asiakaskokemus, jossa diakonian asiakkaille turvataan sujuva asiointi ruokakaupassa, niin että maksamisprosessi kassalla ei aiheuta ongelmia tai ylimääräistä huomiota eikä maksukorttia käyttävä asiakas erotu joukosta millään tavalla. Tavoitteena on myös voida seurata osto-osoitusten käyttöä digitaalisesti, ladata ostokortteja uudelleen sekä nykyistä sujuvampi laskutusprosessi ja näiden myötä työajan säästö. Palvelun on toimittava ainakin suomen kielellä.

Maksusitoumus tehdään palveluntuottajan (S-Business) järjestelmään, se on henkilökohtainen, sillä on määritelty summa, voimassaoloaika ja siihen tehdään aina tuoterajauksia. Maksusitoumuksen maksimisumma ei voi ylittyä, eikä siitä anneta rahaa takaisin maksutapahtuman yhteydessä. Asiakkaan käyttöön annetaan ostokortti, jonka hän esittää kassalla. Laskutus toteutuu todellisen käytön mukaan, seurakuntakohtaisesti. Ostokorttien käytön seuranta tapahtuu S-busineksen palvelussa. Asiakkaille annettavat kortit ovat uudelleenladattavia ja palvelu toimii suomen kielellä.

Diakonian asiakkaille myönnettävien osto-osoitusten kustannus vuositasolla koko Helsingissä on v 2024 ollut 166 000 euroa, sisältäen alv:n.

Arvioitu kokonaishinta hankinnalle on vuositasolla 180 000 euroa, kahdessa vuodessa 360 000 euroa, sisältäen alv:n.

Hankinnan kulut ovat maksusitoumusten käytöstä syntyviä kuluja eli asiakkaille annettuja avustuksia sekä korttitilausten toimitusmaksut. Palvelussa ei ole kuukausi- tai lisenssimaksuja. Erikseen tehdyistä selvityksistä tai sovituista lisäpalveluista laskutetaan palveluhinnaston mukaisesti.

Hankinta tehdään kahdeksi vuodeksi ja siihen sisältyy kaksi optiovuotta, joiden käyttöönotto ratkaistaan erikseen.

2. Hankintamenettely ja perustelut hankinnan tekemiselle ilman ennakkoon Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistua tarjouskilpailukutsua (Direktiivi 2014/24/EU)

Hankinta on arvoltaan EU-tasoinen.

Hankinta tehdään suorahankintana, määräaikaisesti kahdeksi vuodeksi, jonka jälkeen on mahdollista tarkastella onko markkinoilla muita vastaavia ratkaisuja. Ostokorttiratkaisun hankinnan suorahankintana tekeminen perustuu Hankintalain 40§:ssä mainittuun teknisiin syihin verrattavaan kilpailun puuttumiseen: tavoitteen mukaista palvelua tarjoaa Suomessa tällä hetkellä ainostaan yksi toimija.

Hankintaa koskien tullaan julkaisemaan suorahankintailmoitus. Ilmoituksen saatua lainvoiman edetään sopimuksen tekemiseen.

Hankintaa on valmisteltu tekemällä tietopyyntö ja käymällä markkinavuoropuhelua ruokaa ja päivittäistavaroita tarjoavien kauppaketjujen kanssa Helsingissä. Hankinnan valmistelussa on alkuvaiheessa konsultoitu myös Helsingin kaupungin aikuissosiaalityötä, jossa tarpeet ovat olleet samansuuntaisia kuin diakoniatyössä. Muilla toimijoilla ml. vähittäiskaupan toimijat ei tietopyynnön ja käydyn markkinavuoropuhelun perustella ole tällä hetkellä tavoitellun mukaista, kaikki vaatimukset täyttävää palvelua tarjolla.

S-Business on käynyt keskusteluja asiakkaidensa kanssa ja saanut vastaavaa maksusitoumusten modernisointiin liittyvää palautetta myös muilta asiakkailtaan, jonka pohjalta se on edistänyt tuotteensa tuotekehitystä. Tuotteeseensa sillä on tekninen yksinoikeus. Siten hankinta perustuu Hankintalain 40§:ssä mainittuun, teknisiin syihin verrattavaan kilpailun puuttumiseen: muita vastaavia, asetetut ehdot täyttäviä maksamisratkaisuja ei tällä hetkellä ole saatavilla.

Tällä hetkellä S-Busineksella on kehitettynä diakonisen avustamisen tarpeita vastaava digitaalinen maksamisratkaisu. Lisäksi S-ryhmällä, jonka toimipaikoissa ostokortit toimivat, on Helsingin alueella laaja ruoka-ja päivittäistavaroita tarjoava toimipaikkaverkosto ja ratkaisu palvelee näin kaikkien seurakuntien diakoniatyön asiakkaita. S-Busineksen ostokorttia on testattu piloitoinnilla, jossa on ollut mukana useita tahoja. Helsingin seurakuntien diakoniatyö on osallistunut pilotointiin heinäkuusta 2024 alkaen ja 30.3.2025 päättyen; mukana on ollut useampi seurakunta eri puolilla Helsinkiä. Tuote on asiakkailta ja diakoniatyöntekijöiltä saadun palautteen perusteella todettu toimivaksi ja tavoitteeksi asetetut vaatimukset täyttäväksi. Myös laskutusprosessi on todettu toimivaksi.
 

3. Hankintapäätös ja -sopimus

Hankintapäätös tehdään suorahankintana S-Business Oy:ltä.
Hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
 

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Diakonian päällikkö Asta Turtiainen, asta.turtiainen@evl.fi