Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 28.11.2022/Pykälä 397

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää
1) hankkia bussikuljetukset tilausajopalveluina määräaikaisella hankintasopimuksella vuodelle 2023 seuraavilta kuljetusyhtiöiltä: Nurmijärven Linja Oy ja Ventoniemi Oy. Hankinnan arvioitu arvo on yhteensä noin 138 300 € (alv 0 %), josta 16 814,36 € Nurmijärven Linjalle ja 121 497€ Ventoniemelle.
2) valtuuttaa yhteisen seurakuntatyön johtajan tekemään ja allekirjoittaman hankintaa koskevat sopimukset toimittajien kanssa
3) tarkastaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Käsittely

Todettiin, että asia oli jaettu kokouksessa pöydälle.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena on vuoden 2023 tilausajokuljetukset Helsingin seurakuntien järjestämiin leireihin ja tapahtumiin. Hankinta koskee seurakuntayhtymän tiedossa olevia ja ennakkoon suunniteltuja kuljetuksia pois lukien ulkomailla järjestettävät leirit sekä erikoisvarusteltua kapasiteettiä vaativat kuljetukset.

Hankinnassa ei ole optiovarausta.

Yhteishankinnalla kilpailutuksen kautta tavoitellaan taloudellista hyötyä seurakunnille ja samalla noudatetaan Kirkon ympäristödiplomin mukaisia arvoja mm. vähentämällä kuljetusten kokonaismäärää ja sitä myötä päästöjä. Hankinnan lapsivaikutukset on myös huomioitu, koska suurin osa kuljetuksista koskee alle 18 -vuotiaita. Hansel Oy:n dynaamiseen hankintajärjestelmään

sekä kilpailutukseen kirjatuilla omilla kriteereillä kilpailutetut kuljetukset takaavat sen, että sekä käytettävä kalusto ja kuljettajat ovat turvallisia, että kuljetusyritykset tarjoavat yhdenmukaisia ja laadukkaita palveluita erilaisille matkustajaryhmille. Linja-autojen varustelutaso on määritelty tarjouspyynnössä ja sopimuksen aikaista toimintaa tullaan seuraamaan hankintasopimukseen kirjattavien ehtojen myötä.

Tarve yhteishankinnalle on lähtenyt seurakuntien toiveesta. Suurin osa seurakunnista ei ole kilpailuttanut bussikuljetuksiaan ja tällä hankinnalla tavoitellaan kokonaiskustannusten alenemista leirikuljetuksiin liittyen. Hankinnan kokonaisarvo vuodelle 2023 on noin 140 000 € (alv 0 %). Kilpailutuksella varmistetaan hankintalain mukainen toiminta, koska yhteishankinnan arvo ylittää hankintalain kansallisen kilpailutuksen kynnysarvon 60 000 € ja kilpailutus on välttämätön.

Hankinta tehdään perustuen marraskuussa 2022 avoinna olleeseen kilpailutukseen. Toimittajiksi valitaan alimman hinnan per ryhmä tarjonnut kuljetusyhtiö.

2. Hankintamenettely

Tarjouspyyntö perustui Hansel Oy:n dynaamisen hankintajärjestelmän "Tilausajopalvelut 2021-2026 (DPS), luokka 1. kertaluontoiset tilausajopalvelut" sisäiseen kilpailutukseen. Tarjoajat ovat dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyjä tarjoajia. DPS on täysin sähköinen, kaikille soveltuvuusehdot täyttäville tarjoajille avoin hankintamenettely.

Hankinta toteutettiin kilpailutuksen kautta osakokonaisuuksina. Vuoden 2023 ajot on niputettu 8 ryhmään ja tarjoajan on sitouduttava ajamaan kaikki ryhmän sisäiset ajot. Ryhmät on eritelty liitteessä Bussikuljetusten kokonaisvertailutaulukko.

Hankintaan ei liity puitejärjestelyä eikä optiota. Tarjoukset osa-alueittain sallittiin.

Tarjouskilpailu julkaistiin 2.11.2022 ja päättyi 18.11.2022 klo 16:00.

Kysymysten jättöpäivä oli 9.11.2022 klo 16:00. Jättöpäivään mennessä ei tullut yhtään kysymystä.
 

3. Saadut tarjoukset

Tarjouksen tekivät:

Bus Travel Oy Reissu Ruoti, FI01486196

Busmo Oy, FI20919700

Liikenne Seppälä Oy, FI11097370

Nurmijärven Linja Oy, FI01295189

Pohjolan Matka, FI01792855

Tilausliikenne Nikkanen Helsinki Oy, FI22697347

Ventoniemi Oy, FI01316402

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä ilmoitetut soveltuvuusehdot.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä ilmoitetut soveltuvuusehdot. Kaikki tarjotut hinnat ovat alv 0%.

6. Tarjousten vertailu

Tarjouspyyntö oli kohdennettu dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille toimittajille. Jättämällä tarjouksen tarjoajan tuli hyväksyä DPS:n ja tarjouspyyntöön kirjatut ehdot.

Suurimmassa osassa kuljetuksia lähtöaika on ennakkoon määritelty. Aikataulussa pidätämme kuitenkin oikeuden muutoksiin. Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita, mutta niiden on oltava ennakkoon nimettyjä dynaamisessa hankintajärjestelmässä. Jokaisessa bussissa on oltava toimiva WC, ilmastointi, mikrofoni ja alkolukko sekä riittävästi säilytystilaa huomioiden matkatavarat/henkilö.

Tilattavat ajot on niputettu ryhmiin 1-8. Jokainen ryhmistä on erilainen ja kuljetusten määrä ja pituudet vaihtelevat ryhmittäin. Ajot on reititetty todellisen tarpeen mukaisesti ja seurakunnan lähtö- tai päätepisteeksi on tavanomaisesti laitettu kunkin seurakunnan kirkko. Lähtö- ja päätepistettä on mahdollista muuttaa 5 kilometrin säteellä.

Tarjouksen tehnyt kuljetusyritys erottelee hinnan jokaiselle kuljetukselle kunkin ryhmän alla. Tarjousten ryhmäkohtainen vertailu toteutettiin kuitenkin tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla ryhmäkohtaisesti. Ryhmäkohtainen hinta muodostui ryhmän sisäisten kuljetusten hintojen summasta. Kuljetusyrityksen on sitouduttava ajamaan jokainen tarjoamansa ryhmän alla oleva kuljetus.

Hintaerittely liitteessä tarjousten kokonaisvertailutaulukko.

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Hankintapäätös tehdään perustuen siihen, mikä taho on tarjonnut osa-aluekohtaisesti halvimman hinnan.

Bussikuljetukset vuodelle 2023 valitaan seuraavilta toimijoilta:

Ryhmä 1 (kuljetukset seurakunnista Korpirauhaan keväällä ja syksyllä 2023):

· Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (25186€)

· Tarjouksen jättäneet ei valitut: Nurmijärven Linja Oy (sija 2. 35985,47€), Busmo Oy (sija 3. 36175€), Pohjolan Matka (sija 4. 53740€), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (sija 5. 63798€)

Ryhmä 2 (kuljetukset seurakunnista Lohirantaan keväällä ja syksyllä 2023):

· Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (15670€)

· Tarjouksen jättäneet ei valitut: Nurmijärven Linja Oy (sija 2. 200066,42€), Busmo Oy (sija 3. 20725€), Tilausliikenne Nikkanen Helsinki Oy (sija 4. 26012€), Pohjolan Matka (sija 5. 30360€), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (sija 6. 35023€)

Ryhmä 3 (kuljetukset seurakunnista Porkkalaan, Lummeniemeen, Serenaan ja Pohjaan/Tammisaareen keväällä ja syksyllä 2023):

· Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (10168€)

· Tarjouksen jättäneet ei valitut: Busmo Oy (sija 2. 13100€), Nurmijärven Linja Oy (sija 3. 14269,48€), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (sija 4. 17243€), Pohjolan Matka (sija 5. 18325€)

Ryhmä 4 (rippileirikuljetukset seurakunnista Korpirauhaan, Lohirantaan, Porkkalaan ja Kuggomiin kesällä 2023):

· Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (10428€)

· Tarjouksen jättäneet ei valitut: Nurmijärven Linja Oy (sija 2. 11672,37€), Busmo Oy (sija 3. 16250€), Pohjolan Matka (sija 4. 17320€), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (sija 5. 18423€)

Ryhmä 5 (rippileirikuljetukset seurakunnista Koivupuistoon, Tuusjärvelle, Valkealaan ja Anjalaan kesällä 2023):

· Voittanut tarjous: Nurmijärven Linja Oy (16814,36€)

· Tarjouksen jättäneet ei valitut: Liikenne Seppälä Oy (sija 2. 17790€), Ventoniemi Oy (sija 3. 18385€), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (sija 4. 20525€), Pohjolan Matka (sija 5. 21290€), Busmo Oy (sija 6. 21300€)

Ryhmä 6 (rippileirikuljetukset seurakunnista Metsäkartanoon ja Lapualle kesällä 2023):

· Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (32540€)

· Tarjouksen jättäneet ei valitut: Bus Travel Oy Reissu Ruoti (sija 2. 38840€), Nurmijärven Linja Oy (sija 3. 39105,26€), Pohjolan Matka (sija 4. 41400€)

Ryhmä 7 (rippileirikuljetukset seurakunnista Savonlinnaan, Ruokolahdelle, Pieksämäelle ja Punkaharjulle kesällä 2023):

· Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (13130€)

· Tarjouksen jättäneet ei valitut: Nurmijärven Linja Oy (sija 2. 15865,80), Pohjolan Matka (sija 3. 16840€), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (sija 4. 19900€)

Ryhmä 8 (rippileirikuljetukset seurakunnista Kivisaaren laituriin, Nastolaan, Kouvolaan, Virroille, Naantaliin ja Enontekiölle kesällä 2023):

· Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (14375€)

· Tarjouksen jättäneet ei valitut: Nurmijärven Linja Oy (sija 2. 17152,69€), Pohjolan Matka (sija 3. 18210€), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (sija 4. 22575€)

Hankintasopimus yllä olevien tilausajokuljetusten hankinnasta syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
 

Lapsivaikutusten arviointi

 Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia

Lisätiedot

Stefan Forsén, stefan.forsen@evl.fi

Jakelu

Tarjouksen jättäneet
Anna Järvi-Oshaug, anna.jarvi-oshaug@evl.fi
Kalle Kuusniemi, kalle.kuusniemi@evl.fi