Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 13.04.2023/Pykälä 130

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää:
1) julistaa asianhallintapäällikön tehtävän haettavaksi.
2) asettaa asianhallintapäällikön rekrytointiryhmän ja valita siihen jäseniksi hallintojohtaja Juha Silanderin, erityisasiantuntija Mikael Vänttisen, henkilöstösihteeri Ina Kovamäen, yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja Riitta Asikaniuksen sekä yhden kirkkoneuvoston jäsenen.
3) määritellä palvelussuhteen keskeiset ehdot liitteen mukaisesti.

Käsittely

Ulpu Paananen poistui esteellisenä asian käsittelyn ajaksi (palvelussuhdejäävi, hallintolaki 28 § 1 mom 4).

Riitta Asikanius ehdotti yhteisen kirkkoneuvoston edustajaksi Petteri Auvista.

Päätös

Selostus

Asianhallintapalvelut-yksikön päällikkönä toiminut lakimies Ira Hietanen-Tanskanen irtisanoutui tehtävästään keväällä 2022. Meneillään olleiden tuta-neuvotteluiden takia päällikön paikkaa ei laitettu tuossa vaiheessa täytettäväksi vaan päällikön tehtävät hoidettiin sisäisin tehtäväjärjestelyin, ja järjestelmäasiantuntija Mervi Hämäläisen otti vastuulleen vt. päällikön tehtävät. Joulukuussa Mervi Hämäläinen irtisanoutui tehtävästään, siirtyen toisen työnantajan palvelukseen.

Asianhallintapalveluihin kohdistettiin muiden yksiköiden tavoin henkilöstövähennyksiä tuta-päätöksen yhteydessä. Asianhallintapalveluiden resurssit mitoitettiin tuta-prosessissa harkitusti sille tasolle, jossa ne olivat joulukuussa 2022, ennen Mervi Hämäläisen irtisanoutumista. Näin ollen nyt käsittelyssä oleva korvausrekrytointi on välttämätön eikä päällikkötehtävää voida hoitaa pysyvästi sisäisin tehtäväjärjestelyin yksikön työntekijämäärää lisäämättä.

Asianhallintasihteeri Nora Yliruka nimettiin hallintojohtajan viranhaltijapäätöksellä asianhallintapalveluiden vt. päälliköksi ensin 31.3.2023 saakka ja sittemmin edelleen 30.6.2023 saakka. Asianhallintapalveluihin on hankittu samalle ajanjaksolle lisäapuvoimia sisäisin tehtäväjärjestelyin yhteistyössä keskusrekisterin kanssa (0,5 htv).

Asianhallintapalveluiden päällikön tehtävänkuvausta ja työn sisältöä on tarkennettu yhteistyössä henkilöstöosaston asiantuntijoiden kanssa. Samassa yhteydessä on päädytty esittämään, että tehtävän virallinen nimike on jatkossa asianhallintapäällikkö, sillä kirkon tehtävänimikeluettelo ei tunne muotoa asianhallintapalveluiden päällikkö. Kyseistä nimikettä tullaan kuitenkin käyttämään jatkossakin tehtävän apunimikkeenä, koska se kuvaa parhaiten tehtävän sisällön. Myös rekrytointi-ilmoitus on suunniteltu julkaistavan asianhallintapalveluiden päällikön nimikkeellä. 

Seurakuntayhtymän johtoryhmä on kokouksessaan 30.3.2023 päättänyt puoltaa asianhallintapäällikön työsuhteen auki julistamista. Koska asianhallintapäällikkö toimii hallinto-osaston asianhallintapalvelut-yksikön päällikkönä ja esihenkilönä, kuuluu päätösvalta asianhallintapäällikön työsuhteeseen ottamisesta yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön perusteella yhteiselle kirkkoneuvostolle.

Asianhallintapäälliköltä edellytetään:

-          tehtävään soveltuva korkeakoulututkinto (esimerkiksi tiedonhallinnan, asiakirjahallinnon, arkistotoimen tai ICT:n alalta)

-          aiempaan työkokemukseen pohjautuvaa osaamista ja asiantuntemusta julkishallinnon tiedon- tai asianhallinnan tehtävistä

-          kehittävää ja vastuuntuntoista työotetta ja motivaatiota kehittyä

-          intoa tehdä yhteistyötä, hyvät neuvottelutaidot ja kykyä toimia vaativissakin vuorovaikutustilanteissa

-          suomen kielen erinomainen ja ruotsin kielen tyydyttävä suullinen ja kirjallinen taito. Muu kielitaito katsotaan eduksi.

Asianhallintapäällikön työsuhteen palkkaus määräytyy vaativuusryhmän 603 mukaan, peruspalkan ollessa 4 060,41 euroa / kk. Tällöin kokonaispalkaksi muodostuu 4 060,41 - 4 604,41 euroa, valittavan henkilön työkokemuksesta riippuen. Työsuhteeseen sovelletaan kuuden kuukauden koeaikaa.

Päivitetyn tehtävänkuvauksen mukaan asianhallintapäällikkö johtaa seurakuntayhtymän asianhallintapalveluita. Asianhallintapalveluiden tehtävänä on kehittää seurakuntien ja yhteisten palveluiden asiakirjahallintoa, varmistaa kirkollisten asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen sekä toteuttaa kirjaamo- ja tietopalveluita. Asianhallintapäällikkö toimii tehtävässään tiedon- ja asianhallinnan johtavana asiantuntijana ja vastaa asian- ja asiakirjahallinnasta, asian- ja asiakirjahallinnan käytännön toimintaprosessien ohjaamisesta ja kehittämisestä sekä arkistoinnin toteuttamisesta.

Asianhallintapäällikön tehtävän pääasiallinen sisältö on seuraava:

-          Johtaa asianhallintapalvelut-yksikköä ja toimii sen esimiehenä

-          Vastaa asianhallinnasta ja arkistotoimesta

-          Asianhallinnan, asiakirjatuotannon ja sopimushallinnan toimintaprosessien ohjaaminen ja kehittäminen

-          Koko seurakuntayhtymän päätearkistotoimintojen ohjaaminen ja sähköisen arkistoinnin kehittäminen

-          Projektipäällikön tehtävät asianhallinnan ja arkistotoimen kehittämisprojekteissa

-          Osallistuu hallinnon prosessien kehittämiseen ja vastaa omalta osaltaan hyvän hallinnon edistämisestä seurakunnissa ja seurakuntayhtymässä

-          Toimii Dynasty-asianhallintajärjestelmän pääkäyttäjänä

-          Vastaa oman yksikkönsä toiminnan ja talouden suunnittelusta

-          Vastaa omaan toimialaansa liittyvästä viestinnästä

Selvitys palvelussuhteen keskeisistä ehdoista on muotoiltu asianhallintapäällikön tehtävänkuvauksen pohjalta (liite).

Asianhallintapäällikön hakuprosessi on tarkoitus toteuttaa niin, että hakuaika päättyy maanantaina 22.5.2023 klo 16.00 ja haastattelut järjestetään tiistaina 30.5.2023 klo 12 alkaen. Mahdolliset henkilöarvioinnit toteutetaan tarvittaessa 1.-5.6.2023 välisenä aikana. Asianhallintapäällikön valinta on määrä tuoda yhteiselle kirkkoneuvostolle päätettäväksi 15.6.2023 kokoukseen. Uuden asianhallintapäällikön olisi tarkoitus aloittaa tehtävässä 1.8.2023 tai sopimuksen mukaan.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Hallintojohtaja Juha Silander

p. 040 563 9709, juha.silander@evl.fi