Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 12.10.2023/Pykälä 291

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää:

1) hankkia konesalikapasiteettipalveluita tarjouksen mukaisesti Devnet Oy:ltä. Hankinnan arvonlisäverollinen hinta neljän vuoden aikana on enintään 100 000 euroa. Kustannukset maksetaan tietohallintopalveluiden kustannuspaikalta 1061050000.

2) , että sopimukseen liitetään sopimukset tai lausekkeet palvelutasosta (SLA), salassapidosta ja kirkon tietoturvamääräysten noudattamisesta.

3) valtuuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan 36 kuukauden määräaikaisen palvelusopimuksen Helsingin seurakuntayhtymän ja Devnet Oy:n välillä konesalikapasiteettipalveluiden hankinnasta. Sopimus jatkuu sopimuskauden jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Helsingin seurakuntayhtymällä on Seurakuntien talossa konesali, jossa tietohallintopalvelut ylläpitää tietojärjestelmiin ja tietotekniseen infrastruktuuriin liittyviä palvelimia omassa virtuaaliympäristössä. Tarve omassa ympäristössä tuotetuille palveluille on vähentynyt vuosien mittaan, kun palvelut hankitaan pääsääntöisesti pilvi- ja SaaS-palveluina. Toisaalta on siirrytty käyttämään yhä laajemmin kirkon yhteisiä, kirkon palvelukeskuksen tuottamia palveluita.

Osana talouden sopeutustoimia Helsingin seurakuntayhtymä on päättänyt luopua Seurakuntien talon kiinteistöstä. Konesalin nykyinen infrastruktuuri on tulossa teknis-taloudellisen käyttöikänsä päähän ja edellyttäisi välittömiä investointeja tekniikkaan.

Näistä syistä on tullut ajankohtaiseksi siirtää jäljellä olevat omassa ympäristössä tuotetut palvelut ulkoistetulle palveluntarjoajalle. Tämä muutos tuo kustannussäästöjä ja on HSRKY:n digitalisaatiostrategian mukainen. Tietohallintopalveluiden henkilöresursseja voidaan samalla suunnata infrastruktuurin ylläpidosta palveluiden kehittämiseen.

Hankinta sisältää HSRKY:n tarvitsemat konesalin kapasiteettipalvelut, varmistuspalvelut ja tarvittavat kirkkoverkon tietoliikenneyhteydet. Palvelut laskutetaan kuukausittain toteutuneen käytön mukaan, riippuen lähinnä palvelinten lukumäärästä ja käytetystä levytilasta. Tarve kapasiteettipalveluille on tulevaisuudessakin laskeva, eikä hankinnassa sitouduta mihinkään tiettyyn hankintamäärään.

Hankinta tehdään 36 kk ajaksi, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

2. Hankintamenettely

Hankintalain 30§ mukaan hankinnan arvo täytyy hankintaa suunniteltaessa arvioida neljän vuoden ajalle. Tämän hankinnan arvoksi arvioitiin 200 000 € / 4 vuotta, mikä ylittää kansallisen hankintarajan.

Hankinta on kilpailutettu tietohallintopalveluiden toimesta avoimella menettelyllä. Tarjouspyyntö julkaistiin Hilmassa 28.6.23. Tarjouspyyntö on liitteenä.

Tarjouspyynnöstä jätettiin määräaikaan mennessä 13 kysymystä, joihin vastattiin yhteisesti 15.8.23 ja vastaukset julkaistiin tarjouspalvelu.fi-sivustolla. Vastauksia täydennettiin 23.8.23, koska yhteen kysymykseen oli jäänyt epähuomiossa vastaamatta.

Tarjousten jättöaika päättyi 31.8.23 klo 12.

3. Saadut tarjoukset

Sähköiseen järjestelmään jätetiin yhteensä 10 tarjousta. Avauspöytäkirja on liitteenä. Tarjouksen jättivät:

• Advania Finland Oy (2116894-5)
• Alpit nordic Oy (3226143-2)
• Atea Finland Oy (FI09191560)
• Devnet Oy (FI19685839)
• Dustin Finland Oy (0935141-3)
• Enfo Oyj (FI20812129)
• Fujitsu Finland Oy (0815044-1)
• Lounea Yritysratkaisut Oy (0939469-1)
• Pinja Digital Oy (1002325-7)
• Printcom Center Oy (FI23805725)

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Kaikki tarjoajat vastasivat kysyttäessä ”KYLLÄ” tarjouspyynnössä esitettyihin soveltuvuusvaatimuksiin.

Tarjousten vertailussa ei ilmennyt perustetta sulkea yhtään tarjousta pois tarjouspyynnön vastaisena.

Voittaneen tarjouksen tehneen yrityksen soveltuvuuteen vaikuttavat tiedot on tarkistettu julkisista lähteistä sekä pyytämällä yritykseltä tarvittavat selvitykset.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Kaikki tarjoajat vastasivat kysyttäessä ”KYLLÄ” tarjouspyynnössä esitettyihin tarjottua palvelua koskeviin pakollisiin vaatimuksiin.

Tarjousten vertailussa ei ilmennyt perustetta sulkea yhtään tarjousta pois tarjouspyynnön vastaisena.

Voittaneen tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus on varmistettu toimittajan kanssa käydyllä sähköpostikirjeenvaihdolla.

6. Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailu on liitteenä.  Valintaperuste on halvin vertailuhinta, joka kuvaa neljän vuoden palveluhankinnan arvioitua kokonaismäärää ilman arvonlisäveroa. Vertailuhinta on laskennallinen; palvelut laskutetaan toteutuneen käytön mukaisesti.

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Hankinta tehdään kilpailutuksessa tarjotun halvimman hinnan perusteella.

Halvimman tarjouksen teki Devnet Oy, vertailuhinnan ollessa  55 182,00 € (alv 0%).

Tarjoajan kelpoisuus ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus tarkastetaan ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Sopimukseen liitetään sopimukset palvelutasosta (SLA), salassapidosta ja kirkon tietoturvamääräysten noudattamisesta.

Sopimusaika on 36 kk, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

tietohallintopäällikkö Antti Hakkarainen: antti.hakkarainen@evl.fi, 040 549 6460
hallintojohtaja Juha Silander: juha.silander@evl.fi, 040 563 9709

Jakelu

Tarjouksen jättäneet