Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 28.11.2024/Pykälä 342

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1) ottaa käyttöön optiokauden sopimuksesta S2021-00081 Elisa Oyj:n kanssa ajalle 1.1.2025 - 31.12.2028,

2) hankkia Elisa Oyj:lta SLA 3-tasoon perustuvan ylläpidon (Huolenpidon) hintaan 59 000 euroa (alv. 0%) ja pienkehitystyötä korkeintaan 100 000 eurolla (alv 0%) optiokaudella 1.1.2025 - 31.12.2028,

3) valtuuttaa yhteisen seurakuntatyön johtajan allekirjoittamaan tehtävän sopimuksen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

Taustaa

Diakonian CRM on Helsingin seurakuntayhtymän omana Microsoft-tuotteena valmistunut asiakkuudenhallinnan ohjelma, joka korvasi diakoniatyössä aiemmin käytössä olleen Status-järjestelmän. Diakonian CRM otettiin käyttöön kaikissa seurakunnissa tammikuussa 2023. Loppuvuodesta 2023 ohjelmalle teetettiin hyötyjen arviointi, jossa ohjelman käyttäjät antoivat palautetta ja kehitysehdotuksia ohjelman jatkokehitystä varten. Käyttöönoton jälkeen ohjelmaa on kehitetty saadun palautteen ja diakoniatyön tarpeiden mukaan.

YKN:n päätöksen (26.09.2024, § 274) mukaisesti ohjelman aktiivinen kehittäminen päätetään vuoden 2024 loppuun mennessä ja tuote siirretään ylläpitoon. Alkuperäisen hankintapäätöksen (23.9.2021, 273 §) kohteena oli asiantuntijatyön tilaaminen uuden asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM) toteuttamiseksi. Hankinnan ennakoitu arvo oli 825.000 euroa (alv 0%) ja sopimuskausi määräaikainen 15.10.2021 – 31.12.2024. Lisäksi päätöksen selostusosassa todetaan, että Helsingin seurakuntayhtymä voi harkintansa mukaan jatkaa sopimusta optiona ajalle 1.1.2025 – 31.12.2028. Tähän hankintaan liittyvänä lisähankintana Helsingin seurakuntayhtymällä on oikeus sopimuskauden aikana hankkia toimittajalta ylläpitopalvelua ja jatkaa sopimusta alkuperäisen sopimuksen ehdoin optiokaudelle ilman erillistä uutta kilpailutusta. Sopimuksella on kahden viikon irtisanomisaika.

Pienkehitystyötä tullaan tekemään aitojen käyttäjätarpeiden mukaan, joilla tuodaan ohjelmaan työtä helpottavia uusia ominaisuuksia tai tehdään muutoksia nykyisiin ominaisuuksiin mm. toimintaympäristön muutoksista johtuen. Pienkehitystyö suunnitellaan etukäteen ja jokaisesta viranhaltijapäätöksen rajan ylittävästä kehitystyöstä tehdään erillinen kirjallinen päätös voimassa olevien sääntöjen mukaisesti.

Liitteenä Elisa Oyj:n ylläpidon (Hoivanpito) tarjous ja kuvaus.

Vaikutusten ja riskien arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Asta Turtiainen asta.turtiainen@evl.fi ja Stefan Forsén stefan.forsen@evl.fi

Jakelu

Asta Turtiainen
Riina Lilja