Roihuvuoren seurakunnan seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 30.05.2023/Pykälä 76

Esittelijä Kirkkoherra, Roihuvuoren seurakunta Kaskinen Timo Pekka

Päätösehdotus

Päätös

Päätösehdotuksen mukaan.

Selostus

Seurakunnassa hankitaan vuosittain erilaisten tarjoilujen järjestämiseen elintarvikkeita noin 25.000 euron arvosta. Elintarvikkeita ostetaan seurakuntayhtymän kilpailuttamien tavarantoimittajilta sekä sellaisista kirkkojen lähellä sijaitsevista liikkeistä, joiden kanssa on sovittu laskutuskäytännöstä. Tärkeimpiä tavarantoimittajia ovat olleet Danslavi Oy (K-Supermarket Saari), HOK-Elanto Liiketoiminta Oy, Linnakunnas Oy (K-Market Roihuvuori), Meira Nova Oy ja Valio Oy. Aiemmin hankintoja saatettiin tehdä myös muista liikkeistä, kuten S-ryhmän kaupoista, kun työntekijöillä oli käytössään FirstCard -luottokortit.

FC-luottokorttien muututtua kortinhaltijan ja Helsingin seurakuntayhtymän yhteismaksuvastuullisiksi työntekijät pääosin luopuivat FC-korteista. Uuden käytännön mukaan kortinhaltija on velvollinen huolehtimaan luottokortin käyttöön liittyvien tositteiden säilyttämisestä ja niiden käsittelemisestä. Käytännössä Nordea Rahoitus lähettää kortinhaltijalle laskun edellisen kuukauden aikana FC-kortilla tehdyistä hankinnoista kunkin kuukauden 1. päivänä. Lasku tulee kortinhaltijan henkilökohtaiseen verkkopankkiin verkkolaskuna. Kortinhaltija tallentaa kopion laskusta itselleen liitettäväksi laadittavaan kululaskuun.

Kortinhaltijan tulee tehdä kululasku matka- ja kululaskuohjelmassa viimeistään kuukauden 10. päivänä ja liittää laskulle kaikki luottokorttitositteet sekä kopion Nordealta saamastaan First Card -korttilaskusta. Kortinhaltija vastaa hankintojen tiliöinnistä (tili ja kustannuspaikka) sekä tarvittavien erillisselvitysten antamisesta (esimerkiksi erillisessä liitteessä), mikäli hankintaan liittyvät tiedot eivät ole kaikilta osin todennettavissa tositteista. Kortinhaltijan tehtävänä on lähettää kululaskun talouspalveluihin tarkastettavaksi.

FC-korteilla tehtyjen hankintojen laskuttaminen työntekijän henkilökohtaiselta pankkitililtä sai lähes kaikki seurakunnan työntekijät luopumaan FC-korteistaan. Hankalaksi koetun kuittien käsittelyprosessin katsottiin lisäävän riskiä, että ostokset jäävät työntekijän maksettaviksi.

FC-korteista luopuminen on merkinnyt seurakunnalle lisääntyneitä kustannuksia, kun ostoksia ei ole voinut tehdä kuin tietyistä hankintapaikoista, jotka eivät aina ole halvimpia. Muutamissa seurakunnissa on tästä syystä hankittu työntekijöiden käyttöön myös S-Business -yrityskortteja.

S-Business on maksuton ja kuititon yrityskortti. S-B -kortilla ostoksia tehtäessä kuitteja ei tarvitse säästää, sillä kirjanpidon tarvitsemat tiedot, jotka työntekijä voi kassalla käytyään kirjoittaa puhelimensa Appin kautta suoraan kuittiin, näkyvät kuukausittaiselta korttilaskulta. S-B -kortilla voi maksaa muun muassa Prismoissa, S-marketeissa sekä Sale- ja Alepa-kaupoissa. Lisäksi S-B -kortti käy maksuvälineenä S-ryhmän hotelleissa ja S-ryhmän ravintoloissa.

S-Business-kortin käyttöä voidaan haluttaessa rajata siten, että korttiin liitetään rajaava osto-oikeus, jolloin kortilla voi maksaa vain tiettyjä tuotteita tai palveluja. Kortin osto-oikeus määritellään hakemuksessa ja sen ilmaiseva tunnus painetaan korttiin. Korttia ei voi käyttää ulkomailla, eikä sillä voi nostaa käteistä. Kortilla tehtävät laskut tulevat maksujärjestelmän kautta kirkkoherran hyväksyttäviksi.