Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 14.12.2023/Pykälä 103

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkovaltuusto päättää

1) hankkia Microsoft-lisenssejä Hansel-sopimuskumppanilta Microsoftin tarjouksen mukaisesti vuosina 2024-2027 hyödyntäen kirkon keskusrahaston EAS-sopimusta. Hankinnan arvo on keskimäärin 800 000 € / vuosi ja enintään 3 200 000 € / 4 vuotta (sis. alv 24 %);

2) merkitä vuosittaiset kokonaiskustannukset käyttäjämäärän mukaan kohdennettuna seurakuntien ja yhteisten palveluiden osastojen kustannuspaikoille tilille 433000 (ICT-palvelut);

3) kattaa M365-lisenssikustannusten nousun aiheuttaman budjettivajeen vuoden 2024 osalta seurakunnissa ja yhteisissä palveluissa kohdentamalla ylimenevä osuus 98 000 € tietohallintopalveluiden kustannuspaikalle 1051060000;

4) tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Käsittely

Käsittelyn aikana käytettiin 2 puheenvuoroa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Päätöshistoria

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se päättää:

1) hankkia Microsoft-lisenssejä Hansel-sopimuskumppanilta Microsoftin tarjouksen mukaisesti vuosina 2024-2027 hyödyntäen kirkon keskusrahaston EAS-sopimusta. Hankinnan arvo on keskimäärin 800 000 € / vuosi ja enintään 3 200 000 € / 4 vuotta (sis. alv 24 %);

2) merkitä vuosittaiset kokonaiskustannukset käyttäjämäärän mukaan kohdennettuna seurakuntien ja yhteisten palveluiden osastojen kustannuspaikoille tilille 433000 (ICT-palvelut);

3) kattaa M365-lisenssikustannusten nousun aiheuttaman budjettivajeen vuoden 2024 osalta seurakunnissa ja yhteisissä palveluissa kohdentamalla ylimenevä osuus 98 000 € tietohallintopalveluiden kustannuspaikalle 1051060000;

4) tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Helsingin seurakuntayhtymässä käytetään Microsoftin ohjelmisto- ja pilvipal-velutuotteita päivittäisessä työssä. M365-pakettiin sisältyviä työkaluja ovat mm. Word, Excel, PowerPoint, Teams, Onedrive ja Sharepoint sekä Windows- käyttöjärjestelmä ja Defender-tietoturvatuotteet. Nämä kaikki käyttäjäpohjaiseen M365-lisenssiin. M365-tuotteiden lisäksi käytetään mm. PowerApps- ja palvelintuotteita sekä Azuren pilvipalveluita.

Jälleenmyyjältä hankitut MS-käyttöoikeuslisenssit liitetään aina asiakassopi-mukseen, jonka kesto on normaalisti kolme vuotta. Vuonna 2022 HSRKY päätti siirtyä hyödyntämään kirkon keskusrahaston EAS-sopimusta käyttöoikeuslisenssien hankinnoissa. Tämä sopimus päättyy vuoden 2023 lopussa. Kirkon IT-alueista 10 on liittynyt keskusrahaston sopimukseen ja neljällä vielä oma sopimus voimassa vuoden 2024 loppuun saakka. Suunta on ollut viime vuosina selkeästi kohti kirkon yhteistä sopimusta ja on todennäköistä, että loputkin it-alueet liittyvät ensi vuonna yhteiseen sopimukseen. Yhteisen käyttäjähallinnan, tietoturvapolitiikan ja synergiahyötyjen näkökulmasta Helsingin seurakuntayhtymän edun mukaista on jatkaa keskusrahaston keskitetyllä sopimuksella.

Kyberturvallisuuden uhat ovat päättyvän sopimuskauden aikana muuttuneet radikaalisti. Tutkimusten mukaan maailmanlaajuisesti tehdään kyberhyökkäys joka 39. sekunti. It-aluekeskuksissa sekä kirkkohallituksen tietohallintoyksikössä eri kanaviin kohdistettuihin tietojenkalasteluviestien määrän kasvu näkyy päivittäin. Kirkon ICT-ympäristön monimutkaisuus edellyttää tehokkaita palveluita tietoturvan ja tietosuojan varmistamiseksi. Nykytilanteessa tuota tasoa on välttämätöntä nostaa merkittävästi.

HSRKY:n ICT-johtoryhmä on em. syistä johtuen linjannut kokouksessaan 24.10.24, että Helsingin seurakuntayhtymän tulee muiden IT-alueiden ja kirkon keskusrahaston yhteisen linjauksen mukaisesti hankkia M365-palvelut E5-lisenssenä, joihin sisältyy kattava identitettien ja päätelaitteiden tietoturva sekä tiedon suojausominaisuudet. E5-taso sisältää lisäksi PowerBI-käyttöoikeuden, jota voidaan hyödyntää erilaisissa raportointitarpeissa.

Microsoft-palvelut laskutetaan käytön mukaan kuukausihinnoiteltuna palveluna. Kirkon keskusrahasto on saanut Microsoftilta edullisen promohinnoittellun sopimuksen neljälle vuodelle.

Hankinnan kokonaisarvo vuosina 2024-2027 tulee olemaan enintään 3 200 000 € eli keskimäärin 800 000 € / vuosi.

2. Hankintamenettely

Hankinnassa hyödynnetään Hansel-puitesopimusta Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelut 2020-2023 (2024) II, johon Helsingin seurakuntayhtymä on liittynyt vuonna 2020 (YKN 7.5.2020 127§).

Lisenssit hankitaan kirkon keskusrahaston sopimukselle, johon Helsingin serurakuntayhtymä on liittynyt vuonna 2022 (YKN 7.4.2022 165§).  

3. Kirkon keskusrahaston tarjous

Kirkon keskusrahasto on saanut Microsoftilta tarjouksen, johon sisältyy promohinnoittelu E5-lisenssille.

-          Promohinnoittelu edellyttää, että koko organisaatio (ev.lut. kirkko) sitoutuu samaan lisenssitasoon.

-          IT-alueen tulee ilmoittaa 2.11.23 mennessä, että se aikoo sitoutua sopimuksen ehtoihin. HSRKY:n puolesta on ilmoitettu alustava, ehdollinen sitoutuminen.

-          Sopimuksen kesto on kustomoitu neljään vuoteen, kun yleensä EAS-sopimukset ovat 3 vuoden mittaisia.

-          E5-tietoturvalaajennukset saadaan koko evl.fi-ympäristöön (tenant) käyttöön sopimuskauden alussa

-          Omalla sopimuksella olevien neljän IT-alueen tulee siirtyä uuteen sopimusmalliin sopimuksensa päättyessä joulukussa 2024.

Peruskäyttäjän M365 E5 -lisenssi maksaa tarjouksen mukaan 48,35 € / käyttäjä / kuukausi sisältäen alv 24 %. Kaikki lisenssihinnat ovat ovat samat koko sopimuskauden ajan.

Kirkon keskusrahasto allekirjoittaa sopimuksen 15.12.2023 mennessä ja sopimus astuu voimaan 1.1.2024.

4. Kustannusten kohdentaminen

M365-lisenssikustannukset on HSRKY:ssä kohdennettu aiheuttamisperiaatteen mukaisesti seurakuntien ja yhteisten palveluiden yksiköiden kustannuspaikoille. Vuoden 2024 budejettivalmistelussa ei ole varauduttu lisenssikustannusten nousuun. Tästä syystä esitetään, että vuoden 2024 osalta lisenssikustannusten "budjettivaje" 98 000 €  katetaan keskitetysti tietohallintopalveluiden kustannuspaikalta. Tähän liittyen tullaan tekemään lisämäärärahaesitys lisätalousarvion käsittelyn yhteydessä tammikuussa 2024.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

tietohallintopäällikkö Antti Hakkarainen

Jakelu

Tarjouksen jättäneet