Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 29.02.2024/Pykälä 65

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää päättää:

1) hankkia Helsingin seurakuntien puhepalvelut vuosina 2024-2027 Telia Finland Oyj:ltä tarjouksen Helsingin seurakuntien puhepalvelut 2024, 3403887  mukaisesti. Hankinnan arvonlisäverollinen arvo kolmen vuoden ajalta on arviolta 277 175 €.

2) valtuuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan tarjouksen pohjalta laadittavan hankintasopimuksen.

Käsittely

Käsittelyn aikana käytettiin kaksi puheenvuoroa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena on Helsingin seurakuntayhtymän puhepalvelut ja niitä tukevat palvelut, kuten puhelinasiointipalvelujen toteutusalusta sekä tarvittavia asiantuntija-palveluita.

Muita hankintaan sisältyviä palveluita ovat mm.

• e-faksipalvelut
• sisäkuuluvuus
• ryhmätekstiviestit
• m2m-latelliittymät
• Käyttöönotto, palvelut sopimusaikana ja irtautuminen

Hankinnan kohde kuvattiin tarkemmin tarjouspyynnön (diaarinumero 487754 Puhepalvelut Helsingin seurakuntayhtymälle) hankinta-asiakirjoissa.

Hankinta-aika on 36 kuukautta, jonka jälkeen sopimusta on mahdollista jatkaa 24:n ja 12:n kuukauden optioajalla. Optiovuosien käytöstä päätetään erikseen.

Optiona pyydettiin lisäksi tarjous päätelaitepalveluista. Tämänkin option lunastamisesta päätetään tarvittaessa erikseen.

2. Hankintamenettely

Kyseesssä on puitejärjestely, johon ei liity uudelleen kilpailuttamista. Hankinta on määräaikainen 36 kuukauden hankintasopimus, jota on mahdollista jatkaa 24 ja 12 kuukauden optioilla.

Hankinta tehtiin EU-hankintana avoimella menettelyllä.

Tarjouspyyntö julkaistiin 15.12.2023. Kysymykset tuli jättää 5.1.2024 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä tuli yhteensä 22 kysymystä tai kommenttia, joihin vastattiin tarjouspalvelu.fi-sivustolla 8.1.2024. Samassa yhteydessä tarjousten jättöaikaa jatkettiin tarjoajien pyynnöstä alkuperäisestä 19.1.2024 klo 14.00 25.1.2024 klo 14.00 asti.

3. Saadut tarjoukset

Tarjousten jättöaika oli 25.1.2024 klo 14.00. Määräaikaan tuli kaksi tarjousta:

• Elisa Oyj 0116510-6
• Telia Finland Oyj 1475607-9

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Molemmat tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset, eikä tarjoajia suljettu pois.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjotut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja tarjouksissa oli huomioitu tarjouspyynnössä esitetty tarjousten määrämuotoisuus ja kysymysten vastausten yhteydessä toimitetut korjatut hankinta-asiakirjat. Tarjoajat olivat sitoutuneet kaikkiin tarjouspyynnön vaatimuksiin ja vastanneet kaikkiin tarjouspyynnön liitteiden 9 kohtiin 'Kyllä'.

6. Tarjousten vertailu

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellisuus.

Vertailuhintaan on laskettu 36 kk sopimusajan arvioidut kokonaiskustannukset tarjouksessa ilmoitettujen yksikköhintojen perusteella. Hinnan osalta halvin tarjous sai 75 vertailupistettä. Muiden tarjousten osalta vertailuhintapisteet määriteltiin seuraavasti: (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet (75).

Laadun osalta tarjoajan oli mahdollista saada 25 vertailupistettä, joista maksimissaan 10 perustui toimittajan tekemään pisteytykseen (puhepalveluiden hintaan sisältyvät lisäominaisuudet). Loput 15 pistettä määräytyivät toimittajan palveluesittelyn perusteella, jossa arviointikriteereinä olivat mm. palveluihin kirjautumisen helppokäyttöisyys, puhepalveluiden hallintakäyttöliittymät ja niiden ominaisuudet, sekä laskutusraportoinnin työkalujen monipuolisuus.

Hinta- ja laatuvertailupisteet laskettiin yhteen. Yhteenveto on kuvattu seuraavassa taulukossa:

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Hankinta tehdään tarjouspyynnössä esitetyn mukaisesti sen perusteella, kuka tarjoajista saa eniten hinta- ja laatuvertailupisteitä. Vertailussa eniten hinta- ja laatuvertailupisteitä sai Telia Finland Oyj. Tarjousvertailun perusteella hankinta tehdään Telia Finland Oyj:ltä.

Hankintapäätöksen saatua lainvoiman tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Tietohallintopäällikkö Antti Hakkarainen, antti.hakkarainen@evl.fi, (09) 2340 2271

Jakelu

Tarjouksen jättäneet