Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 17.08.2023/Pykälä 218

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää
1) liittyä Hansel Oy:n yhteishankintaan Puhtaanapidon tarvikkeet 2024-2026 (2028). Helsingin seurakuntayhtymällä on voimassa oleva sopimus puhtaanapidon tuotteista 29.2.2024 saakka eli liittyminen Hansel Oy:n yhteishankintaan alkaa 1.3.2024 lähtien. Helsingin seurakuntayhtymän sopimuksen arvioitu kokonaisarvo 2 + 1 + 1 vuoden sopimuskaudelle 2024-2026 (2028) on noin 800.000 euroa (alv. 0 %),
2) valtuuttaa hankinta-asiantuntijan tekemään liittymisilmoituksen sekä toimittamaan liittymisilmoituksen jälkeen toteutettavan hankintakyselyn,
3) valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan asiakaskohtaisen sopimuksen

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

Yleistä

Hankinta sisältää laajan valikoiman puhtaanapidon ammattikäyttöön soveltuvia tuotteita ja tarvikkeita sekä niihin liittyviä palveluita. Sopimustuotteet soveltuvat eri toimintaympäristöihin ja käyttökohteisiin. Näitä ovat muun muassa pesu- ja puhdistusaineet, siivousvälineet ja -tarvikkeet, henkilösuojaimet, pehmopaperit, roskapussit, jätesäkit ja muovipussit, henkilöhygienian tuotteet ja annostelijat sekä ammattikeittiöiden koneelliseen astianpesuun tarvittavat tuotteet. Puitejärjestely sisältää tarvittavat vähimmäispalvelut kuten logistiikkapalvelun, suurkeittiöpalvelun ja toimittajan tukipalveluja.

Kyseessä on alustavasti yhden toimittajan malli (kokonaistoimittaja).

Yhteishankinnan edut:

- Valmiiksi kilpailutetut ja valvotut hinnat asiakkaiden yleisimmin käyttämille tuotteille

o Yhteishankinta kerää volyymit ja volyymien avulla asiakkaat saavat hintaedun lisäksi hyvät sopimusehdot

- Laaja valikoima vastuullisesti valmistettuja tuotteita

o Valikoima koostuu yhteishankintaan liittyneiden asiakkaiden hankintatarpeista

o Hankintakyselyn ja sen pohjalta käydyn keskustelun avulla asiakkaiden erilaiset hankintatarpeet saadaan hyvin esille

- Omasta kilpailutuksesta aiheutuvat kustannukset vähenevät samoin kuin prosessisäästöissä usean kuukauden työpanos

o Hansel hoitaa kilpailuttamisen asiakkaiden puolesta

o Yksi kokonaistoimittaja sopimustuotteille tuo helppoutta tilausprosessiin

- Turvalliset ja hyvät sopimusehdot sekä Hanselin asiantuntijoiden tuki koko sopimuskauden ajan

o Hintatason toteutumisen ja tuotteiden saatavuuden valvonta

o Sopimushallinnasta vastaaminen tuo turvaa

o Toimialan tuntemus ja asiakkaiden tukena toimiminen

- Asiakastyöryhmän jäsenet voivat kommentoida kilpailutusmateriaaleja suunnitteluvaiheessa

Vastuullisuus

Ympäristövastuu

- Sopimustuotteet ovat mahdollisimman vähän ympäristöä rasittavia

- Mahdollisimman moni sopimustuote on ympäristömerkitty ja/tai sisältää tuotteeseen liittyvän standardin

- Tilausten kuljetuksista aiheutuvien kasvihuonepäästöjen minimoiminen

- Pakkauksista muodostuvan jätteen määrän minimoiminen

Sosiaalinen vastuu

- Työ- ja ihmisoikeuksien noudattaminen ja ihmisarvoisen työn edistäminen

- Toimittajaa koskevat vastuullisuusvaatimukset tarkentuvat valmistelun edetessä

Taloudellinen vastuu

- Toimittajilta vaaditaan riittävää taloudellista suorituskykyä, jota mitataan mm. riskiluokkavaatimuksella ja liikevaihtovaatimuksella

- Sopimustoimittajan ja alihankkijoina toimivien kuten kuljetusliikkeiden taloudellista suorituskykyä (mm. riskiluokkaa) valvotaan automatisoidusti Hanselin toimesta koko sopimuskauden ajan

Liittyminen, arvio hankinnan kokonaisarvosta ja hankintakysely

Sopimukseen tulee liittyä viimeistään 2.10.2023. Sopimusta voivat hyödyntää vain ennen hankintailmoituksen julkaisua liittyneet asiakkaat.

Liittymisen yhteydessä Hansel Oy pyytää arviota tulevien hankintojemme kokonaisarvosta. Tietoa edellytetään nykyisin kaikissa julkisissa hankintailmoituksissa. Helsingin seurakuntayhtymän sopimuksen arvioitu kokonaisarvo 2 + 1 + 1 vuoden sopimuskaudelle 2024-2026 (2028) on noin 800.000 euroa (alv. 0 %).

Puitejärjestelyyn liittyneille asiakkaille lähetetään myöhemmin liittymisen jälkeen hankintakysely, jolla tarkennetaan asiakkaan sopimuskaudelle arvioimia hankintatarpeita ennen hankintailmoituksen julkaisemista.

Sopimuskausi

Tavoitteena on, että uusi yhteishankinta on asiakkaiden käytettävissä 1.2.2024 alkaen.

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta, jota Hanselin on mahdollista jatkaa kahdella (2) enintään yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella

Asiakkaiden hankintasopimukset voivat olla voimassa enintään kaksi kuukautta puitesopimuksen päättymisen jälkeen.

Aikataulu tarkentuu vielä syksyn 2023 aikana.

Koska organisaatiollamme on voimassa oleva sopimus puhtaanapidon tuotteista 29.2.2024 saakka, alkaa liittyminen yhteishankintaan 1.3.2024 lähtien kun aiempi sopimus päättyy.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Ympäristövaikutusten arviointi

 Ympäristövastuu on huomioitu osana yhteishankinnan vastuullisuuskriteereitä.

Lisätiedot

Kiinteistöjohtaja Osmo Rasimus
p. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi