Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 08.12.2022/Pykälä 412

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Käsittely 

Hallintojohtaja selosti asiaa.

Puheenjohtajana toimi varapuheenjohtaja Riitta Asikanius.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus 

Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 8.9.2022 (§ 309 Talouden tasapainottamisen ja toiminnan uudelleensuuntaamisen toimenpiteet, kohta 33) siirtyä sähköisiin kokousmateriaaleihin yhteisen kirkkoneuvoston ja yhteisen kirkkovaltuuston kokouksissa ja suositella myös seurakuntaneuvostoille siirtymistä sähköisiin kokousmateriaaleihin kustannussäästöjen saavuttamiseksi ja ympäristönäkökulmien huomioimiseksi.

Helsingin seurakuntayhtymässä on käytössä Dynasty-asianhallintajärjestelmä ja siihen liitetty sähköinen kokouspalvelu Cloud Meeting, joka mahdollistaa sähköisten kokousmateriaalien käytön kaikissa hallinnon kokouksissa. Seurakuntayhtymä on ottanut kevään ja kesän 2022 aikana käyttöön aiempaa monipuolisemman Dynasty 10 -ohjelmaversion sekä uusimman version Cloud Meeting -kokousjärjestelmästä. Sekä yhteinen kirkkoneuvosto että yhteinen kirkkovaltuusto käyttävät kokouksissaan Cloud Meeting-järjestelmää. Esityslistat liitteineen julkaistaan järjestelmään, ja sen avulla hoidetaan jatkossa myös kokouksen kulku sähköisesti (läsnäoloilmoitukset, puheenvuoropyynnöt, äänestykset, päätösten kirjaaminen jne.).

Vuoden 2023 alusta alkaen kokousmateriaaleja ei enää lähetetä paperisena valtuutetuille. Tällä säästetään mm. kopiointi-, painatus-, posti- ja kuriiripalvelukuluja. Kustannusnäkökulman lisäksi sähköisiin kokousmateriaaleihin siirtyminen on linjassa kirkon ympäristönäkökulman ja kestävän kehityksen periaatteiden kanssa. Muun muassa Helsingin kaupunki on siirtynyt kokonaan sähköisten kokousmateriaalien käyttöön. Mikäli sähköisten kokousmateriaalien käyttö ei olisi yksittäiselle valtuutetulle mahdollista saavutettavuusnäkökulmasta tarkasteltuna (esimerkiksi tietyn sairauden tai vamman aiheuttama este IT-laitteiden käyttämiselle), voidaan kokousmateriaalit yleislinjauksen estämättä toimittaa tällaisessa tapauksessa paperisina.

Kokoustilanteessa luottamushenkilöllä tulee olla käytössä kannettava tietokone, jonka kautta kokousaineistoon tutustutaan ja kokoukseen osallistutaan. Ensisijaisesti luottamushenkilön tulee ottaa kokoukseen mukaan oma kannettava tietokone. Vuodesta 2019 yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille puolivuosittain maksettu 60 euron suuruinen korvaus oman kannettavan laitteen käytöstä esitetään poistettavaksi.

Seurakuntien talossa on langaton lähiverkko käytössä. Verkon kautta luottamushenkilöt pääsevät Cloud Meeting -järjestelmään. Yhteisen kirkkoneuvoston kokoustilassa (Sonck) on jo valmiiksi rakennettu esteetön ja riittävä sähkönjakelu osallistujien kannettaville tietokoneille. Valtuuston kokoussalin (Engel) sähkötyöt tehdään joulukuun aikana.

Seurakuntayhtymä hankkii kokoustilanteessa käytettäväksi kannettavia tietokoneita niitä osallistujia varten, joilla ei ole omaa kannettavaa tietokonetta. Mikäli luottamushenkilöllä ei ole ollenkaan tietokonetta tai nettiyhteyttä kotona, hänen kanssaan sovitaan erikseen käytännöt kokousmateriaaleihin tutustumiseksi (esim. aineistoon tutustuminen tai niiden noutaminen Seurakuntien talolla tai omassa seurakunnassa). Kokouksissa on tarpeen mukaan paikalla asianhallinnan ja tietohallinnon työntekijöitä, jotka voivat opastaa kokoussovelluksen käytössä. Lisäksi valtuutetuille lähetetään kirjalliset ohjeet ja linkki ohjevideoon. Järjestelmätoimittaja pitää valtuutetuille myös erillisen koulutuksen Cloud Meeting -järjestelmän käytöstä tammikuussa 2023.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Hallintojohtaja Juha Silander, puh. 040 563 9709, juha.silander@evl.fi