Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 29.02.2024/Pykälä 67

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää
1) Helsingin seurakuntayhtymä hankkii SaaS-palveluna Accountor Oy:ltä selostuksessa kuvatun työajanhallintajärjestelmän. Sopimuksen on tarkoitus solmia neljän vuoden mittaiseksi, jonka jälkeen asiakkaalla on oikeus jatkaa optiona sopimusta toistaiseksi voimassa olevana korkeintaan 31.3.2035 asti. Varsinaisen sopimuskauden arvioitu kokonaisarvo on noin 195 000 euroa (alv. 0 %) sisältäen mahdollisen option 31.3.2035 asti,
2) Valtuuttaa henkilöstöjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen  Helsingin seurakuntayhtymän ja Accountor Oy:n välillä sekä päättämään option käyttöönotosta.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Helsingin seurakuntayhtymä hankkii työajanhallinnan järjestelmän. Tavoitteena on saada käyttöön nykyaikainen, luotettava ja helppokäyttöinen järjestelmä, joka tukee esimiesten, HR:n ja palkanlaskennan työtä työaikasuunnittelussa, työajanseurannassa ja -hallinnassa.

Hankittavan järjestelmän avulla Helsingin seurakuntayhtymässä

• täytetään lakisääteiset työajanseurantavelvoitteet
• toteutetaan työvuoroluetteloiden laadinta, työajan kirjaaminen, seuranta, raportointi ja hyväksyntä
• järjestelmän avulla siirretään maksuun työaikakorvaukset  (tuntityöntekijöiden tunnit, lisä- ja ylityökorvaukset ja muut KirVESTES:n mukaiset lisät) työajanseurannan ja palkanlaskentajärjestelmän välistä liittymää hyödyntäen

Tavoitteena on myös

• tarjota työntekijöille työkalu eri työtehtäviin käytetyn ajan seuraamiseen, oman työajan hallintaan ja suunnitteluun sekä oman työn ja itsensä johtamiseen
• tarjota tukea johdon ja esihenkilöiden tarpeisiin organisaation resursointitarpeen arviointiin ja suunnitteluun

Järjestelmää tullaan käyttämään älypuhelimella, tabletilla, kannettavalla tietokoneella ja pöytätietokoneilla kaikilla yleisimmillä käyttöjärjestelmillä / selaimilla.

Järjestelmä hankitaan Saas-palveluna. Palvelusta maksetaan kuukausihinnoittelun mukaan.

Hankintasopimuksen kesto jaetaan määräaikaiseen sopimuskauteen ja optio-osuuteen. Varsinainen sopimuskausi on kestoltaan 4 vuotta. Tämän jälkeen asiakkaalla on oikeus jatkaa optiona sopimusta toistaiseksi voimassa olevana. Sopimuksen kesto on

korkeintaan tämän DPSn asiakaskohtaisen sopimuksen takarajaan saakka, joka on korkeintaan 31.3.2035 asti.

2. Hankintamenettely

YKN:n päätti 12.10.2023 päätti liittyä Hansel Oy:n DPS hankintaan eli kilpailutuksen järjestämisestä sisäisenä kilpailutuksena Hansel Oy:n DPS:n (dynaaminen hankintajärjestelmä) Turvallisuustekniikka, järjestelmät ja laitteet 2021-2025, puittessa. Kyseessä on kansallisen tason hankinta.

Ensimmäinen tarjouspyyntö julkaistiin 26.10.2023. YKN päätti kuitenkin kilpailutuksen keskeyttämisesta koska kilpailutukseen saatiin vain yksi vaatimukset täyttävä tarjous.

Toinen tarjouspyyntö julkaistiin 29.1.2024. Kysymyksiä sai jättää 5.2.2024. Järjestelmään ei tullut määräaikaan mennessä kysymyksiä.

3. Saadut tarjoukset

Tarjoukset tuli jättää 15.2.2024 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjoukset jättivät:

1. Accountor HR Solutions Oy, FI27761782
2. Loihde Trust Oy, 0863729-2

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Molemmat tarjoajat täyttivät soveltuvuusvaatimukset.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjoukset olivat myös tarjouspyynnön mukaisia.

6. Tarjousten vertailu

Tarjouksista valitaan hinta-laatusuhteeltaan eli kokonaistaloudellisesti paras tarjous, jonka vertailuperusteet ovat:

Hinta: Painoarvo 45 pistettä

Laatu: Korkeintaan 55 pistettä

Hinta:

Hinnat arvioidaan tarjouksen vertailuhinnan perusteella. Vertailuhinta muodostuu hintalomakkeelle. Vertailuhintana käytettiin tarjoajan ilmoittaman kuukausihinnan mukaista neljän vuoden Saas-palvelun hintaa, käyttöönoton hintaa sekä lisäkoulutuksen hintaa. Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta) * [45] (painoarvo).

Laatu: Laadullisten vertailuperusteiden laatupisteet lasketaan yhteen ja tarjoaja saa summan mukaisen määrän laatupisteitä. Laatuvertailun kokonaispistemäärä on korkeintaan 55 pistettä. Vertailuperusteen 1. maksimipistemäärä on 10. Parhaan pistemäärän saanut saa siis 10 ja muut suhteessa suurimpaan pistemäärään eli tarjoajan pistemäärä/suurin saatu pistemäärä *(maksimipistemäärä*100).

Vertailuperusteen 2 maksimipistemäärä on 2. (tarjottu arvo / suurin annettu arvo) * maksimipisteet

Vertailuperusteen 3 maksimipistemäärä on 20. Käytettävyysarvioinnin pisteytys selitetään liitteessä "Käytettävyyden arviointi hankinnassa HSRKY"

Vertailuperusteen 4 maksimipistemäärä on 11. Mikäli tarjoaja pystyy toteuttamaan aikataulutoiveen, saatu pistemäärä on 11 pistettä. Pisteet huomioidaan sellaisenaan.

Vertailuperusteen 5 maksimipistemäärä on 12. Kustakin referenssistä saa 3 pistettä. Maksimireferenssien määrä on siis neljä. Pisteet huomioidaan sellaisenaan.

Vertailu erillisessä liittessä.

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Painotetut hintapisteet ja laatupisteet ilman painotusta lasketaan yhteen. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi.

Vertailussa eniten pisteitä sai Accountor HR Solutions Oy. Työajanhallintajärjestelmä hankitaan täten Accountor HR Solutions Oy:ltä. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia

Lisätiedot

Henkilöstöstöjohtaja, Riitta Kajander, riitta.kajander@evl.fi

Jakelu

Tarjouksen jättäneet