Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 22.09.2022/Pykälä 321

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1) sitoutua Sarastia Oy:n yhteishankintasopimuksen Irtokalusteet 2023 403071 osa-alueille Toimitila- ja julkitilakalusteet sekä Varhaiskasvatuksen kalusteet. Helsingin seurakuntayhtymän sopimuksen arvioitu kokonaisarvo neljän vuoden sopimuskaudelle on noin 800.000 euroa (alv. 0 %),

2) valtuuttaa kiinteistöjohtajan täyttämään, allekirjoittamaan ja palauttamaan sitoutumislomakkeen Sarastia Oy:lle,

3) tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Käsittely 

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus 

Sarastia Oy

Sarastia Oy vastaa kuntien ja kuntaorganisaatioiden uudistumisen ja digitalisaation haasteisiin tarjoamalla taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja tiedolla johtamisen palveluja, digitalisaatioratkaisuja ja -palveluja sekä perintä-, hankinta- ja rekrytointipalveluja.

Sarastia-konserniin kuuluvat tytäryritykset Sarastia Rekry Oy, Sarastia Kuntaperintä Oy ja Onvire Oy.

Seurakuntataloudet ovat Kirkon keskusrahaston ja seurakuntien välisen sidosyksikkösuhteen kautta (välillisinä omistajina) oikeutettuja hyödyntämään Sarastian Oy:n puitejärjestelyjä, kilpailutuspalveluita sekä muita palveluita.

Sarastian yhteishankintasopimuksiin sitoudutaan ennalta täyttämällä verkkosivuilta löytyvä sitoutumislomake, joka toimitetaan Sarastian hankintapalveluihin.

Kirkkohallituksen hankintapalveluista saadun tiedon mukaan uusimmissa Sarastian kilpailutuksissa seurakunnat/seurakuntayhtymät voivat tehdä liittymisen itsenäisesti, sillä Kirkon keskusrahasto on optioasiakkaana kaikissa Sarastian sopimuksissa, ja yksittäiset seurakunnat/seurakuntayhtymät voivat siten liittyä itsenäisesti Keskusrahaston optiovolyymin alla.

Helsingin seurakuntayhtymällä sopimuksen arvo irtokalusteiden osalta on noin 200.000 euroa (alv. 0 %) vuodessa eli neljän vuoden sopimuskaudelle noin 800.000 euroa (alv. 0 %).

Kilpailutussuunnitelma - Irtokalusteet 2023 403071

Hankinnan kohteen määritykset

Hankinnan kohde ja sisältyvät palvelut:

Hankinnan kohteena ovat asiakasyhteisöiden tarvitsemat irtokalusteet jaettuna osakokonaisuuksiin seuraavasti:

1. Oppilas- ja koulukalusteet

2. Toimisto- ja julkitilakalusteet

3. Varhaiskasvatuksen kalusteet

Hankintaan sisällytettäviä palveluja ovat asiakaspalvelu, kartoituskäynti kalustettavissa tiloissa, layout-suunnittelu, laajempi sisustussuunnittelijan tekemä suunnittelu, inventointipalvelu, vanhojen kalusteiden kierrätyspalvelu sekä työympäristömäärittelypalvelu.

Myös käytettyjen kalusteiden osto tai kalusteiden vuokraaminen on sopimuksen perusteella mahdollista, mikäli tarjoajat tarjoavat tällaisia ratkaisuja.

Kilpailutuksen lähestymistapa

Hankintatapa:

Avoin menettely. Hankinta on jaettu osakokonaisuuksiin.

Kilpailutettavan sopimuksen luonne:

Valtakunnallinen useamman toimittajan puitejärjestely.

Puitesopimustoimittajia ei aseteta etusijajärjestykseen. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat voi tehdä miltä tahansa osakokonaisuuden sopimustoimittajalta. Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tehdään kevennetty kilpailutus.

Sopimuskausi on neljä (4) vuotta. Sopimukseen sisältyy asiakaskohtainen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaika.

Sopimustoimittajien määrä:

3-5 sopimustoimittajaa / muodostettava osakokonaisuus. Sama toimittaja voidaan valita yhteen tai useampaan osakokonaisuuteen.

Aikataulu:

Tavoitteena on toteuttaa kilpailutus syksyn 2022 aikana siten, että sopimus astuisi voimaan tammikuussa 2023.

Hankintaan sitoutumisia otetaan vastaan tarjouspyynnön julkaisuun asti.

HUOM! Sarastialla on tällä hetkellä voimassa kaksi irtokalusteita koskevaa sopimuskokonaisuutta (2.1.2019-1.1.2023 ja 27.12.2021-26.12.2025). Kyseessä oleva hankinta kilpailutetaan lähtökohtaisesti niille 1.1.2023 päättyvän sopimuksen asiakkuuksille, jotka eivät ole sitoutuneita tai optioasiakkaita joulukuussa 2025 päättyvässä sopimuksessa sekä uusille asiakkuuksille.

Kilpailutuksen vertailuperusteet:

Kokonaistaloudellinen edullisuus

Hinnan painoarvo noin 80 % ja laadun painoarvo noin 20 %

Laadun arviointi:

Vähimmäisvaatimuksena tuotteiden ominaisuuksiin liittyviä vaatimuksia. Kilpailutettavien kalusteiden edellytetään olevan julkisiin tiloihin soveltuvia ja vastaavan ominaisuuksiltaan yleisimpiä mitoituksiin, turvallisuuteen, kestävyyteen ja ergonomiaan liittyviä standardeja ja normeja.

Tarjoajat voivat saada laatupisteitä tuotteiden erityisten käyttöominaisuuksien ja muunneltavuuden perusteella sekä ekologisen vastuullisuuden perusteella.

Hinnoittelumekanismi:

Hinnoiteltaville tuotteille pyydetään yksikköhinta.

Lisäksi hankinnassa pyydetään tuntihinnoittelua sisustussuunnittelijan tekemälle suunnittelulle.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Kiinteistöjohtaja Osmo Rasimus
p. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi

Jakelu