Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 15.08.2024/Pykälä 223

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1) valita Vainajalogistiikka ja hautahaku.fi -palveluiden ylläpito- ja jatkokehityspalveluiden toimittajaksi tarjousvertailun voittaneen Twoday Oy:n;

2) valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen sekä päättämään kolmen (3) vuoden optiokauden käyttöönotosta;

3) tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Käsittely

Kiinteistöjohtaja Rasimus selosti asiaa.

Käsittelyn aikana käytettiin kolme puheenvuoroa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena on asiantuntijatyö hautahaku.fi ja Vainajalogistiikka -palveluiden pienkehitykseen ja laajempaan projektoituun jatkokehitykseen. Lisäksi hankinnan kohteena on hautahaku.fi ja Vainajalogistiikka -palveluiden jatkuvan ylläpidon palvelu.

Sopimuksen ennakoitu kokonaisarvo on noin 472.000 euroa (alv. 0 %) sisältäen mahdollisen kolmen (3) vuoden optiokauden. Sopimuskausi on 1.10.2024 - 31.5.2028. Helsingin seurakuntayhtymä voi harkintansa mukaan jatkaa sopimuskautta yhdellä enintään kolmen (3) vuoden mittaisella optiokaudella. Mahdollisesta optiokauden käytöstä tehdään erillinen päätös.

Hankintamenettely

Yhteinen kirkkoneuvosto päätti 30.11.2023 (§ 337) antaa Hansel Oy:lle sitoumuksen liittymisestä IT-konsultointi 2023-2028 -dynaamiseen hankintajärjestelmään (DPS).

Helsingin seurakuntayhtymä kilpailutti tarvitsemansa asiantuntijatyön IT-konsultointi 2023-2028 -dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) sisäisenä minikilpailutuksena. Asiakkaan ja Toimittajan välillä tehdään hankintasopimus.

Hankintasopimus tarkoittaa Hanselin sopimukseen liityttyämme Helsingin seurakuntayhtymän ja toimittajan välistä sopimusta, jossa on sovittu tämän dynaamisen hankintajärjestelmän perusteella hankittujen palveluiden toimittamisesta tätä hankintaa koskevan sopimuksen ja näiden ehtojen asettamissa rajoissa.

Tarjouspyyntö julkaistiin dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyinä olevien sopimustoimittajien saataville 20.6.2024 Hanselin Kisa-apuri -järjestelmää käyttäen. Sopimustoimittajilla oli mahdollisuus esittää lisätietokysymyksiä 30.6.2024 asti. Määräaikaan mennessä Kisa-apuri -järjestelmän kautta esitettiin 36 kysymystä ja niihin vastattiin 1.7.2024.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 10.7.2024 klo 14.00 mennessä hankintayksikkö sai seitsemän tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat (aakkosjärjestyksessä):

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnön mukaisesti sopimustoimittajaksi valitaan halvimman vertailuhinnan antanut tarjoaja. Halvin vertailuhinta on Twoday Oy:llä ja sen tarjous todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi. Hankinta tehdään tarjouskilpailun voittaneelta Twoday Oy:ltä.

Dynaamisen hankintajärjestelmän sisäiseen kilpailutukseen perustuva hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan edellyttää erillistä kirjallista hankintasopimusta. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosaiset ovat saaneet hankintapäätöksen perusteluineen ja valitusosoituksineen tiedoksi. Hankintayksikkö ottaa valittuun toimittajaan yhteyttä hankintasopimuksen viimeistelemiseksi.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Ympäristövaikutusten arviointi

 Asiassa ei ole tarpeen tehdä ympäristövaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Kiinteistöjohtaja Osmo Rasimus
p. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi

Jakelu

Tarjouksen jättäneet