Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 25.02.2025/Pykälä 64

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvoston päättää:

1) hyväksyä liitteenä olevan hankintaohjeen, joka korvaa yhteisen kirkkoneuvoston 14.12.2023 hyväksymän hankintaohjeen.

2) että uusi hankintaohje astuu voimaan 1.3.2025.

Käsittely

Hankintapäällikkö Sari Aartolahti selosti asiaa.

Käsittelyn aikana käytettiin kuusi puheenvuoroa.

Päätös 

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

Taustaa

Helsingin seurakuntayhtymässä toteutettiin yhteishankintojen ja hankintojen johtamisen kehittämiseen tähtäävä Yhteishankinnat – projekti vuosina 2023-2024. Projektin aikana luotiin Helsingin seurakuntayhtymälle mm. malli hankintojen prosessista sekä henkilöroolituksista. Projektin edetessä tunnistettiin myös tarve laajentaa aiempi, vuonna 2019 hyväksytty ja 2023 päivitetty hankintaohje vastaamaan paremmin organisaatiossa esiin nousevia kysymyksiä.

Projektiryhmä päätti edistää aiempaa laajemman version tekemistä, joka käsittelisi kattavammin julkisorganisaation hankintatoimen elinkaarta suunnittelusta sopimushallintaan.    Projektiryhmässä päädyttiin työstämään hankintaohje aiempaa käsikirjamaisempaan muotoon, jotta hankintalain edellyttämiä toimenpiteitä pystyttäisiin avaamaan enemmän.

Hankintaohje sisältää varsinaisen ohjeen täydennyksenä liitteet ”Mitä teen jos minun pitää hankkia jotakin” sekä kirjoitettuna että visualisoituna dokumenttina. Lisäksi hankintojen ja sopimusten tilastointia ja seurantaa helpottamaan ohjeen liitteeksi tulee ”Hankintojen perustietolomake.”

Päätösehdotuksen perustelut

Hankintojen vaikuttavuus ja eri käyttäjäryhmät huomioiva yhteisen prosessin mukainen suunnittelu ja toteutus mahdollistavat toimivat ja tilaajaa parhaiten palvelevat sopimusmallit. Uudessa hankintaohjeessa on kuvattuna Yhteishankinnat-projektin aikana muodostettu hankinnan elinkaaren prosessikuvaus Helsingin seurakuntayhtymässä. Prosessit, joissa huomioidaan koko hankinnan elinkaari, helpottavat paitsi toteutusta, myös johtamista, seurantaa ja valvontaa.

Myös uutena asiana ohjeeseen lisätty, prosessia tukeva henkilöstön roolitusta hankinnan eri vaiheissa kuvaava kaavio myös avaa käyttäjille aiempaa laajemmin ja perusteellisemmin, miten eri tahot osallistuvat eri rooleista käsin onnistuneen hankinnan valmisteluun, kilpailutukseen ja toteutusvaiheeseen.

Uusi liite perustietolomake täytetään yhteisesti sovittavalla tavalla ja toimitetaan hankintaa valmistelevalle hankinta-asiantuntijalle ennen projektin aloittamista. Perustietolomakkeen tietojen pohjalta on mahdollista jatkossa koota tilastoa ja tehdä vertailua Helsingin seurakuntayhtymän hankinnoista ja esimerkiksi niiden vaikuttavuuskriteereistä ja niiden kehityksestä.

Hankintaohjeen toimintaohjeita noudattamalla on myös myös mahdollista kehittää sopimusseurantaa, kun toimintamallit yhtenäistetään. Jotta tarvittaessa on mahdollista tehdä muutoksia ja tarkennuksia toimintaan, tulee olla yhteinen ymmärrys siitä, millainen on toimintamalli ja esimerkiksi mitä tietoja hankintasopimuksista ja ostolaskutuksesta raportoinnin näkökulmasta kerätään ja toimittajien edellytetään meille toimittavan.

Edelleen uutena asiana hankintaohjeessa annetaan vinkkejä arvonlisäverovelvollisuutta koskeviin kysymyksiin. Osassa toimintaamme on mahdollista tehdä arvonlisäveroon kohdistuvia vähennyksiä, jotka tulee huomioida talouden hallinnassa.

Esteellisyyttä, lähipiirihankintoja ja sidonnaisuuksia koskevat kysymykset on myös nostettu osaksi uudistettua hankintaohjetta. Helsingin seurakuntien toimijoiden tulee kiinnittää huomiota näihin ja huolehtia riittävästä dokumentoinnista.
 

Aikataulu

Sillä edellytyksellä, että yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityksen uudesta hankintaohjeesta, se tulee voimaan 1.3.2025. Hankintaohjeesta on tavoitteena antaa henkilöstölle koulutusta 28.3.2025 järjestettävän hankintakoulutuksen myötä.

Hankintaohje käännetään hyväksymisen jälkeen, kevään 2025 aikana, myös ruotsiksi ja toimitetaan sekä suomenkielisenä että ruotsinkielisenä versiona tiedoksi seurakuntiin.

Vaikutusten ja riskien arviointi

Hankintatalouden johtamisen ja siihen kohdistuvan riskinhallinnan näkökulmasta on erittäin tärkeää huolehtia julkisyhteisöjä koskevan hankintalain ja siihen liittyvän ohjeistuksen antamisesta organisaatiomme sisäisesti. Suomen suurimpana evankelisluterilaisena seurakuntataloutena meidän tulee toimia siten, että edistämme määrätietoisesti osaltamme  sellaisia julkisen hankintatoimen malleja, joissa huomioidaan meille strategisesti tärkeät taloudelliset, ekologiset ja sosiaaliset näkökohdat.

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Hallintojohtaja Juha Silander, juha.silander@evl.fi

Jakelu

Helsingin seurakunnat