Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 07.03.2024/Pykälä 29

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkovaltuusto päättää:
1) hankkia Helsingin seurakuntayhtymän tietoliikennepalvelut vuosina 2024-2028 Elisa Oyj:ltä tarjouksen Elisa tarjous Tietoliikennepalvelut 3403698 mukaisesti. Hankinnan arvonlisäverollinen (alv 24 %) arvo neljän vuoden ajalta on arviolta 1 590 290 €.
2) valtuuttaa yhteisen kirkkoneuvoston päättämään tarvittaessa tarjoukseen sisältyvien optioiden lunastamisesta.
3) valtuuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan tarjouksen pohjalta laadittavan hankintasopimuksen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se päättää:

1) hankkia Helsingin seurakuntayhtymän tietoliikennepalvelut vuosina 2024-2028 Elisa Oyj:ltä tarjouksen Elisa tarjous Tietoliikennepalvelut 3403698 mukaisesti. Hankinnan arvonlisäverollinen (alv 24%) arvo neljän vuoden ajalta on arviolta
1 590 290  €.

2) valtuuttaa yhteisen kirkkoneuvoston päättämään tarvittaessa tarjoukseen sisältyvien optioiden lunastamisesta.

3) valtuuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan tarjouksen pohjalta laadittavan hankintasopimuksen.

Käsittely

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena on Espoon seurakuntayhtymän ja Helsingin seurakuntayhtymän tietoliikennepalvelut ja tietoliikennepalveluita tukevat palvelut.  Espoon seurakuntayhtymän hoitaa sopimuspohjaisesti myös Kauniaisten seurakuntayhtymän tietoliikennepalvelut, joten myös Kauniaisten seurakuntayhtymän palvelut sisältyivät hankintaan. Tämän lisäksi kilpailutuksen laajuus sisältää toimintoja ja palveluita, joita hankintayhteistyöhön osallistuvat organisaatiot katsovat tarvitsevan tulevaisuudessa. Tietoliikennettä tukevat palvelut:

• WAN-palvelut
• Lähiverkkopalvelut
• Tietoturva- ja internetpalvelut
• Tietoliikennepalveluiden tukipalvelut
• Tietoliikennepalveluiden optiot
• Palveluiden hallinta, mm. Service desk-palvelut
• Asiantuntijapalvelut
• Käyttöönotto, palvelut sopimusaikana ja irtautuminen

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön (diaarinumero 485368) hankinta-asiakirjoissa.

Helsingin ja Espoon seurakuntien tietoverkkojen infrastruktuuri on lähes identtinen, joten yhteiskilpailutuksella on mahdollista saavuttaa volyymietuja ja muitakin kustannussäästöjä.

Kumpikin seurakuntayhtymä tekee hankinnasta itsenäisen hankintapäätöksen ja sopimuksen valitun toimittajan kanssa.

Hankinta-aika on 48 kuukautta, jonka jälkeen sopimusta on mahdollista jatkaa 48 kuukauden optioajalla. Tämän ja muiden optioiden käytöstä päätetään erikseen.

2. Hankintamenettely

Kyseesssä on puitejärjestely, johon ei liity uudelleen kilpailuttamista.

Hankinta on määräaikainen 48 kuukauden hankintasopimus, mitä on mahdollista jatkaa 48 kuukauden optiolla.

Hankinta tehdään EU-hankintana avoimella menettelyllä.

Tarjouspyyntö julkaistiin 15.12.2023. Kysymykset tuli jättää 5.1.2024 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä tuli yhteensä 45 kysymystä tai kommenttia, joihin vastattiin tarjouspalvelu.fi sivustolla 8.1.2024. Samassa yhteydessä tarjousten jättöaikaa jatkettiin tarjoajien pyynnöstä alkuperäisestä 19.1.2024 klo 14.00 25.1.2024 klo 14.00 asti.

3. Saadut tarjoukset

Tarjousten jättöaika oli 25.1.2024 klo 14.00. Määräaikaan tuli kaksi tarjousta:

• Elisa Oyj 0116510-6
• Telia Finland Oyj 1475607-9

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Molemmat tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset, eikä tarjoajia suljettu pois.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjotut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja tarjouksissa oli huomioitu tarjouspyynnössä esitetty tarjousten määrämuotoisuus ja kysymysten vastausten yhteydessä toimitetut korjatut hankinta-asiakirjat. Tarjoajat olivat sitoutuneet kaikkiin tarjouspyynnön vaatimuksiin ja vastanneet kaikkiin tarjouspyynnön liitteen 8 kohtiin 'Kyllä'.

Kummallakin tarjoajalla oli laatupisteytykseen liittyen epäselvyys Liitteen 2 Q2 laatupisteytyksen ja hintaliitteellä 7 annettujen hintojen osalta. Tästä lähetettiin tarjoajille tarkentava kysymys, kumpi vaihtoehto näistä pätee (annettu laatupiste vai hintaliitteen nollaa euroa (0 €) suurempi hinta toimipaikkayhteyden nopeuden laskulle) ja tarkentavalle kysymykselle annettiin määräajaksi 29.1.2024 klo 12.00. Molemmat tarjoajat vastasivat tarkentavaan kysymykseen määräaikaan mennessä ja sitoutuvat ilmoittamaansa laatupisteytykseen.Tällä perusteella saatiin tarjoajien laatupisteytys varmistettua.

6. Tarjousten vertailu

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellisuus: hinnan osalta halvin tarjous sai 80 vertailupistettä ja laadun osalta tarjoajan oli mahdollista saada 20 vertailupistettä. Hinta- ja laatuvertailupisteet lasketaan yhteen. Muiden tarjousten osalta vertailuhintapisteet määriteltiin seuraavasti: (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet (80).

Vertailuhinta on muodostettu laskemalla yhteen Helsingin ja Espoon yhtymien arvioitujen hankintamäärien ja tarjottujen yksikköhintojen perusteella lasketut kustannukset neljän vuoden ajalta. Vertailuhinnan osalta Elisan tarjous oli 1 886 387,00 € ja Telian tarjous 2 766 835,00 € (alv 0 %). Elisan tarjous saa siis 80,00 hintavertailupistettä ja Telian tarjous 54,54281 hintavertailupistettä.

Laadun osalta Elisan tarjous saa 16,00 laatuvertailupistettä ja Telian tarjous 20,00 laatuvertailupistettä.

Elisan vertailupisteet ovat siis 80,00+16,00=96,00 pistettä ja Telian 54,54+20,00=74,54 pistettä. Täten Elisan tarjous on kokonaistaloudellisesti parempi ja voittaa tarjousvertailun.

Tarjousvertailu tarjouksista on esitetty alla:

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Hankinta tehdään tarjouspyynnössä esitetyn mukaisesti sen perusteella, kuka tarjoajista saa eniten hinta- ja laatuvertailupisteitä. Vertailussa eniten hinta- ja laatuvertailupisteitä sai Elisa Oyj. Tarjousvertailun perusteella hankinta tehdään Elisa Oyj:ltä.

Hankintapäätöksen saatua lainvoiman tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Hankintapäätös ilmoitetaan siinä vaiheessa kun sekä Helsingin seurakuntayhtymä että Espoon seurakuntayhtymä ovat tehneet päätöksen hankinnasta, jotta molempien osalta 14 päivän valitusaika kuluu samanaikaisesti.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Tietohallintopäällikkö Antti Hakkarainen, antti.hakkarainen@evl.fi, (09) 2340 2271

Jakelu

Tarjouksen jättäneet