Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 15.06.2023/Pykälä 57

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkovaltuusto päättää hyväksyä Kirkko Helsingissä strategiaprosessin selostuksessa esitetyllä tavalla.

Käsittely

Seurakuntayhtymän johtajan sijainen Stefan Forsén esitteli asiaa.

Käsittelyn aikana käytettiin 9 puheenvuoroa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää
1) osaltaan hyväksyä Kirkko Helsingissä strategiaprosessin.

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle
2) , että se hyväksyy Kirkko Helsingissä strategiaprosessin selostuksessa esitetyllä tavalla.

Käsittely

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki esitteli asiaa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

Helsingin seurakuntayhtymässä on ollut käytössä jatkuvan strategian tekemisen prosessi, joka oli hyväksytty joulukuussa 2018 yhteisessä kirkkovaltuustossa. Voimassa oleva Kirkko Helsingissä -strategia on hyväksytty joulukuussa 2021 yhteisessä kirkkovaltuustossa. Yhteinen kirkkovaltuusto palautti Kirkko Helsin-gissä ‑strategian valmisteluun kokouksessaan 27.4.

Uudessa valmistelussa on tuotettu esitys Kirkko Helsingissä -strategiaprosessista. Valmistelun taustaksi on kerätty tietoa seuraavista lähteistä:

• Yhteinen kirkkovaltuusto ja kirkkoherrat: torstain 23.3. valtuuston iltakoulun kirjaukset,
• Kirkkoherrojen, johdon ja luottamusjohdon haastattelut (Työnjako 2026 ‑projekti, kevät 2023),
• Valtuuston kokouksessa 27.4. käytetyt strategian valmisteluun palauttamiseen liittyvät puheenvuorot,
• Valtuuston kokouksessa puheenvuoroja käyttäneiden kanssa käydyt keskustelut,
• Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenten näkökulmat strategiaprosessin valmisteluun Howspace-yhteiskehittämisalustalla 11.-16.5.
• Kirkkoherrojen näkökulmat strategiaprosessiin kirkkoherrojen seminaarissa 15.5.

Keskeiset näkökulmat valmistelussa saadun palautteen pohjalta

Palautteen pohjalta keskeisiksi nähtiin alla listatut asiat. Alla asiat on kirjattu niin, että kunkin asian kohdalla on siihen ehdotettu ratkaisu. Tähän aiheeseen liittyy yhteiselle kirkkoneuvostolle tarkoitettu oheisaineisto A.

1. Valtuuston tulee voida asettaa oman kautensa strategiset tavoitteet ja niille mittarit. Kirkko Helsingissä -strategiaprosessin suhde sekä yhteiseen että seurakuntien tekemiseen on epäselvä.

• Selkeytetään strategiaprosessin kokonaisuus ja kuvataan se.

2. On liikaa erimittaisia strategisten linjausten kestoja.

• Esitys: Kirkko Helsingissä -strategiakausi on neljä vuotta. Arviointi tapahtuu strategian mittareiden mukaisesti. Kahden vuoden kohdalla on suunnan muutoksen mahdollisuus.
• Kerätään yhteen Rohkeasti yhdessä -linjaukset ja -päätökset. Kirjataan niiden kestot.

3. Valtuutettujen tulee päästä linjaamaan, mitä vaikutuksia mm. Rohkeasti yhdes­sä ‑päätöksillä ja erilaisilla luopumisilla on strategiseen suuntaan

• Vuoden 2023 strategiaprosessi tuottaa suunnan toivottuun tulevaisuuteen tilanteessa, jossa on tehty ja tehdään luopumisia ja säästöjä.
• Suunnitellaan tulevien vuosien strategiaprosessi sellaiseksi, että se kattaa jatkossa toimintaedellytysten turvaamisen (talous, henkilöstö, kiinteistöt, työnjako, digitaalisuus).

4. Pitää voida tietää, kuka vastaa mistä asioista ja miten

• Kuvataan strategiaa valmistelevat toimijat
• Valtuusto päättää peruslinjat, yhteinen kirkkoneuvosto jatkaa strategiaprosessin ohjausta

5. Valtuutetun pitää voida tietää, milloin tulee olla valmiina päätöksentekoon

• Avataan vuoden 2023 strategiaprosessi aikajanaksi sisältäen päivämäärät

6. Seurakuntaneuvostojen ja kirkkoherrojen sekä koko henkilöstön mahdollisuus olla laajasti mukana prosessissa tulee taata

• Seurakuntaneuvostot osallistetaan suunnitteluun. Muun muassa seurakuntaneuvostoille jaetaan strategiamateriaali kokousta varten syyskuussa 2023.
• Kirkkoherrat kutsutaan strategiaa käsitteleviin yhteisten luottamuselinten iltakouluihin sekä kirkkoherrainkokous on mukana strategia-aiheiden käsittelyssä vuoden 2023 aikana sekä seurakuntien omien että yhteisen Kirkko Helsingissä -strategian näkökulmista.
• Henkilöstön ja lähiesimiesten osallistamiseen panostetaan syksyllä 2023

Seurakunnissa on uusien luottamushenkilöiden kanssa käynnistetty tai ollaan käynnistämässä erilaisia strategisia prosesseja, joissa tarkastellaan kunkin seurakunnan omia strategisia tavoitteita. On tärkeä, että Helsingin eri puolilla toimivat seurakunnat voivat keskittyä alueellaan keskeisiin asioihin. Dialogia strategisista tavoitteista tarvitaan, dialogilla rakennetaan parhaiten ymmärrystä sekä kunkin seurakunnan erityisyydestä että seurakuntien yhteisistä tarpeista. Yhteisiin linjauksiin liittyen on tärkeä kuulla yhteisten luottamuselinten, kirkkoherrojen, päälliköiden, johtajien sekä koko henkilöstön ja seurakuntaneuvostojen näkökulmia siihen, millaisista asioista esimerkiksi kannattaa ja voi yhteisesti linjata.

Strategiaprosessin kuvaus

Yhteisen strategian päämääränä on sanoittaa yhteistä tulevaisuusnäkyä, millainen tulevaisuuden halutaan olevan. Strategiaprosessin ytimenä on neljän vuoden kausi, jonka aikana strategiaa arvioidaan jatkuvasti strategian mittareiden mukaan. Strategian mittareista päätetään strategiasta päättämisen yhteydessä. Kahden vuoden kohdalla tehdään laajempi tarkastelu, jolloin on mahdollisuus suunnanmuutokseen. Strategiaprosessin aikataulu sovitetaan yhteen toiminnan, talouden ja osaamisen johtamisen suunnittelun ja seurannan kanssa.

Tavoitteena on, että tulevaisuutta suunnitellaan Helsingin seurakuntayhtymässä yhdessä seurakuntien ja yhteisten palveluiden kesken. Kirkko Helsingissä -strategia on jatkuvassa dialogissa seurakuntien strategioiden ja Suomen evankelis-luterilaisen kirkon strategioiden kanssa. Strategiaprosessissa tuotetaan yhteisille palveluille Kirkko Helsingissä -strategiasta johdetut toimenpidelinjaukset.

Vuoden 2023 strategiaprosessi tuottaa suunnan toivottuun tulevaisuuteen tilanteessa, jossa on tehty ja tehdään luopumisia ja säästöjä. Vuoden 2023 strategiaprosessi ottaa huomioon Rohkeasti yhdessä -prosessissa tehdyt päätökset. Seuraava strategiaprosessi suunnitellaan sellaiseksi, että se kattaa jatkossa toimintaedellytysten turvaamisen (talous, henkilöstö, kiinteistöt, työnjako, digitaalisuus).

Strategiaa tehdään neljässä vaiheessa: ymmärrys, näkemys, valinnat ja toteutus. Ymmärrys-vaiheessa keskitytään toimintaympäristön tilannekuvaan ja analyysiin. Näkemys-vaiheessa keskitytään tulevaisuusskenaarioihin ja vision valmisteluun: millaiseen tulevaisuuteen ohjataan Kirkkoa Helsingissä? Valinnat-vaiheessa tehdään valinnat, joiden pohjalta nähdään, miten toivottuun tulevaisuuteen päästään. Tässä vaiheessa tehdään päätökset strategiasta. Tähtäyspisteenä on päätöksenteko yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa 15.12.2023. Toteutus-vaiheessa tehdyt valinnat toteutetaan ja niiden toteutumista arvioidaan. Arviointi toteutetaan strategiapäätöksiin liittyvien mittarien avulla.

Strategiaprosessille ehdotettu aikataulutus vuodelle 2023 on kuvattu tarkemmin liitteessä. Muutoksen erityisesti syyskauden valmisteluaikatauluun ovat mahdollisia. Ennen kesätaukoa strategiaa on tarkoitus käsitellä yhteisen kirkkoneuvoston iltakoulussa 31.5., johon kutsutaan myös kirkkoherrat, sekä luottamushenkilöiden kesätapaa­misessa 8.6. ja yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa 15.6. Strategiakäsittelyt jatkuvat syyskaudella yhteisen kirkkovaltuuston iltakoulussa 31.8. ja yhteisen kirkkoneuvoston seminaarissa 1.-3.9.

Taustatietoja valmistelusta

Ehdotetun strategiaprosessin lähtökohtia on peilattu mm. eri organisaatioiden strategiamalleihin sekä erilaiseen strategiakirjallisuuteen laajasti tutustumalla. Nimitykset ymmärrys, näkemys, valinnat ja toteutus pohjautuvat teokseen Sutinen & Haapakorva. 2021. Pelastetaan Strategia. Vaiheiden sisällöt on räätälöity Kirkolle Helsingissä.

Ehdotuksen taustalla on mm. palvelumuotoiluperiaatteita noudattava kehittämisen lähtökohta tutustua ensin laajasti käsillä olevaan kysymykseen, jotta voidaan olla varmoja, että ratkaistaan oikea ongelma. Sen jälkeen voidaan ratkaista ongelma oikein.

Valmistelua ovat tehneet Tulevaisuusryhmä puheenjohtajanaan yhtymänjohtaja Juha Rintamäki, jäseninä Wiking Vuori (yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja), Riitta Asikanius (yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja), Daniel Björk (kirkkoherrainkokouksen puheenjohtaja), Stefan Forsén (yhteisen seurakuntatyön johtaja) sekä sihteerinään Eeva Salonen (kehittämistyön johtava asiantuntija) sekä sen työnyrkki kokoonkutsujanaan Eeva Salonen ja jäseninään suurten strategisten projektien projektipäälliköt Anette Tolvanen (ydin- ja tukiprosessien kehittäminen), Riikka Myllys (määrärahajako ja sisäiset vuokrat), Katja Lehtola (Työnjako 2026) sekä yhtymänjohtajan erityisavustaja Simo Lemmetyinen.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Yhtymänjohtaja Juha Rintamäki, juha.rintamaki@evl.fi

Kehittämistyön johtava asiantuntija Eeva Salonen eeva.salonen@evl.fi

Jakelu