Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 23.01.2025/Pykälä 15

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkovaltuusto päättää
1) valita Helsingin seurakuntayhtymän siivouspalveluiden sopimustoimittajaksi Coor Service Management Oy:n toukokuusta 2025 alkaen kolmen vuoden sopimuskaudelle. Sopimuksen arvioitu kokonaisarvo on noin 4.500.000 euroa (alv. 0 %) sisältäen mahdollisen optiokauden,
2) valtuuttaa kiinteistöjohtajan tekemään ja allekirjoittamaan hankintaa koskevan sopimuksen,
3) valtuuttaa kiinteistöjohtajan ratkaisemaan option käyttöönotosta. Päätös option käyttöönotosta tehdään erikseen.

Käsittely

Käsittelyn aikana käytettiin kaksi puheenvuoroa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että yhteinen kirkkovaltuusto päättää

1) valita Helsingin seurakuntayhtymän siivouspalveluiden sopimustoimittajaksi Coor Service Management Oy:n toukokuusta 2025 alkaen kolmen vuoden sopimuskaudelle. Sopimuksen arvioitu kokonaisarvo on noin 4.500.000 euroa (alv. 0 %) sisältäen mahdollisen optiokauden,
2) valtuuttaa kiinteistöjohtajan tekemään ja allekirjoittamaan hankintaa koskevan sopimuksen,
3) valtuuttaa kiinteistöjohtajan ratkaisemaan option käyttöönotosta. Päätös option käyttöönotosta tehdään erikseen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena ovat seuraavat palvelut:

1. Ylläpitosiivous

Toimitilasiivous: 12 kohdetta

Porrassiivoukset: 9 kohdetta

2. Perussiivous (erikseen tilattavana)

3. Seuraavat lisäpalvelut: Ikkunanpesut, Perussiivous, Saniteettitarvikkeet, Astianpesuaineet, Muut tarvikkeet, Wc-harjojen tarpeenmukainen vaihto sopimuskaudella, Liinavaate- ja pyykkihuoltopalvelu (OPTIONA aikaisintaan 1.2.2026 alkaen).

Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa 1.5.2025. Sopimuskausi alkaa kuitenkin aikaisintaan sopijapuolten allekirjoitettua hankintasopimuksen.

Sopimuskausi päättyy 30.4.2028.

Tähän sopimukseen sisältyy enintään 24 kuukauden pituinen optiokausi 30.4.2030 saakka. Optiokauden käyttäminen on yksin asiakkaan päätettävissä. Asiakas ilmoittaa toimittajalle optiokauden käyttämisestä viimeistään 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.

2. Hankintamenettely

Hankinta perustui Hansel Oy:n dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) ”Siivouspalvelut 2021–2025 Luokka 1” sisäiseen kilpailutukseen. Tarjoajat ovat dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyjä tarjoajia. DPS on täysin sähköinen, kaikille soveltuvuusehdot täyttäville tarjoajille avoin hankintamenettely.

Helsingin seurakuntayhtymän hallintosäännön 5 luvun 6 § mukaan kiinteistöjohtokunta päättää kiinteistöosaston yhteishankintasopimuksiin sitoutumisesta. Kiinteistöjohtokunnan 23.09.2024 tekemä päätös § 80 Sitoumus Hansel Oy:lle liittymisestä yhteishankintaan Siivouspalvelut 2021–2027 (DPS) on päätöksen liitteenä.

Tarjouspyyntö on julkaistu dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyinä olevien sopimustoimittajien saataville 19.11.2024.

Lisätietokysymyksiä otettiin vastaan 9.12.2024 asti. Määräaikaan mennessä Tarjouspalvelu.fi –sivuston kautta esitettiin kuusi kysymyskokonaisuutta, joihin vastattiin samaisella sivustolla. Esitettyjen kysymysten johdosta hankintayksikkö korjasi tarjouspyyntöä ja/tai sen liitteitä kolmesti 26.11.2024, 2.12.2024 ja 9.12.2024.

3. Saadut tarjoukset

Tarjouksia saatiin tarjouspyynnössä asetettuun tarjousten jättämiselle varattuun määräaikaan 17.12.2024 , klo 12:00 mennessä yhdeksältä tarjoajalta:

- Alltime Suomi Oy (2973031-4)

- Coor Service Management Oy (1597866-9)

- ISS Palvelut Oy (0906333-1) 

- L&T Siivous Oy (3155982-7) 

- N-Clean Oy (1009938-2

- Palmia Oy (2653762-3)

- RTK-Palvelu Oy (2659323-8) 

- Siskon Siivous Oy (0977912-9)

- SOL Palvelut Oy (2160299-1)

4. Tarjoajien soveltuvuuden vertailu

Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä tarjouspyynnössä ilmoitetut soveltuvuusehdot.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

6. Tarjousten vertailu

Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka vertailuperusteet ovat olleet seuraavat:

Hinta: painoarvo 100.

Hintaa on käytetty kokonaistaloudellisen edullisuuden ainoana vertailuperusteena, koska laatu on huomioitu laajoissa ja kattavissa vähimmäisvaatimuksissa.

Hinnat vertailtiin hintalomakkeella ilmoitettujen hintatietojen ja niistä muodostetun vertailuhinnan perusteella.

Vertailuhinnaltaan halvin tarjous sai painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutettiin vertailuhinnaltaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta/tarjoajan vertailuhinta) * painoarvo.

Tarjousten vertailutaulukko on päätöksen liitteenä.

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Halvimman hinnan antanut tarjoaja Coor Service Management Oy valitaan sopimustoimittajaksi.

Dynaamisen hankintajärjestelmän sisäiseen kilpailutukseen perustuva hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan edellyttää erillistä kirjallista hankintasopimusta.

Vaikutusten ja riskien arviointi

Siivouspalvelut 2021–2025 (DPS) -yhteishankinta on saanut seuraavat Hanselin vastuullisuustunnukset:

Ympäristötunnus

Sosiaalisen vastuun tunnus

Taloudellisen vastuun tunnus

Tarkemmat tiedot yllä olevista vastuullisuustunnuksista on eritelty päätöksen liitteenä.

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Kiinteistöjohtaja Osmo Rasimus, p. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi

Jakelu

Tarjouksen jättäneet