Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 13.06.2024/Pykälä 58

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkovaltuusto päättää
1) hankkia Helsingin seurakuntayhtymän leirikeskuksiin keittiöpalvelut Delicatessen Ravintoloilta (Oy Shaba Ab). Sopimus tehdään aikavälille 1.3.2025-28.2.2028. Hankintaan kuuluu lisäksi mahdolliset optiot 1.3.2028-28.2.2029 ja 1.3.2029-28.2.2030. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo optiot mukaan luettuina on 3,9 milj. euroa (alv 0%).
2) valtuuttaa yhteisen seurakuntatyön johtajan tekemään ja allekirjoittamaan hankintaa koskevat sopimukset sekä päättämään optiovuosien käyttöönotosta vuosi kerrallaan toimittajan kanssa.
3) velvoittaa yhteisen seurakuntatyön osuuden kustannuksista kunkin leirikeskuksen kustannuspaikalta. Seurakunnat maksavat osuutensa voimassa olevan leirivuorokausihinnan mukaisesti.
4) tarkastaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Esittelijä Hallintojohtaja Silander Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se päättää:

1) hankkia Helsingin seurakuntayhtymän leirikeskuksiin keittiöpalvelut Delicatessen Ravintoloilta (Oy Shaba Ab). Sopimus tehdään aikavälille 1.3.2025-28.2.2028. Hankintaan kuuluu lisäksi mahdolliset optiot 1.3.2028-28.2.2029 ja 1.3.2029-28.2.2030. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo optiot mukaan luettuina on 3,9 milj. euroa (alv 0 %).

2) valtuuttaa yhteisen seurakuntatyön johtajan tekemään ja allekirjoittamaan hankintaa koskevat sopimukset sekä päättämään optiovuosien käyttöönotosta vuosi kerrallaan toimittajan kanssa.

3) veloittaa yhteisen seurakuntatyön osuuden kustannuksista kunkin leirikeskuksen kustannuspaikalta. Seurakunnat maksavat osuutensa voimassa olevan leirivuorokausihinnan mukaisesti.

4) tarkastaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Käsittely

Todettiin, että pöydille on jaettu korjattu liite numero 20: tarjouspyyntö.

Diakonian päällikkö Asta Turtiainen selosti asiaa.

Käsittelyn aikana käytettiin 14 puheenvuoroa.

Keskustelun aikana Mervi Assmann teki Marianne Heikkilän, Liisa-Maria Voipio-Pulkin, Johanna Harjunpään ja Jan-Anders Saleniuksen kannattamana seuraavan ponsiesityksen:

"Tarjouspyynnössä ympäristöasioissa otettava huomioon maistuvan ja monipuolisen kasvisruuan lisääminen. Seurakuntatyön johtajan neuvoteltava valitun leirikeskusten keittiöpalvelujen toimittajan kanssa korkealaatuisen ja maistuvan kasvisruuan valmistamisesta, jotta kasvisruuan määrää voidaan leirikeskusten tarjoiluissa lisätä YKV:ssä käsitellyn aloitteen mukaisesti (Yhteinen kirkkovaltuusto, Pöytäkirja 10.09.2020/Pykälä 43: Valtuustoaloite Minna Havunen ym. 12.9.2019 kasvisruoka) linkki: https://hsrky-fi.oncloudos.com/kokous/2020292040-8.PDF

Toivomusponsi hyväksyttiin yksimielisesti.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena ovat Helsingin seurakuntayhtymän omistamien leirikeskusten keittiöpalvelut aikavälille 1.3.2025-28.2.2028. Hankintaan kuuluu lisäksi mahdolliset optiot 1.3.2028-28.2.2029 ja 1.3.2029-28.2.2030. Optioiden käyttöönotosta päätetään 1 vuosi kerrallaan.

Hankintayksikköä, Helsingin seurakuntayhtymää, edustaa Yhteinen seurakuntatyö. Yhteinen seurakuntatyö vastaa Helsingin seurakuntayhtymän omistamien leirikeskusten (Korpirauha, Lohiranta, Porkkala ja Lekholmen) keittiöpalveluiden hankinnasta yhteisten etujen mukaisesti. Yhteishankinnalla kilpailutuksen kautta tavoitellaan taloudellista hyötyä Helsingin seurakuntayhtymälle ja keskitetään hankinta siten, että kaikissa omissa leirikeskuksissa olisi tasalaatuinen ruokahuolto.

Hankinta tehdään perustuen huhtikuussa 2024 avoinna olleeseen EU-tason kilpailutukseen. Palveluntarjoajaksi valitaan hinta - ja laatupisteiden perusteella eniten pisteitä saanut tarjoaja. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on optiot mukaan luettuina arviolta 3,9 miljoonaa euroa (alv 0 %). Hankinnan vuotuinen kokonaisarvo on laskettu siten, että siitä noin 24 000 majoitusvuorokautta (noin 700 000 €) on sisäisiä leirejä ja noin 2 000 majoitusvuorokautta (noin 90 000 €) ulkoisia leirejä eli seurakuntayhtymän ulkopuolisia asiakkaita. Ulkopuolisten asiakkaiden ruokailukustannukset palautuvat yhtymälle. Määrät ovat arvioita, eikä seurakuntayhtymä sitoudu mihinkään minimäärään hankinnassa.

Hankinnan lapsivaikutukset on huomioitu, koska leirikeskuksissa järjestetään ensisijaisesti alaikäisille suunnattuja leirejä. Hankinnalla edistetään Kirkko Helsingissä strategisia tavoitteita huomioiden erityisesti nuorten erityistarpeita leirikeskusruokien suhteen.

Tarjouskilpailun kriteereissä on huomioitu laajasti ekologisia ja sosiaalisia tekijöitä. Talouden kestävyyttä edistetään kustannustehokkaalla, keskitetyllä hankinnalla, perustuen markkinavuoropuhelusta saatuun informaatioon siitä, miten kilpailutuksessa saadaan paras tulos keskittämällä kaikki leirikeskukset yhdelle tarjoajalle. Leirikeskukset eriteltyinä olisi saattanut aiheuttaa sen, että joihinkin kohteisiin ei olisi saatu tarjousta ollenkaan.

Hankittava ruokapalveluiden tuottaja tarjoaa yksinoikeudella Helsingin seurakuntayhtymän omistuksessa olevien leirikeskusten kaikki ruokapalvelut. Tämä tarkoittaa sekä omien että ulkopuolisten leirien täysihoitoja sekä mahdollisia lisätilauksia ruokailuihin.

2. Hankintamenettely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki).

Hankinta on E-liitteen alaista hankintaa (Sote- ja muut erityiset palvelut). Tarjouspyyntö julkaistiin Hilmassa (julkisten hankintojen ilmoituskanava) sekä TED:ssä (EU-hankintojen ilmoituskanava) 15.3.2024. Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää kysymyksiä avoinna olevasta tarjouskilpailusta. Kysymysten jättöpäivä oli 22.3.2024, johon mennessä hankintayksikölle ei tullut yhtään kysymystä.

3. Saadut tarjoukset

Tarjousten jättöpäivään 4.4.2024 mennessä saapui 1 tarjous:

Delicatessen Ravintolat (Oy Shaba Ab), 1055839-0

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjoaja vakuutti täyttävänsä tarjouspyynnön soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Soveltuvuuden täyttyminen tarkistetaan valittavalta tarjoajalta viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Tarjouksen jättänyt palveluntarjoaja on toiminut Helsingin seurakuntayhtymän leirikeskuksissa vuodesta 2021 lähtien ja osoittanut toiminnallaan olevansa hyvä ja luotettava yhteistyökumppani.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjous oli tarjouspyynnön ehtojen mukainen.

6. Tarjousten vertailu

Tarjouksista ilmoitettiin valittavan kokonaistaloudellisesti edullisin. Edullisuutta tarkasteltiin tässä tarjouskilpailussa parhaan hinta-laatusuhteen arvioinnilla.

Hankinnan kohteen kriteereissä pyrittiin huomiomaan kaikki leiriruokailuihin liittyvät asiat panostaen tarjottavien ruokien monipuolisuuteen, maukkauteen, riittävyyteen ja vastuullisuuteen. Samat ehdot koskevat erityisruokavalioita.

Hankinnassa on huomioitu aikaisemmilta vuosilta saatu palaute leirikeskusruuasta sekä otettu huomioon seurakuntien toiveita keittiöpalveluihin liittyen. Keittiöhenkilökunnalta edellytetään kykyä toimia lasten ja nuorten kanssa sekä nuhteetonta taustaa (lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä annettu laki 504/2002).

Ympäristönäkökulmat on huomioitu hankinnassa entistä laajemmin. Ympäristönäkökulmiin liittyvissä vaatimuksissa on mm. edellytetty henkilökunnan perehdytystä energiansäästöön sekä ympäristöystävällisiin valintoihin ruuanvalmistuksessa, kierrätyksestä ja hävikin vähentämisestä. Tarjoajan edellytetään välttämään kertakäyttöastioita, muissa kuin siihen pakottavissa tilanteissa sekä käyttämään keittiössä ympäristöystävällisiä siivous- ja puhdistusaineita. Viikon kestävän leirin aikana kaikille tarjotaan kasvisruokaa kolmella aterialla. Kokonaista kasvisruokapäivää ei edellytetä, koska se on yleisen palautteen perusteella koettu huonoksi ja vastustusta herättäväksi.

Tarjouspyynnössä oli vähimmäisvaatimuksena 10 % vastuullisesti tuotettujen raaka-aineiden käytölle ruuan valmistuksessa. Vastuullisesti tuotetuksi lasketaan esimerkiksi luomu, reilu kauppa, sydänmerkki, MSC tai UTZ ja/tai alueella tyypilliset sesonkituotteet.

Sosiaalinen vastuullisuus on kisassa huomioitu siten, että vähimmäisvaatimuksena on mm. huolehtia henkilökunnan työhyvinvoinnista. Tarjoajan oli mahdollista saada lisäpisteitä esimerkiksi vaikeasti työllistettävän henkilön töihin ottamisesta. Tarjoajan on toimitettava raportti toteutuneista sosiaalisen vastuullisuuden toimista kunkin kesän päätteeksi. Leirikeskusten haastavat sijainnit huomioiden, esimerkiksi työkokeilumahdollisuuksien tarjoamisen ei tarvitse tapahtua juuri leirikeskuksessa vaan on riittävää, että sosiaalista vastuullisuutta toteutetaan tarjoajan jossain toimipisteessä.

Tarjouspyynnössä pyydettiin kaksi erillistä hintaa, 1 hinta Helsingin seurakuntien omille leirille ja 1 ulkopuolisten asiakkaiden leireille. Molemmat hinnat toimivat kilpailutuksen vertailuhintoina. Ulkopuolisten ryhmien menut poikkeavat jonkin verran sisäisten ryhmien menuista.

Laatupisteitä oli mahdollista saada vastuullisesti tuotettujen raaka-aineiden käytöstä sekä sosiaaliselle vastuullisuudelle määritetyn minimin ylittävästä toiminnasta. Tarjouspyyntöön saatiin ainoastaan yksi tarjous ja tästä syystä tarjousvertailua ei tehdä.

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Hankinta esitetään tehtäväksi seuraavalta tarjoajalta:

Delicatessen Ravintolat (Oy Shaba Ab), 1055839-0

Hankintapäätös astuu voimaan vasta hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

Lapsivaikutusten arviointi

 Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

yhteisen seurakuntatyön johtaja Stefan Forsén, stefan.forsen@evl.fi
 

Jakelu

Tarjouksen jättäneet