Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 25.04.2024/Pykälä 39

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkovaltuusto päättää:
1) hankkia omia leirikeskuksia täydentävät leirikeskusvuorot määräaikaisilla hankintasopimuksilla vuosille 2025-2026 seuraavilta palveluntarjoajilta: Karhunmäki-säätiö, Hotelli Nuuksio, Hotelli Rantakatti, Kiipulasäätiö sr, Kirkkopalvelut Step Pieksämäki, Kirkkopalvelut ry Step Ruokolahti (Jaakkima), Linnasmäki Oy, Lylyn Kapusta (Koivupuisto), Nuorisokeskus Metsäkartano, Polku Nuuksio resort Hotelli Oy, Savonlinnan kansanopisto ja Tuusjärven lintukoto. Hankinnan arvioitu vuotuinen arvo on noin 780 000 € (alv 0 %). Hankintaan kuuluu lisäksi mahdolliset optiot vuosille 2027 ja 2028. Arvioitu kokonaisarvo optiot mukaan luettuina arviolta 3,1 milj. € (alv 0 %),
2) valtuuttaa yhteisen seurakuntatyön johtajan tekemään ja allekirjoittamaan hankintaa koskevat sopimukset sekä päättämään optiovuosien käyttöönotosta toimittajien kanssa,
3) veloittaa yhteisen seurakuntatyön osuuden kustannuksista leiritoiminnan tukemisen kustannuspaikalta 3931050004. Seurakunnat maksavat osuutensa voimassaolevan leirivuorokausihinnan mukaisesti.

Käsittely

Käsittelyn aikana käytettiin kaksi puheenvuoroa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää Yhteiselle kirkkovaltuustolle, että tämä päättää:
1) hankkia omia leirikeskuksia täydentävät leirikeskusvuorot määräaikaisilla hankintasopimuksilla vuosille 2025-2026 seuraavilta palveluntarjoajilta: Karhunmäki-säätiö, Hotelli Nuuksio, Hotelli Rantakatti, Kiipulasäätiö sr, Kirkkopalvelut Step Pieksämäki, Kirkkopalvelut ry Step Ruokolahti (Jaakkima), Linnasmäki Oy, Lylyn Kapusta (Koivupuisto), Nuorisokeskus Metsäkartano, Polku Nuuksio resort Hotelli Oy, Savonlinnan kansanopisto ja Tuusjärven lintukoto. Hankinnan arvioitu vuotuinen arvo on noin 780 000 € (alv 0 %). Hankintaan kuuluu lisäksi mahdolliset optiot vuosille 2027 ja 2028. Arvioitu kokonaisarvo optiot mukaan luettuina arviolta 3,1 milj. € (alv 0 %),
2) valtuuttaa yhteisen seurakuntatyön johtajan tekemään ja allekirjoittamaan hankintaa koskevat sopimukset sekä päättämään optiovuosien käyttöönotosta toimittajien kanssa,
3) veloittaa yhteisen seurakuntatyön osuuden kustannuksista leiritoiminnan tukemisen kustannuspaikalta 3931050004. Seurakunnat maksavat osuutensa voimassaolevan leirivuorokausihinnan mukaisesti

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Tässä hankinnassa hankintayksikköä, Helsingin seurakuntayhtymää, edustaa Yhteinen seurakuntatyö. Yhteinen seurakuntatyö vastaa ulkopuolisten leirikeskuspalveluiden hankinnasta seurakuntien etujen mukaisesti.

Hankinnan kohteena ovat vuosien 2025-2026 rippileirivuorot Helsingin seurakuntayhtymän omia leirivuoroja täydentävissä leirikeskuksissa. Hankintaan sisältyy optiot vuosille 2027 ja 2028. Optioiden käyttöönotosta päätetään 1 vuosi kerrallaan. Helsingin seurakuntayhtymällä on neljä omaa leirikeskusta seurakuntien rippileirikäytössä. Seurakuntayhtymän oma leirikeskuskapasiteetti ei riitä kattamaan tarvetta ja tarvitaan lisävuoroja ulkopuolisista leirikeskuksista.

Hankinta tehdään perustuen alkuvuodesta 2024 avoinna olleeseen EU-tason kilpailutukseen. Palveluntarjoajiksi valitaan hinta - ja laatupisteiden perusteella eniten pisteitä saaneet tarjoajat.

Yhteishankinnalla kilpailutuksen kautta tavoitellaan taloudellista hyötyä Helsingin seurakuntayhtymälle ja keskitetään hankinta siten, että myös ulkopuolelta hankitut leirikeskusvuorot olisivat tasalaatuisia.

Hankinnan lapsivaikutukset on myös huomioitu, koska hankitut leirikeskusvuorot on suunnattu alaikäisille. Hankinnalla edistetään Kirkko Helsingissä strategisia tavoitteita. Tarjouskilpailun kriteereissä on huomioitu leirien toiminnallisten tekijöiden lisäksi laajasti ekologisia ja sosiaalisia tekijöitä. Talouden kestävyyttä edistetään kustannustehokkaalla hankinnalla, jonka puitteissa leirimajoituksen vuorokausihintahinta sai olla korkeintaan 60 euroa alv. 0 %. Hintakatosta huolimatta, leirivuorokausihinnoissa voi huomata selkeän nousun verrattuna aikaisempiin leirivuorokausihintoihin.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on optiot mukaan luettuina arviolta 3,1 miljoonaa euroa (alv 0 %). Hankinnalla katetaan reilut 50 % Helsingin seurakuntien rippileireistä, määrältään hankinta koskee noin 50-55 leiriä ja 14 000 majoitusvuorokautta/vuosi.

Jokaisella kesän leiriviikolla hankitaan ulkopuolisista keskuksista noin 5-8 leiriä ja jokainen leiri on pituudeltaan 7 vuorokautta, tavanomaisesti maanantaista maanantaihin. Kullakin rippileirillä on keskimäärin 40 henkilöä. Hankinta toteutetaan osakokonaisuuksina jakautuen 9 kesän leiriviikkoon (viikot 23-31). Palveluntarjoajat varaavat samat leirivuoroviikot kaikille sopimusvuosille ja optiovuosille.

Hankinta ei koske erikoisrippikouluja kuten urheilu- tai vaellusrippikoulua tai Suomen rajojen ulkopuolelle suuntautuvia rippikoululeirejä. Yksittäinen palveluntarjoaja voi tarjota samassa kohteessa samalle viikolle useamman kuin yhden leirin rinnakkaistarjouksilla, mikäli heidän kapasiteettinsä sallii päällekkäiset leirit.

Hankittava leirikeskus tarjoaa leiriläisille majoituksen lisäksi täysihoidon, opetustiloja, saunomismahdollisuuden, viihtyisän ja turvallisen ympäristön sekä tarvittaessa muunneltavat puitteet erilaisiin leiriohjelmiin kuten hartauksiin. Ryhmällä tulee olla mahdollisuus toimia muusta keskuksen toiminnasta erillisenä yksikkönä. Keskuksen tulee sijaita maksimissaan 550 km maantiematkan päässä Helsingin päärautatieasemalta (Kaivokatu 1, Helsinki). Matkaetäisyyden rajaamisella pyritään vähentämään matkakustannuksia sekä kuljetuksen vaikutusta ympäristöön. Hankinnassa kustannusten lisäksi ovat tärkeitä myös kohteen laadulliset tekijät, kuten ryhmätyötilojen saatavuus, uimarannan läheisyys, ulkotilojen tarjoaminen sekä mahdollisuus omaan rauhaan leirikeskuksessa. Ympäristötekijöiden huomioiminen sekä sosiaalinen vastuullisuus toiminnassa ovat hankinnan kannalta keskeisessä osassa.

2. Hankintamenettely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki).

Hankinta on E-liitteen alaista hankintaa (Sote- ja muut erityiset palvelut). Tarjouspyyntö julkaistiin Hilmassa (julkisten hankintojen ilmoituskanava) sekä TED:ssä (EU-hankintojen ilmoituskanava) 17.1.2024. Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää kysymyksiä avoinna olevasta tarjouskilpailusta. Kysymysten jättöpäivä oli 7.2.2024, johon mennessä hankintayksikölle oli tullut 4 kysymystä. Kaikkiin kysymyksiin vastattiin viimeistään 8.2.2024.

3. Saadut tarjoukset

Tarjousten jättöpäivään 16.2.2024 mennessä saapui 16 tarjousta;

Hotelli Nuuksio (FI07415276)

Hotelli Rantakatti tmi Jani Kero (FI22784811)

Wanha Karhunmäki, Karhunmäki-säätiö (FI17734641)

Kiipulasäätiö sr (FI01475200)

Kirkkopalvelut ry, STEP-koulutus Ruokolahti (FI02152817)

Kirkkopalvelut ry/Yhteiset palvelut, Step-koulutus Pieksämäen kampus (FI02152817)

Kirkkopalvelut ry/Yhteiset palvelut, Step-koulutus Lapuan kampus (FI02152817)

Linnasmäki Oy (FI09644187)

Lylyn Kapusta (FI15036620)

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610)

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647)

Savonlinnan kansanopisto (FI01945890)

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731)

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080)

Kaksi tarjoajista (Karhunmäki ja Valkeala) teki rinnakkaisen tarjouksen.
 

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä tarjouspyynnön soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Kultakin valittavalta tarjoajalta soveltuvuuden täyttyminen tarkistetaan viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön ehtojen mukaisia.
 

6. Tarjousten vertailu

Tarjouksista ilmoitettiin valittavan kokonaistaloudellisesti edullisin. Edullisuutta vertailtiin tässä tarjouskilpailussa parhaan hinta-laatusuhteen arvioinnilla.

Hankinnan kohteen kriteereissä pyrittiin huomiomaan kaikki leiriin ja leirikeskuksen viihtyvyyteen liittyvät asiat. Leiripakettiin tulee sisältyä aina majoituksen lisäksi ravitseva täysihoito, saunavuorot, luokka- ja ryhmätyötilat sekä siivous. Tiloihin liittyen tärkeänä tekijänä kirjattiin leirin mahdollisuus toimia omana, itsenäisenä ryhmänä, sekä käyttää hartaustilauksi sopivaa tilaa koko leirin ajan. Ruuan on oltava suomalaisten ravintosuositusten mukaista, monipuolista ja ravitsevaa erityisruokavaliot huomioiden eikä se saa koskaan loppua kesken. Leirikeskuksen on oltava turvallinen ja siisti sekä puhdas myös sisäilmaltaan. Koska sisäilmaongelmia on vaikea todeta, käytetään leiriläisten ja leirivetäjien palautteita ja aisteja tässä mittareina. Tilojen on myös oltava päihteettömät. Tilaajalla on oikeus tarkastaa tilat tarvittaessa.

Hankinnassa on huomioitu entistä laajemmin myös leirikeskusten ympäristönäkökulmia. Ympäristönäkökulmiin liittyvissä vähimmäisvaatimuksissa on mm. edellytetty henkilökunnan perehdytystä energiansäästöön sekä ympäristöystävällisiin valintoihin ruuanvalmistuksessa. Palveluntarjoajan tulee ohjeistaa leirejä energiansäästötavoista, jätteiden kierrätyksestä ja hävikin vähentämisestä. Tarjouspyynnöllä pyydettiin erillinen selvitys vaatimusten toteutumisesta. Luomutuotteiden, alueelle tyypillisten ruokatuotteiden tai Reilun Kaupan tuotteiden käytössä minimivaatimus on 10 % leiriruuasta. Tämän ylittävistä määristä, leirikeskus sai lisäpisteitä.

Laadullisia pisteitä sai muun muassa tilojen ilmastoinnista, leirikeskuksen sijainnista (mitä lähempänä Helsinkiä, sitä enemmän pisteitä), kioskista, uimapaikasta, pelikentistä tai kioskista.

Tarjouspyynnössä määritelty leirivuorokausihinnan maksimi tuli olla korkeintaan 60 €/hlö (alv 0 %). Tämän ylittäviä tarjouksia ei hyväksytty.

Kullekin osa-alueelle halvimman tarjouksen esittänyt tarjoaja sai 60 hintapistettä ja muut suhteutettiin siihen kaavalla. Eniten laatupisteitä saanut tarjoaja saa lopulliseen vertailuun 40 pistettä ja muut suhteutettiin siihen kaavalla;

· Hinnan maksimipisteet: 60,00. Hinnan pisteiden laskentatapa: (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * hinnan maksimipisteet

· Laadun maksimipisteet: 40,00. Laadun pisteiden laskentakaava: (tarjottu arvo / suurin annettu arvo) * laadun maksimipisteet

Yhteensä eniten pisteitä hinnasta ja laadusta saaneet toimittajat valitaan erikseen kullekin osa-alueelle (5-8 tarjoajaa/osa-alue). Osa-alueilla tässä viitataan leiriviikkoihin.

Leiriviikoille 23 ja 24 haettiin 8 leirikeskusvuoroa. Tarjouksia noille viikoille saatiin kuitenkin vain 6 kpl/viikko. Täten kokonaisuudesta puuttuvat 4 leiriviikkoa/leirikesä sijoitellaan muille viikoille, joille tarjouksia tuli enemmän. Valinta perustui siihen, kuinka suosittuja vastaavat leiriviikot ovat olleet vuonna 2023 ja 2024. Samalla saadaan leirivuorot jakautumaan tasaisemmin pitkin kesää.

Liite: Leirikeskusten kokonaisvertailutaulukko.

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Hankinta esitetään tehtäväksi seuraavilta tarjoajilta, joiden jättämät tarjoukset voittivat leiriviikot seuraavasti:

Palveluntarjoajiksi valittiin seuraavat leirikeskukset;

Leiriviikko 23: 6 tarjousta, valitaan 6 eniten pisteitä saanutta:

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 81,88752 pistettä

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 80 pistettä

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 76 pistettä

Linnasmäki Oy (FI0964418-7), 76 pistettä

Kirkkopalvelut ry, STEP-koulutus Ruokolahti (FI02152817), 74 pistettä

Savonlinnan kansanopisto (FI01945890), 73,89831 pistettä

Tarjouksen leiriviikolle jättäneet ei valitut:

- ei muita tarjouksia

Leiriviikko 24: 6 tarjousta, valitaan 6 eniten pisteitä saanutta:

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 77,6696 pistettä

Karhunmäki-säätiö (17734641) , 77 pistettä

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 pistettä

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 76 pistettä

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 71,4717 pistettä

Savonlinnan kansanopisto (FI01945890), 69,83051 pistettä

Tarjouksen leiriviikolle jättäneet ei valitut:

- ei muita tarjouksia

Leiriviikko 25: 10 tarjousta, valitaan 5 eniten pisteitä saanutta:

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 78,59392 pistettä

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 pistettä

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 pistettä

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 76 pistettä

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Pieksämäen kampus (02152817), 74,45455 pistettä

Tarjouksen leiriviikolle jättäneet ei valitut:

Linnasmäki Oy (FI0964418-7), 72 pistettä

Lylyn Kapusta (FI15036620), 71,68966 pistettä

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 71,4717 pistettä

Savonlinnan kansanopisto (FI01945890), 69,83051 pistettä

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Lapuan kampus (02152817), 68,68966 pistettä

Leiriviikko 26: 8 tarjousta, valitaan 6 eniten pisteitä saanutta:

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 78,59392 pistettä

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 pistettä

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 pistettä

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 76 pistettä

Lylyn Kapusta (FI15036620), 74,36722 pistettä

Linnasmäki Oy (FI0964418-7), 72 pistettä

Tarjouksen leiriviikolle jättäneet ei valitut:

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 71,4717 pistettä

Savonlinnan kansanopisto (FI01945890), 69,83051 pistettä

Leiriviikko 27: 11 tarjousta, valitaan 5 eniten pisteitä saanutta:

Hotelli Rantakatti tmi Jani Kero (2278481-1), 79,78824 pistettä

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 78,59392 pistettä,

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 pistettä

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 pistettä

Hotelli Nuuksio (FI07415276), 76,8792 pistettä

Tarjouksen leiriviikolle jättäneet ei valitut:

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 76 pistettä

Lylyn Kapusta (FI15036620), 74,36722 pistettä

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 71,4717 pistettä

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080), 70 pistettä

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Ruokolahden kampus (02152817), 70 pistettä

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Lapuan kampus (02152817), 68,68966 pistettä

Leiriviikko 28: 11 tarjousta, valitaan 6 eniten pisteitä saanutta:

Hotelli Rantakatti tmi Jani Kero (2278481-1), 79,78824 pistettä

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 78,59392 pistettä

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 pistettä

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 pistettä

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 76 pistettä

Lylyn Kapusta (FI15036620), 74,36722 pistettä

Tarjouksen leiriviikolle jättäneet ei valitut:

Kiipulasäätiö sr (FI01475200), 72 pistettä

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 71,4717 pistettä

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Ruokolahden kampus (02152817), 70 pistettä

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080), 70 pistettä

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080), 70 pistettä

Leiriviikko 29: 11 tarjousta, valitaan 6 eniten pisteitä saanutta:

Hotelli Rantakatti tmi Jani Kero (2278481-1), 79,78824 pistettä

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 78,59392 pistettä

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 pistettä

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 pistettä

Hotelli Nuuksio (FI07415276), 76,8793 pistettä

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 76 pistettä

Tarjouksen leiriviikolle jättäneet ei valitut:

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Pieksämäen kampus (02152817), 74,45455 pistettä

Lylyn Kapusta (FI15036620), 74,36722 pistettä

Kiipulasäätiö sr (FI01475200), 72 pistettä

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 71,4717 pistettä

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Ruokolahden kampus (02152817), 70 pistettä

Leiriviikko 30: 10 tarjousta, valitaan 6 eniten pisteitä saanutta:

Hotelli Rantakatti tmi Jani Kero (2278481-1), 81 pistettä

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 79,678 pistettä

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 77,010 pistettä

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Pieksämäen kampus (02152817), 75,55636 pistettä

Lylyn Kapusta (FI15036620), 75,46724 pistettä

Kiipulasäätiö sr (0147520-0), 73,010 pistettä

Tarjouksen leiriviikolle jättäneet ei valitut:

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 72,61509 pistettä

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080), 71,010 pistettä

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080), 71,010 pistettä

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Ruokolahden kampus (02152817), 71,010 pistettä

Leiriviikko 31: 9 tarjousta, valitaan 5 eniten pisteitä saanutta:

Hotelli Rantakatti tmi Jani Kero (2278481-1), 81 pistettä

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 79,678 pistettä

Hotelli Nuuksio (FI07415276), 77,94865 pistettä

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 77,010 pistettä

Kiipulasäätiö sr (0147520-0), 73,010 pistettä

Tarjouksen leiriviikolle jättäneet ei valitut:

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 72,61509 pistettä

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080), 71,010 pistettä

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080), 71,010 pistettä

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Lapuan kampus (02152817), 69,73448 pistettä

Hankintasopimukset ylläolevien voittajien kanssa leirikeskusviikkojen hankinnasta syntyy vasta kirjallisten sopimusten allekirjoittamisella.

Lapsivaikutusten arviointi

 Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia

Lisätiedot

Yhteisen seurakuntatyön johtaja Stefan Forsén, puh. 050 3803 945, stefan.forsen@evl.fi

Jakelu

Asianosaisille palveluntarjoajille

 Anna Järvi-Oshaug, anna.jarvi-oshaug@evl.fi

Stefan Forsén, stefan.forsen@evl.fi

Marko Mattila, marko.mattila@evl.fi