Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 30.11.2023/Pykälä 346

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää
1) hankkia bussikuljetukset tilausajopalveluina määräaikaisella hankintasopimuksella vuodelle 2024 seuraavilta kuljetusyhtiöiltä: Nurmijärven Linja Oy ja Ventoniemi Oy. 136 000€+ alv. Esitetään, että Ventoniemen liikenne valitaan 7 kuljetusryhmään ja Nurmijärven linja 1 kuljetusryhmän toimittajaksi.
2) valtuuttaa yhteisen seurakuntatyön johtajan tekemään ja allekirjoittamaan hankintaa koskevat sopimukset toimittajien kanssa
3) tarkastaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Käsittely

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena on vuoden 2024 tilausajokuljetukset Helsingin seurakuntien järjestämiin leireihin ja tapahtumiin. Hankinta koskee seurakuntayhtymän tiedossa olevia ja ennakkoon suunniteltuja kuljetuksia pois lukien ulkomailla järjestettävät leirit sekä erikoisvarusteltua kapasiteettiä vaativat kuljetukset.

Yhteishankinnalla kilpailutuksen kautta tavoitellaan taloudellista hyötyä seurakunnille ja samalla noudatetaan Kirkon ympäristödiplomin mukaisia arvoja mm. vähentämällä kuljetusten kokonaismäärää ja sitä myötä päästöjä. Hankinnan lapsivaikutukset on myös huomioitu, koska suurin osa kuljetuksista koskee alle 18 -vuotiaita. Hansel Oy:n dynaamiseen hankintajärjestelmään sekä kilpailutukseen kirjatuilla omilla kriteereillä kilpailutetut kuljetukset takaavat sen, että sekä käytettävä kalusto ja kuljettajat ovat turvallisia, että kuljetusyritykset tarjoavat yhdenmukaisia ja laadukkaita palveluita

erilaisille matkustajaryhmille. Linja-autojen varustelutaso on määritelty tarjouspyynnössä ja sopimuksen aikaista toimintaa tullaan seuraamaan hankintasopimukseen kirjattavien ehtojen myötä.

Hankinnan kokonaisarvo vuodelle 2024 on noin 137 000 € (alv 0 %).

Kilpailutuksella varmistetaan hankintalain mukainen toiminta, koska yhteishankinnan arvo ylittää hankintalain kansallisen kilpailutuksen kynnysarvon 60 000 € ja kilpailutus on välttämätön.

Hankinta tehdään perustuen loka-marraskuussa 2023 avoinna olleeseen kilpailutukseen.

2. Hankintamenettely

Hankinta perustui Hansel Oy:n dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) "Tilausajopalvelut 2021-2026, luokka 1. kertaluontoiset tilausajopalvelut" sisäiseen kilpailutukseen. Tarjoajat ovat dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyjä tarjoajia. DPS on täysin sähköinen, kaikille soveltuvuusehdot täyttäville tarjoajille avoin hankintamenettely.

Hankinta toteutettiin kilpailutuksen kautta osakokonaisuuksina. Vuoden 2024 ajot on niputettu 8 ryhmään ja tarjoajan on sitouduttava ajamaan kaikki ryhmän sisäiset ajot. Ryhmät on eritelty liitteessä Tarjousten vertailutaulukko.

Hankintaan ei liity optiota, koska seurakuntien ajot ja kohteet vaihtelevat vuosittain. Tarjoukset osa-alueittain sallittiin.

Tarjouskilpailu julkaistiin 27.10.2023 ja päättyi 12.11.2023.

Kysymysten jättöpäivä oli 2.11.2023. Jättöpäivään mennessä ei tullut yhtään kysymystä.

3. Saadut tarjoukset

Tarjouksen määräaikaan 12.11.2023 klo 16:00 mennessä tekivät:

Nurmijärven Linja Oy, FI01295189

Pohjolan Matka, FI01792855

Ventoniemi Oy, FI01316402

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Kaikki DPS:ssä mukana olevat tarjoajat täyttävät vaadittavat soveltuvuusehdot. Hansel valvoo tilannetta koko DPS:n voimassa olon ajan..

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Kaikki tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. Kaikki tarjotut hinnat ovat alv 0%.

6. Tarjousten vertailu

Tarjouspyyntö oli kohdennettu dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille toimittajille. Jättämällä tarjouksen tarjoajan tuli hyväksyä DPS:n ja tarjouspyyntöön kirjatut ehdot.

Suurimmassa osassa kuljetuksia lähtöaika on ennakkoon määritelty. Aikataulussa pidätämme kuitenkin oikeuden muutoksiin. Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita, mutta niiden on oltava ennakkoon nimettyjä DPS:ssä. Jokaisessa bussissa on oltava toimiva WC, ilmastointi, mikrofoni ja alkolukko sekä riittävästi säilytystilaa huomioiden matkatavarat/henkilö.

Tilattavat ajot on niputettu ryhmiin 1-8. Jokainen ryhmistä on erilainen ja kuljetusten määrä ja pituudet vaihtelevat ryhmittäin. Ajot on reititetty todellisen tarpeen mukaisesti ja seurakunnan lähtö- tai päätepisteeksi on tavanomaisesti laitettu kunkin seurakunnan kirkko. Lähtö- ja päätepistettä on mahdollista muuttaa 5 kilometrin säteellä.

Tarjouksen tehnyt kuljetusyritys erottelee hinnan jokaiselle kuljetukselle kunkin ryhmän alla. Hintavertailussa käytetään kuljetusryhmäkohtaista kokonaishintaa. Kuljetusyrityksen on sitouduttava ajamaan jokainen tarjoamansa ryhmän alla oleva kuljetus. Toimittajiksi valitaan alimman hinnan per ryhmä tarjonnut kuljetusyhtiö.

Tarjousten vertailutaulukko on liitteenä. Kuljetusryhmäkohtainen kokonaishinta ei voi olla liikesalaisuus, koska sitä käytetään vertailuperusteena hankinnassa.

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Hankintapäätös tehdään perustuen siihen, mikä taho on tarjonnut osa-aluekohtaisesti halvimman hinnan.

Bussikuljetukset vuodelle 2024 esitetään hankittavaksi seuraavilta toimijoilta:

Ryhmä 1 (kuljetukset seurakunnista Korpirauhaan keväällä ja syksyllä 2023):

Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (20 700 €)

Tarjouksen jättäneet ei valitut: Nurmijärven Linja Oy (sija 2. 30 477,66 €)

Ryhmä 2 (kuljetukset seurakunnista Lohirantaan ja Kotorantaan keväällä ja syksyllä 2024):

Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (16 190€)

Tarjouksen jättäneet ei valitut: Nurmijärven Linja Oy (sija 2. 22 159,35 €)

Ryhmä 3 (kuljetukset seurakunnista Porkkalaan keväällä ja syksyllä 2024):

Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (7 200€)

Tarjouksen jättäneet ei valitut:

Nurmijärven Linja Oy (sija 2. 12 068,56 €)

Ryhmä 4 (rippileirikuljetukset seurakunnista Korpirauhaan ja Lohirantaan, Porkkalaan kesällä 2024):

Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (9 630 €)

Tarjouksen jättäneet ei valitut:

Nurmijärven Linja Oy (sija 2. 11 066,56 €)

Ryhmä 5 (rippileirikuljetukset seurakunnista Koivupuistoon, Tuusjärvelle, Valkealaan ja Anjalaan kesällä 2024):

Voittanut tarjous: Nurmijärven Linja Oy (19 607,04 €)

Tarjouksen jättäneet ei valitut: Ventoniemi Oy (sija 2. 20 600€)

Ryhmä 6 (rippileirikuljetukset seurakunnista Metsäkartanoon ja Lapualle kesällä 2025):

Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (28 810 €)

Tarjouksen jättäneet ei valitut: Pohjolan Matka (sija 2. 37 450 €), Nurmijärven Linja Oy (sija 3. 39 985,62€)

Ryhmä 7 (rippileirikuljetukset seurakunnista Savonlinnaan, Ruokolahdelle, Pieksämäelle ja Punkaharjulle kesällä 2024):

Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (13 480 €)

Tarjouksen jättäneet ei valitut:

Nurmijärven Linja Oy (sija 2.16 949,34 €),

Pohjolan Matka (sija 3. 19 500 €)

Ryhmä 8 (rippileirikuljetukset seurakunnista muualle Suomeen kesällä 2024):

Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (20 380 €)

Tarjouksen jättäneet ei valitut:

Nurmijärven Linja Oy (sija 2. 26 505, 38 €),

Pohjolan Matka (sija 3. 30 750 €)

Hankintasopimus yllä olevien tilausajokuljetusten hankinnasta syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia

Lisätiedot

Yhteisen seurakuntatyön johtaja Stefan Forsén, puh. 050 3803 945, stefan.forsen@evl.fi

Jakelu

Asianosaiset
Anna Järvi-Oshaug, anna.jarvi-oshaug@evl.fi
Kalle Kuusniemi, kalle.kuusniemi@evl.fi