Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 14.12.2023/Pykälä 101

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkovaltuusto päättää
1. valita Kirkko ja kaupungin painopalvelun toimittajaksi vuosiksi 2024-2025 Sanoma Media Finland Oy:n. Muita tarjouksia ei tullut. Sopimuksen arvo vuodessa on noin 771 910 euroa (alv 0 %). Hinta on laskettu Kirkko ja kaupungin ensi vuoden ilmestymisaikataulun mukaisesti. Tarjoukseen liittyy kaksi mahdollista optiovuotta 2026-2027, joiden käyttöönotosta päätetään erikseen.
2. valtuuttaa päätoimittajan hyväksymään ja allekirjoittamaan sopimuksen.
3. tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Päätöshistoria

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Kirkko ja kaupungin johtokunta päätti esittää Helsingin yhteiselle kirkkoneuvostolle ja edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se päättää

1) valita Kirkko ja kaupungin painopalvelun toimittajaksi vuosiksi 2024-2025 Sanoma Media Finland Oy:n. Muita tarjouksia ei tullut. Sopimuksen arvo vuodessa on noin 771 910 euroa (alv 0 %). Hinta on laskettu Kirkko ja kaupungin ensi vuoden ilmestymisaikataulun mukaisesti. Tarjoukseen liittyy kaksi mahdollista optiovuotta 2026-2027, joiden käyttöönotosta päätetään erikseen.

2) valtuuttaa päätoimittajan hyväksymään ja allekirjoittamaan sopimuksen.

3) tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Päätöshistoria

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Kirkko ja kaupungin johtokunta päättää esittää Helsingin yhteiselle kirkkoneuvostolle ja edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se päättää
1. valita Kirkko ja kaupungin painopalvelun toimittajaksi vuosiksi 2024-2025 Sanoma Media Finland Oy:n. Muita tarjouksia ei tullut. Sopimuksen arvo vuodessa on noin 771 910 euroa (alv 0 %). Hinta on laskettu Kirkko ja kaupungin ensi vuoden ilmestymisaikataulun mukaisesti. Tarjoukseen liittyy kaksi mahdollista optiovuotta 2026-2027, joiden käyttöönotosta päätetään erikseen.
2. valtuuttaa päätoimittajan hyväksymään ja allekirjoittamaan sopimuksen.
3. Johtokunta tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Käsittely

Käsittelyn aikana käytettiin yhdeksän puheenvuoroa.

Päätös

Kirkko ja kaupungin johtokunta päätti esittää Helsingin yhteiselle kirkkoneuvostolle ja edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se päättää
1. valita Kirkko ja kaupungin painopalvelun toimittajaksi vuosiksi 2024-2025 Sanoma Media Finland Oy:n. Muita tarjouksia ei tullut. Sopimuksen arvo vuodessa on noin 771 910 euroa (alv 0 %). Hinta on laskettu Kirkko ja kaupungin ensi vuoden ilmestymisaikataulun mukaisesti. Tarjoukseen liittyy kaksi mahdollista optiovuotta 2026-2027, joiden käyttöönotosta päätetään erikseen.
2. valtuuttaa päätoimittajan hyväksymään ja allekirjoittamaan sopimuksen.
3. Päätös luettiin läpi ja tarkastettiin siten välittömästi.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Kirkko ja kaupungin nykyinen painosopimus päättyy vuodenvaihteessa. Tämän vuoksi käynnistettiin yhteisen mediatoimituksen johtokunnan 13.9.2023 kokouksen jälkeen painokilpailutus 14.9. Kilpailutus toteutettiin avoimena menettelynä Euroopan Unionin laajuisena kilpailutuksena. Tarjousta pyydettiin Kirkko ja kaupunki -lehden painopalvelusta vuosiksi 2024-2025 sekä mahdolliselle optiokaudelle 2026-2027. Kyseessä on puitesopimus. Optiovuosien käyttöönotosta päätetään erikseen. Sopimuksen arvo vuodessa on 771 910 euroa (alv 0 %).

2. Hankintamenettely

Tarjouspyynnössä oli monta muuttujaa. Ensimmäinen niistä oli paperilaatujen yhdistelmä, jolla pyritään siihen, että lehti voisi ensi vuoden alusta sopia Postissa koneellisesti lajiteltavaksi. Tämä vaatii sitä, että osa painopaperista on nykyistä jämäkämpää paperia. Paperilaadut ovat sellaisia, että kaikki painot kykenevät niitä hankkimaan. Toiseksi kilpailutusasiakirjoissa todettiin, että paperilaatu saattaa sopimuskauden aikana muuttua esimerkiksi, jos lehden vuotuinen numeromäärä muuttuu, jonkin tietyn paperin saatavuus heikkenee tai kustannussyyt sitä vaativat. Lehden vuotuisen numeromäärän kohdalla varmasti tiedossa on vain ensi vuoden tilanne, joka sekin sisältää sen, että pääkaupunkiseudun eri kaupungeissa ilmestyy eri määrä lehtiä. Tarjous pyydettiin laskemaan ensi vuoden tietojen perusteella.

Kirkko ja kaupunki -lehti ilmestyy kolmena osittain erilaisena paikallisversiona, joilla on erikokoinen painos. Kaikilla lehdillä on runkona yhteinen niska ja toisistaan poikkeavat kaupunkikohtaiset niskat, yhteensä siis neljä erilaista niskaa. Lehdellä on yksi yhteinen ISSN-numero, ja lehden kokonaispainos on noin 330 000 kappaletta. Runkolehti on muuten kaikissa osapainoksissa sama, mutta paikallisväriä haetaan myös vaihtamalla runkolehden kansi aina osapainoksen mukaan. Vuonna 2024 lehti ilmestyy Helsingissä 17 kertaa, Vantaalla 18 kertaa ja Espoossa 20 kertaa. Espoon painosta jaetaan myös Kauniaisissa. Eli vuonna 2024 lehti ilmestyy kaikkien kaupunkien laajuisena numerona (koko painoksena) 17 kertaa. Lisäksi tehdään yksi numero, joka ilmestyy Espoossa, Kauniaisissa ja Vantaalla ja kaksi numeroa, jotka ilmestyvät vain Espoossa ja Kauniaisissa. Espoon, Vantaan ja Kauniaisten numeron painosmäärä on noin 149 000 kappaletta, Espoon ja Kauniaisten noin 83 000. Hintatarjous piti tehdä vuoden 2024 hinnan perusteella. Hinnasta sai tarjouskilpailussa maksimissaan 85 pistettä ja laatutekijöistä 15 pistettä. Parhaan yhteispistemäärän saanut voittaa.

Kilpailutuksen painosmäärä perustuu nykyiseen painokseen. Painosmäärän suuruus riippuu seurakuntien jäsentalouksien määrästä eli se voi sopimuskauden aikana muuttua samoin kuin kaupunkikohtaisten osapainosten painosmäärä.

Tarjouspyynnössä todettiin myös, että jos paperilaatu muuttuu, hintoja tarkistetaan sen mukaisesti. Muuten hintoja tarkistetaan, mikäli työpalkat ja/tai raaka-aineiden hinnat muuttuvat tai viranomaisten toimenpiteistä aiheutuu kustannuslisäyksiä. Hintoja voi tarkistaa korkeintaan kolme kertaa vuodessa. Vuoden 2024 ensimmäinen hinnantarkistus on kuitenkin aikaisintaan 1.7. Hinnat voivat muuttua sekä ylös- että alaspäin edellä mainituin edellytyksin. Hinnanmuutosta voi esittää kumpi tahansa osapuoli.

Tarjouspyynnössä todettiin myös, että lehden vuotuinen numeromäärä voi paikallisesti hieman vaihdella julkaisijaseurakuntien toiveiden mukaan. Lehden vuotuinen numeromäärä vuodesta 2025 eteenpäin, kyseinen vuosi mukaan lukien, voi olla myös nykyistä pienempi. Minimissään lehti ilmestyisi kuukausittain.

3. Saadut tarjoukset

Tarjouspyynnöt pyydettiin jättämään 20.10. kello 12 mennessä. Tarjouksesta oli mahdollista tehdä kysymyksiä 29.9. mennessä. Niitä tuli yksi ja lisäksi tarjoaja julkaisi Tarjouspalvelusivustolla viestin, jossa korostettiin vielä erikseen tarjouksessa ja palvelunkuvauksessa mainittua paperiyhdistelmää. Nämä vastaukset annettiin 22.9. ja 4.10., kun vastausten viimeinen ajankohta oli 6.10. Tarjouspyyntöön tutustui useampi paino. Määräaikaan mennessä tarjouksia saapui kuitenkin vain yksi. Kyseinen tarjous, jonka teki lehden nykyinen yhteistyökumppani Sanoma Media Finland Oy (Y-tunnus 1515901-4), täyttää tarjouspyynnössä mainitut kriteerit. Vaikka laadullista vertailua ei yhden tarjoajan vuoksi tarvitse tehdä, kyseinen tarjous olisi saanut maksimipisteet niin tuotantoaikataulun, lisäliitteiden, laadunvalvontaprosessin kuin ympäristösertifioinnin osalta. Ulkopuoliselta arvioijan eli Aste Oy:n arvio sille toimitetusta koepainatuksesta oli myös hyvä, mutta nyt siis vertailukohta puuttuu, koska muita tarjoajia ei ole.

Jättämällä tarjouksen tarjoaja on vakuuttanut täyttävänsä kaikki tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudelle asetetut vaatimukset. Tarjoajalta tarkistetaan ennen sopimuksen allekirjoittamista tarjoajan soveltuvuutta koskevien ehtojen täyttyminen.

Sanoma Media Finland Oy:n tarjouksen hinta on laskettu tarjouspyynnössä olleen kaavan mukaisesti erikseen 13 kertaa vuodessa kaikissa kaupungeissa julkaistaville lehdille, neljä kertaa vuodessa julkaistaville isommille lehdille, kerran vuodessa ilmestyvälle Espoon, Kauniaisten ja Vantaan painokselle sekä kaksi kertaa vuodessa ilmestyvälle Espoon painokselle. Hinnat ovat 42900 euroa kahdelle ensin mainitulle lehtikoolle/numero, 19 370 euroa Espoon ja Vantaan painokselle sekä 11 620 euroa Espoon ja Kauniaisten painokselle. Kyseessä on siis ensi vuoden hintataso ja alv 0 %. Vuotuiseksi hinnaksi tulee 771 910 alv 0 %. Toki 1.7. jälkeen hinta saattaa edellä mainituin kriteerein muuttua. Niin on ollut nykyisessäkin sopimuksessa ja se on itse asiassa merkinnyt sitä, että viime vuonna korkeiksi kohonneet painokustannukset ovat keväästä lähtien laskeneet.

Verrattuna tämänhetkiseen hintatasoon saatu tarjous on kalliimpi, mutta tätä selittää pitkälti edellä mainittu paperiyhdistelmä. Koneelliseen lajitteluun siirtyminen laskee kuitenkin jakelun kustannuksia. Jos lajittelukustannukset eivät laske riittävästi painon kanssa solmittava sopimus, kuten myös kilpailutus, mahdollistaa myös paperilaatujen muutoksen. Kaikkien painojen kohdalla malli olisi ollut sama.

4. Hankintapäätös ja -sopimus

Hankintapäätös esitetään tehtäväksi tarjouskilpailuun ainoan tarjouksen jättäneeltä Sanoma Media Finland Oy:ltä. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Ensimmäinen lehti ilmestyy ensi vuonna 25. tammikuuta.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Päätoimittaja Pauli Juusela, p. 09 2340 4020, pauli.juusela@kirkkojakaupunki.fi

Jakelu

Tarjouksen jättäneet