Kiinteistöjohtokunta
Pöytäkirja 23.09.2024/Pykälä 80

Esittelijä Kiinteistöjohtaja Rasimus Osmo

Päätösehdotus

Kiinteistöjohtokunta päättää

1) antaa Hansel Oy:lle sitoumuksen liittymisestä Siivouspalvelut 2021-2027 dynaamiseen hankintajärjestelmään (DPS). Sitoumuksen arvioitu kokonaisarvo enimmillään kuuden vuoden sopimuskaudelle on noin 5.000.000 euroa (alv. 0 %),

2) valtuuttaa hankinta-asiantuntijan tekemään liittymisilmoituksen

Käsittely

Käsittelyn aikana tiedusteltiin Hanselin palvelumaksun suuruutta, mikä varmistettiin kokouksen jälkeen olevan 1 % arvonlisäverottomasta kokonaislaskutuksesta.

Päätös

Hyväksyttiin esityksen mukaan.

Selostus

Taustaa

Hallintosäännön 5 luvun 6 § mukaan kiinteistöjohtokunta päättää kiinteistöosaston yhteishankintasopimuksiin sitoutumisesta.

Dynaamisessa hankintajärjestelmässä hankintayksikkö tekee hankintajärjestelmän sisäisiä minikilpailutuksia ja määrittelee tarjouspyynnössä hankinnan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet. Hankintapäätökset tehdään kunkin hankinnan kohdalla erikseen.

Tällä hetkellä voimassa oleva siivouspalveluiden puitesopimus päättyy 28.2.2025. Nyt kilpailutettavaan kokonaisuuteen on tarkoitus sisällyttää optiona myös pesulapalveluita (nykyinen puitesopimus päättyy 31.1.2026) sekä vaihtomatto- ja hygieniatuotepalveluita (nykyisen puitesopimuksen mahdollinen viimeinen optiovuosi päättyy 30.9.2027).

Päätösehdotuksen perustelut

Yhteisen kirkkoneuvoston 25.05.2023 päätöksen § 173 Yhteisten palveluiden ympäristöohjelman hyväksyminen vuosille 2024–2028 ja Kirkon ympäristödiplomin auditoinnin pyytäminen mukaisesti yhteishankintojen käyttökelpoisuus selvitetään hankinnoissa, ja niiden käyttöä jatketaan ja lisätään.

Hankinnan kohde

Siivouspalvelut voi sisältää seuraavat palvelut:

- Asiakkaan tarpeen mukaisen ylläpito- ja perussiivouksen sekä

- Siivoustehtävään liittyvien tarvittavien tavaroiden ja palvelujen hankinnan sekä jakelun, kuten

• Saniteettitarvikkeet ja muut hygieniatuotteet
• Tarviketäydennykset

- Erikseen tilattavan ylläpito- ja perussiivouksen, kuten

• Tilamuutoksista aiheutuvat siivoustyöt
• Vahinkojen jälkisiivoukset jne. kuten vesivahingot, tekstiilikalusteiden äkillinen likaantuminen esim. eritesiivous

- Siivouspalveluihin välittömästi liittyvät ja/tai prosessia tukevat lisäpalvelut, kuten

• Vaihtomattopalvelu
• (Tietoaineiston käsittely ja hävittäminen tietoturvallisuusvaatimusten mukaisesti)
• (Välipala-/juoma-automaattien hoitopalvelu)
• Liinavaate- ja pyykkihuoltopalvelu mm. työvaatteiden ja virka-asujen pesulaan lähettäminen, pyykkihuolto asiakkaan tiloissa jne.
• (Viherkasvien hoitopalvelu)
• (Asiakkaan vastuulla olevat kiinteistönhoitopalvelut, jotka eivät vaadi erityistä ammattitaitoa esim. lamppujen vaihto (alavalaisimet) hälytysjärjestelmien kytkeminen, ovien aukaisu/sulkeminen jne.)
• (Aula-, vastaanotto- ja virastotukipalvelu esim. työskentely neuvonnassa (ei edellytä vartijakorttia) ja puhelinvaihteenhoito, paperien kopiointi, postin jakelu, huonekalujen siirrot ja järjestelyt jne.)
• (Ateriapalvelun tukitehtävät, jotka eivät vaadi erityistä ruokahuollon ammattitaitoa esim. astiahuolto, ruoan esillelaitto)
• Muut pienehköt erikseen sovittavat asiakaskohtaiset lisäpalvelut.

Siivouspalveluihin välittömästi liittyvät ja/tai siivousprosessia tukevat lisäpalvelut eivät saa muodostaa kuitenkaan yli puolta hankittavien palvelujen arvosta.

Sulkuihin on merkitty osa-alueet, joita ei olla sisällyttämässä minikilpailutukseen.

Yhteishankinnan edut

- Sopimustoimittajien soveltuvuus tarkistettu

- Hansel tarkistaa tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Toimittajat ja alihankkijat ovat toimittajavastuuseurannan piirissä koko sopimuskauden ajan (toimittaja voi käyttää vain Hanselin hyväksymiä alihankkijoita).

- Hankintayksikön tarpeita tukevat sopimus- ja turvallisuusehdot, joihin on mahdollisuus vaikuttaa minikilpailutuksen tarjouspyynnössä tarkennettavilla vaatimuksilla.

- Vastuullisuus huomioitu ympäristövastuun, taloudellisen vastuun ja sosiaalisen vastuun osalta.

- Maantieteellisesti hyvin saatavilla olevat palvelut

- Minikilpailutuksen malliasiakirjat auttavat tarpeen kartoituksessa, kilpailutuksen toteutuksessa ja hankintapäätöksen tekemisessä.

- Hanselin asiantuntijoiden laaja tuki koko sopimuskauden ajaksi, muun muassa asiakkaan edunvalvonta ja toimittajahallinta sekä kilpailutusasiakirjojen kommentointi.

Aikataulu

DPS:n sisäinen minikilpailutus on tarkoitus toteuttaa syksyn 2024 aikana siten, että hankintapäätös on aikaisintaan 28.11.2024 yhteisen kirkkoneuvoston kokouksen kautta 12.12.2024 yhteisen kirkkovaltuuston kokoukseen.

Sopimuskausi

Dynaaminen hankintajärjestelmä on voimassa 31.12.2027 saakka.

Asiakkaan hankintasopimuksen pituus voi olla enintään kuusi vuotta ja sen voimassaolon tulee päättyä viimeistään 31.12.2030.

Vaikutusten arviointi

Taloudellisten ja ympäristövaikutusten osalta selostus-osion Yhteishankinnan edut -kohdan mukaisesti yhteishankinnassa vastuullisuus on huomioitu ympäristövastuun, taloudellisen vastuun ja sosiaalisen vastuun osalta.

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Kiinteistöjohtaja Osmo Rasimus

p. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi